01.09.08 Роман с деньгами
Работа с денежными средствами — занятие трудоемкое, кропотливое и нервное. Эта нехитрая истина доподлинно известна кассирам, дополнительную головную боль которым доставляет необходимость ведения кассовой книги.
Распределение ответственности
Ведение кассовой книги регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее по тексту Порядок), который утвержден решением Совета директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Форма кассовой книги № КО-4) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Прежде всего следует напомнить, что задачи по контролю над правильным ведением кассовой книги возлагаются на главного бухгалтера предприятия. Заполняется она кассиром, в то время как главный бухгалтер проверяет правильность внесения в нее записей и количество приходных и расходных документов. Здесь необходимо обратить внимание на раздел III Порядка, а также на Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.
В отдельных ситуациях обязанности кассира могут выполняться другими лицами. Например, это происходит в организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями. То же самое относится к малым предприятиям, которые зачастую просто не могут позволить себе держать в штате кассира. В этом случае обязанности последнего может выполнять и главный бухгалтер. Если принято решение о том, что в этом качестве выступит другой сотрудник организации, то осуществить такое совмещение обязанностей можно только на основании письменного распоряжения — приказа, решения, постановления — от имени руководителя предприятия. С таким работником, как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности.
Общие правила
Кассовая книга применяется для учета поступлений и фактов выдачи наличных денег из кассы компании. Каждое предприятие может использовать только одну кассовую книгу.
Рассматриваемый документ может вестись как автоматизированным способом, так и посредством ручной обработки данных. В последнем случае кассовую книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать мастичной или сургучной печатью на последней странице, выполнив при этом следующую запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Согласно положениям Порядка, в случае опечатывания книги мастичной печатью необходимо использовать клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумагу типа папиросной и штемпельную краску. Бумага с оттиском печати смазывается клеем с двух сторон, а после опечатывания книги наносится еще один слой клея.
В пункте 23 Порядка сказано, что листы кассовой книги состоят из двух равных частей: первая — с горизонтальной линовкой, вторая — без горизонтальных линеек. Разлинованные страницы заполняются как первый экземпляр, страницы без линеек — как второй. В последнем записи производятся с лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
Как первые, так и вторые экземпляры листов обозначаются одинаковыми номерами. В кассовой книге остаются первые. Вторые же являются отрывными, они служат отчетом кассира и за день до конца операций не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне части листа с горизонтальной линовкой после строки «Остаток на начало дня».
Перед началом записи лист сгибают по линии отреза и подкладывают неразлинованную его часть под ту, которая остается в книге. В случае ведения записей после строки «Перенос» отрывной раздел листа (без горизонтальных линеек) накладывают на лицевую сторону неотрывной части (с горизонтальной линовкой) и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны листа, который остается в книге.
Таким образом, записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. При этом вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служить отчетом кассира, в то время как первые остаются подшитыми.
При автоматизированном способе ведения документации листы формируются в виде машинограмм, которые носят названия «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Они должны формироваться одновременно, составляться к началу следующего рабочего дня, а также иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов в таком документе осуществляется в порядке возрастания с начала года.
Обратите внимание, что в последней за каждый месяц форме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — их общая годовая сумма.
После получения форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», кассиру необходимо проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Формы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся отдельно за каждый месяц в хронологическом порядке. Как правило, по окончании календарного года они брошюруются. Вышеуказанный Порядок предоставляет организациям возможность брошюровать эти формы по мере необходимости. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, книга опечатывается и производится запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов».
Любые вносимые исправления должны быть заверены подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
внимание
Записи в кассовую книгу вносятся сразу же после получения или выдачи денег кассиром. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число, и кассир передает в бухгалтерию в качестве Отчета кассира копию записей в кассовой книге за день с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
Точный расчет
Итак, заполняя кассовую книгу, указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных и расходных кассовых ордеров, по которым получены и выданы деньги.
По общему правилу книга заводится на один календарный год. На одном ее листе отражаются операции по приходу или расходу наличных денег за один день (а не суммарно за какой-либо период времени).
В графе 1 «Номер документа» указывается номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление или выдача денег.
В графе 2 «От кого получено или кому выдано» может быть приведено наименование контрагента, ФИО подотчетного лица и т. п.
В графе 3 «Номер корреспондирующего счета, субсчета» фиксируется номер счета, по которому в корреспонденции со счетом 50 «Касса» отражено поступление или выдача денег.
В графе 4 «Приход, руб. коп.» указывается сумма денег, полученная в кассу по одному приходному кассовому ордеру.
В графе 5 «Расход, руб. коп.» должны быть представлены сведения о средствах, выданных из кассы по одному расходному кассовому ордеру.
По строке «Итого за день» приводится общая сумма денег, поступившая в кассу за день (столбец 4) и выданная из кассы (столбец 5).
Данные для заполнения графы «Остаток на конец дня» рассчитывают так: суммируют данные по графам «Остаток на начало дня», «Приход, руб. коп.» (строка «Итого за день») и вычитают данные по графе «Расход, руб. коп.» (строка «Итого за день»).
У «обособленников» иначе
Как отмечалось выше, каждое предприятие обязано вести только одну кассовую книгу и все записи вносить в нее сразу после пересчета получаемых (выдаваемых) наличных сумм. Исключений для организаций, имеющих обособленные подразделения, Порядок не делает. Здесь налицо пробел в законодательстве, регулирующем порядок ведения кассовых операций. Он приводит к нарушению прав компаний, имеющих обособленные подразделения.
На практике организации решают эту проблему разными способами:
- организация документооборота между головным офисом и обособленным подразделением, который ведется с использованием современных средств связи;
- создание главной кассы обособленного подразделения и ведение им отдельной кассовой книги;
- ведение территориально обособленными подразделениями отдельных томов или разделов единой кассовой книги;
- внедрение по местам расположения обособленных подразделений операционных касс;
- выдача наличных денег из кассы головного офиса под отчет кассиру обособленного подразделения с установлением сроков отчета по выданным средствам.
