01.10.12 ЗА ТРИДЕВЯТЬ ЗЕМЕЛЬ ПО ДЕЛАМ: УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Бугаева Н.Г.

При найме жилья у гражданина понадобятся договор и расписка

(?) Наши работники в командировке снимали квартиру у физического лица. По возвращении они приложили к авансовому отчету только договор найма жилого помещения, заключенный с одним из командированных. Достаточно ли этого для отражения расходов на жилье в налоговом учете? Обязаны ли мы сообщать в налоговую инспекцию о полученных наймодателем доходах?

О.Л. Маракулина, г. Брянск

Ответ

Для беспроблемного учета расходов на наем жилья вам нужен не только договор, но и документы, подтверждающие оплату <1>. Например, обычная расписка от владельца квартиры о получении им денег.

Кстати, проверьте, какой период сдачи квартиры в аренду указан в договоре. Естественно, он должен совпадать с периодом нахождения работников в командировке. Учитывая, что договор оформлен с одним работником, расходы на проживание в своем авансовом отчете должен отразить только он и только ему вы сможете их возместить.

Что касается НДФЛ с дохода в виде арендной платы, то о нем вы никуда сообщать не обязаны, поскольку налоговым агентом не являетесь. Ведь договор был заключен между владельцем квартиры и вашим работником, которому вы просто возместили расходы.

Служебная поездка надомника в другую местность - обычная командировка

(?) Наша организация находится в Москве. Собираемся открыть подразделение в Санкт-Петербурге. Для этого наняли работника, который живет в Питере и занимается организационными вопросами, а после будет назначен руководителем ОП. В трудовом договоре как место его работы указан Санкт- Петербург. Работник периодически ездит в Москву в головной офис. Можно ли учесть выплаты в связи с такими его поездками как командировочные расходы?

С.Н. Минаенко, г. Москва

Ответ

В настоящее время ваш питерский сотрудник фактически работает как надомник <2>. Для него поездки из места работы - города Санкт-Петербурга - в Москву являются командировкой. Расходы на нее могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в обычном порядке <3>.

Выходной в командировке - тоже выходной

(?) Мы отправили работника в командировку на 10 дней в Бельгию на семинар. В выходные семинар не проводился. Должны ли мы предоставить работнику отгулы за выходные в командировке или оплатить их? Ведь он не мог вернуться домой на это время.

Л.Г. Куренкова, г. Екатеринбург

Ответ

Нет, не должны. Хотя работник и находился в другой стране не по своей воле, в выходные дни свое служебное задание он не выполнял, а отдыхал. А предоставить день отгула или оплатить день в двойном размере нужно, если работник в выходной или нерабочий праздничный день привлекался к выполнению своих служебных обязанностей, в том числе в командировке <4>. К примеру, если бы семинар проходил и в выходной.

Поездка к постоянному месту работы не может быть командировкой

(?) Директор нашей организации проживает в г. Санкт-Петербурге. Там у нас открыто представительство. Но в трудовом договоре директора местом его работы указан г. Москва. И он регулярно приезжает в Москву на 2-3 дня в неделю. При этом ему выплачиваются суточные, оплачивается проживание и проезд. Можно ли расходы на его поездки учесть для целей налогообложения прибыли? Облагаются ли НДФЛ и взносами суточные и компенсация расходов на проживание и проезд директора?

И.О. Чапкевич, г. Москва

Ответ

Если в соответствии с трудовым договором директор "работает в Москве", то его якобы командировки в Москву выглядят несколько странно. Направить работника в командировку можно только вне места его постоянной работы <5>. И тот факт, что он на самом деле проживает в другом городе, никакой роли не играет. Поэтому учитывать расходы на такие поездки директора при расчете налога на прибыль нельзя. При проверке их у вас обязательно снимут.

Аналогичная ситуация и с другими налогами: поскольку поездки директора - не командировки, то "суточные" и компенсация расходов являются его доходом, с которого нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. В категорию необлагаемых выплат они не попадут.

С другой стороны, формально можно признать поездки директора из Москвы в Санкт-Петербург командировками. Тогда ваша организация сможет учесть в расходах и стоимость проезда работника в обе стороны, и суточные. Но вы должны будете каждый раз оформлять ему служебные задания - фиксировать в письменной форме, что он должен сделать в Санкт-Петербурге. Хотя такое оформление командировки наверняка вызовет вопросы проверяющих.

Оптимальным решением в вашей ситуации будет переоформление трудового договора с директором, чтобы постоянным местом его работы был указан Санкт-Петербург. И тогда все его поездки в Москву будут обычными командировками.

