ПУБЛИКАЦИЯ

01.03.06 Форма 2-НДФЛ: на каждую ставку своя справка

Сложности составления и подачи

В этом году 3 апреля - последний день, когда можно сдать сведения о доходах работников без штрафов. Для выплат за 2005 год ФНС России утвердила новую форму справки 2-НДФЛ. Главное новшество: по одному сотруднику может понадобиться составить несколько справок. Но помимо новых проблем, остаются и старые. Их мы также проанализировали.

Отчитываться о доходах сотрудников организации должны каждый год не позднее 1 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ). В 2006 году этот день приходится на субботу. Поэтому у бухгалтеров есть время сдать сведения о доходах до 3 апреля (понедельник) включительно.

Справка для доходов за 2006 год и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 25.11.05 № САЭ-3-04/616. Новая форма добавит работы бухгалтеру. Если сотрудник получал от организации доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, то нужно будет составить несколько справок. К примеру, организация выплачивала сотруднику в 2005 году заработную плату и удерживала из нее налог по ставке 13 процентов. Кроме того, сотруднику как акционеру организации выплачивались дивиденды. Налог удерживался по ставке 9 процентов. В этом случае по доходам работника бухгалтер составит две различных справки.

Невыплаченные суммы

Форма № 2-НДФЛ заполняется на основе данных, отраженных в налоговой карточке учета доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ*). Поэтому перед началом подготовки сведений бухгалтеру необходимо еще раз проверить, правильно ли заполнены налоговые карточки.

Порядок заполнения формы № 1-НДФЛ предусматривает отражение заработной платы в том месяце, за который она начислена. По этому же правилу отражаются другие виды доходов. И если следовать порядку заполнения карточки, то в декабре отражается не только начисленная зарплата, но и удержанный налог даже если зарплата не выплачена. Однако это не соответствует Налоговому кодексу. Ведь пункт 4 статьи 226 НК РФ устанавливает обязанность работодателя удержать налог только после фактической выплаты дохода. В связи с этим у бухгалтеров возникает вопрос, нужно ли отражать в справке № 2-НДФЛ суммы налога с начисленных, но не выплаченных доходов?

Официальная позиция

Источник «УНП» в ФНС России: «Сумма исчисленного налога должна быть равна сумме удержанного налога. Ведь доход за выполненные трудовые обязанности по трудовым договорам признается фактически полученным в последний день месяца, за который он начислен. Это установлено пунктом 2 статьи 223 НК РФ».

«Электронные» штрафы

По общему правилу справки о доходах физических лиц (форма № 2-НДФЛ) представляются на магнитном носителе. В электронном виде обязаны отчитываться организации, если численность физических лиц, получивших от них доход, превышает в налоговом периоде 10 человек (ст. 230 НК РФ). Если этот показатель меньше, можно подать сведения на бумажном носителе.

Каждая справка, касающаяся конкретного налогоплательщика, является отдельным документом независимо от способа представления: на бумажном или электронном носителе (письмо Минфина России от 11.05.01 № БГ-6-18/377). Поэтому за каждый непредставленный документ организацию могут оштрафовать на 50 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Обратите внимание. Инспекция не вправе отказать в приеме «электронных справок» даже если они составлены с нарушением утвержденного формата**. А если все же инспектор не примет справки, санкции к организации за непредоставление сведений (ст. 126 НК РФ) применять нельзя. Подтверждает это и арбитражная практика. Так, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа отказал в привлечении к ответственности за непредоставление сведений организации, у которой инспектор не принял файлы со структурой, не соответствующей эталону. Суд указал, что не принимать такие сведения налоговики не вправе. Ведь предоставленные сведения содержали всю установленную законом информацию (постановление от 05.05.03 № А26-7782/02-27).

Ошибка без наказания

Электронный формат сдачи отчетности таит в себе и еще одну неясность. Так, в файле, составленном по всем правилам, могут содержаться неправильные сведения. Налоговики в таком случае считают, что организация вовсе не предоставила сведения и штрафуют ее по статье 126 НК РФ. Однако такой штраф законен далеко не всегда.

