01.07.2013 Составляем документы: приказы на прием, штатное расписание

Помимо трудового договора при приеме сотрудника на работу нужно оформить некоторые дополнительные документы. В большинстве организаций с работника требуют заявление о приеме. Сразу скажем, что необходимости в подобном документе нет. Трудовой кодекс не устанавливает его обязательного оформления. В то же время наличие этой бумаги может быть обусловлено правилами внутреннего документооборота конкретной компании. Форма заявления законодательством не закреплена. Поэтому каждое предприятие разрабатывает ее самостоятельно. Данное заявление может выглядеть, например, так:

Генеральному директору

ЗАО «Салют» Иванову Н.И.

от Руматова В.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу с 22 ноября 2012 года на должность заведующего отделом сбыта

и установить оклад согласно штатному расписанию.

«22» ноября 20 13 года

Руматов Руматов В.А.

На основании трудового договора, подписанного сторонами, составляют ряд других документов о приеме сотрудника на работу. Причем до 1 января 2013 года их оформляли по формам, утвержденным Госкомстатом России. После этой даты подобное требование стало не обязательным. Для приема сотрудника на работу документы могут составляться по тем формам, которые разработаны компанией самостоятельно и утверждены ее руководителем. Однако, по нашему мнению, использовать прежние унифицированные формы проще и удобней. В них уже есть вся необходимая информация.

Прежде всего оформляют приказ о приеме на работу. Это предусмотрено статьей 68 Трудового кодекса. Форма такого приказа утверждена Госкомстатом России (). Если компания принимает одного работника, заполняют приказ по форме № Т-1, если двух и более — по форме № Т-1а. В этом документе указывают: должность (специальность, профессию) принимаемого работника, срок его испытания, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода, для замещения временно отсутствующего работника и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в графе «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строку «по» не заполняют. С приказом, подписанным руководителем компании, работника знакомят под роспись. Причем это делают не позднее трех дней с того момента, когда сотрудник приступил к работе ().

() пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

() ст. 68 ТК РФ

На основании приказа соответствующая запись вносится в трудовую книжку работника. Кроме того, бухгалтерия (или кадровая служба) компании должна оформить на сотрудника личную карточку по форме № Т-2 и открыть лицевой счет работника (форма № Т-54 — при ручном ведении кадрового учета или № Т-54а — при автоматизированном ведении кадрового учета).

В личной карточке приводят дополнительную информацию о работнике. Например, его семейное положение, данные воинского учета, сведения об образовании, повышении квалификации и переквалификации. Так что если работник не представил документы, в которых эта информация отражена, то соответствующие графы карточки не заполняют.

Типичная ошибка, возникающая при оформлении документов на работника, — указание данных о нем, не соответствующих друг другу. Особенно часто это встречается при отражении названия должности работника. Так, в приказе о приеме сотрудника на работу может быть отражено одно наименование, а в штатном расписании — другое (хотя и сходное по смыслу). Например юрист и юрисконсульт. Во избежание подобных недоразумений желательно указывать должность работника в строгом соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (), Едиными тарифно-квалификационными справочниками работ и профессий рабочих (ЕТКС), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (). Причем если выполнение работ по определенным должностям, профессиям или специальностям связано с предоставлением работнику компенсаций или льгот либо по таким должностям (профессиям, специальностям) есть те или иные ограничения, то их наименования должны соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, устанавливаемом Правительством РФ ().

() утв. пост. Госстандарта России от 26.12.1994 № 367

() утв. пост. Минтруда России от 21.08.1998 № 37

() ст. 57 ТК РФ

В ряде случаев тех или иных должностей в указанных документах нет. Тогда компания может сформулировать их сама (с учетом упомянутого ограничения). Наименование должности приводят в штатном расписании компании. На основании этого документа название должности указывают в трудовом договоре и других документах кадрового учета.

Для штатного расписания предусмотрена типовая форма № Т-3. Она установлена Госкомстатом России (). В документе фиксируют самые важные элементы системы оплаты труда. Так, в нем отражают наименование той или иной должности, специальности или профессии сотрудников (графа 3), общее количество штатных единиц по ней (графа 4), тарифную ставку или оклад (графа 5), основные надбавки к ним (графы 6—8). Штатное расписание заполняют в соответствии с положениями об оплате труда и премировании, утвержденными в компании.

() пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Отметим, что фирма вправе вносить изменения в этот документ. Причем если подобные поправки касаются вакантных должностей, то их согласование с кем-либо (например работниками или профсоюзным органом) не требуется. Под вакантной понимается должность, в отношении которой не заключен ни один трудовой договор. Разработанное штатное расписание руководитель компании должен утвердить своим приказом. Для такого приказа специального бланка нет, поэтому фирма должна разработать данный документ самостоятельно. Приказ об утверждении штатного расписания может выглядеть так:

Закрытое акционерное общество «Салют»

ПРИКАЗ

об утверждении штатного расписания

от «20» января 20 13 года № 4

В соответствии с нормами трудового законодательства утвердить штатное расписание, действующее с 1 февраля 2012 года, согласно приложению к настоящему приказу.

Генеральный директор ЗАО «Салют» Иванов Иванов Н.И.