Еще один пункт назначения не требует оформления новой командировки

(?) Работник отправлен в командировку с 23 июля по 3 августа в Самару. Так как служебное задание он выполнил досрочно, он позвонил и устно согласовал с руководством, что отправится в другую командировку с 27 по 31 июля прямо из Самары в Ульяновск. А оттуда уже вернется домой. Означает ли это, что вторая командировка в Ульяновск прерывает первую? И как теперь все это правильно оформить по документам?

И.С. Служинина, г. Пермь

Ответ

Главное, чтобы все принимающие работника организации проставили отметки о выбытии и прибытии в том командировочном удостоверении, которое было выдано ему изначально (форма N Т-10 это позволяет). Конечно, в этом удостоверении будет указана только одна принимающая организация и, возможно, другая цель поездки, нежели та, с которой он приедет во вторую принимающую компанию. Но это не проблема. На лицевой стороне командировочного удостоверения можно просто дописать еще одно место назначения.

О том, что работник направляется в новый пункт назначения из первого места командирования, лучше издать отдельный приказ. В нем же можно отметить изменение срока пребывания работника в командировке. А по возвращении работника можно будет составить дополнительное служебное задание по работе командированного во второй организации, в котором он и напишет краткий отчет.

Для признания расходов на проезд достаточно бланка заказа железнодорожного билета

(?) Работник в июне ездил в командировку, где приобрел обратный билет на поезд в электронном виде, оплатил его со своей личной банковской карты. Сам билет он не получал, так как прошел электронную регистрацию на поезд. В бухгалтерию работник предоставил распечатку бланка заказа с сайта РЖД. Можем ли мы возместить ему стоимость обратного проезда и учесть ее в расходах?

Е.К. Подгорная, г. Курск

Ответ

Кроме электронного билета, для подтверждения расходов хорошо бы иметь платежный документ. Однако и косвенных подтверждений (в частности, приказа о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения с отметками) достаточно для признания стоимости электронного билета в расходах <6>.

В будущем таких проблем не должно быть. Сегодня при покупке билета на поезд через Интернет вместо бланка заказа формируется сам электронный билет, который можно распечатать в любой момент, зайдя в личный кабинет на сайте РЖД. Билет оформляется по форме, утвержденной Минтрансом <7>, и содержит контрольный купон. Этот купон относится к документам строгой отчетности <8>. Поэтому бланка электронного билета достаточно для подтверждения расходов на проезд на поезде (хотя и недостаточно для проезда, в поезд без посадочного талона не пустят). И никакие платежные документы точно уже не понадобятся, что подтверждает и Минфин <9>.

Отсутствие приказа о командировке не грозит штрафами

(?) Существуют ли штрафные санкции за отсутствие приказов о командировках по форме N Т-9 и Т-9а, учитывая, что служебные задания и командировочные удостоверения у нас есть?

Т.С. Биджаева, г. Ангарск

Ответ

Минфин и ФНС признавали эти приказы необязательными для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль <10>. Ведь основанием для принятия командировочных расходов к налоговому учету являются авансовый отчет и подтверждающие документы. Поэтому привлечь организацию к налоговой ответственности за отсутствие первички в такой ситуации нельзя <11>.

С другой стороны, приказ о направлении работника в командировку поможет доказать обоснованность расходов, если работник потеряет командировочное удостоверение <12> или если в нем будет некому проставить отметки о прибытии и выбытии (к примеру, командируемый направлялся к физическому лицу <13>). Даже если работник просто забудет проставить отметки в удостоверении, на основании приказа и билетов можно будет учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль.

<1> подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

<2> ст. 310 ТК РФ

<3> подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 05.07.2011 N 03-03-06/1/394

<4> п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение); ст. 153 ТК РФ

<5> п. 3 Положения

<6> Письмо Минфина от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384

<7> Приказ Минтранса от 31.08.2011 N 228

<8> п. 2 Приказа Минтранса от 31.08.2011 N 228

<9> Письмо Минфина от 08.11.2011 N 03-03-06/1/719

<10> Письма Минфина от 14.09.2009 N 03-03-05/169; ФНС от 25.11.2009 N МН-22-3/890

<11> ст. 120 НК РФ

<12> Постановления ФАС ЗСО от 04.10.2011 N А27-16987/2010; ФАС МО от 11.04.2011 N КА-А40/1664-11-2

<13> Письмо Минфина от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7

Источник: Журнал "Главная книга" 2012, N 16