Дело в том, что сведения, которые попадают в инспекцию в электронном виде, проверяются непосредственно при сдаче. По результатам проверки составляется протокол приема сведений, который подписывает лицо, сдающее сведения. Получается, что подписать протокол может сотрудник бухгалтерии или даже курьер. Но, как правило, у этих лиц нет полномочий подписывать документы от имени организации. А значит, считается, что протокол организация не подписывала.

Более того, сведения, размещенные на магнитном носителе, также не подписаны ни одним из должностных лиц. Получается, что формально организация вообще не несет ответственности за достоверность сведений, размещенных на дискете. Следовательно, доказать вину налогоплательщика в предоставлении неверных сведений не получится. Поэтому привлечь организацию к ответственности нельзя (п. 2 ст. 109 НК РФ).

Если к налоговой ответственности привлекается организация, то административное наказание за непредоставление сведений или их предоставление в неполном или искаженном виде несет именно должностное лицо (ст. 15.6 КоАП РФ). Если руководитель или главный бухгалтер сведения не подписывал, то и в этом случае штраф наложить невозможно.

* Форма налоговой карточки утверждена приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/583.

** Справки в электронном виде составляются в соответствии с Форматом сведений о доходах по форме № 2-НДФЛ, утвержденным приказом ФНС России от 25.11.05 № САЭ-3-04/616.

Любовь Пашинина,

эксперт «УНП»

Наш опрос

Две беды отчетности

С какими проблемами на практике сталкиваются финансовые работники при заполнении отчетности по форме № 2-НДФЛ? И как они эти проблемы решают? С этим вопросом корреспондент «УНП» обратился к бухгалтерам.

Как выяснилось, больше всего неприятностей бухгалтерам, занятым подготовкой сведений по доходам работников, доставляют две вещи: необходимость сбора подтверждающих вычеты документов и программа по заполнению формы № 2-НДФЛ.

Вот как охарактеризовала программу Татьяна Проняева, главбух крупного саратовского завода: «Мы взяли в налоговой эту программу, но пока не можем с ней работать. Уж очень она оказалась сложная. И это при том, что у нас есть специальный отдел, который занимается программным обеспечением. Но и они пока еще плохо разобрались в этой программе».

Вторит коллеге и финансовый директор ООО «Эгида» из Новгорода Ольга Чубарова: «Программа мне не понравилась: неудобная она. При заполнении справок № 2-НДФЛ каждый раз нужно десять кнопок нажимать, чтобы все это занести. И это чтобы внести данные только за один месяц по одному сотруднику! В прошлом году программа была гораздо удобнее».

Что же касается проблем с подтверждением вычетов, то здесь большинство опрошенных нами финансовых работников посетовали на необходимость ежегодного сбора документов. «При проверке налоговая всегда смотрит на заявления, - заметила Татьяна Проняева из Самары, - поэтому мы собираем их с работников каждый год». Также каждый год наши респонденты собирают и документы, подтверждающие вычет на детей. Комплект же документов тут зависит от того, кому предоставляют вычеты. «Если это мама, то прошу принести копию свидетельства о рождении ребенка. Если вычет предоставляется папе, то нужно еще и свидетельство о браке», - отметила Ольга Чубарова. «А еще мы требуем справку из коммунальных служб, которая подтверждает состав семьи», - дополнила перечень Наталья Ёмкина, главбух ООО «Лед и Пламень» из Йошкар-Олы.

Материал подготовила

Ирина Якимович, эксперт «УНП»

Как подтвердить вычеты

При заполнении справки по форме № 2-НДФЛ налоговый агент отражает все предоставленные работникам вычеты. Рассмотрим, как правильно предоставить сотрудникам стандартные и имущественные вычеты и избежать претензий со стороны налоговиков.

Право на стандартный вычет на себя и своих детей сотрудник должен подтвердить соответствующими документами (п. 3 ст. 218 НК РФ). В первую очередь это письменное заявление сотрудника о предоставлении вычетов. В случае с детскими вычетами кроме заявления это могут быть, например, документы, подтверждающие возраст ребенка, справка из вуза.

Напомним, что на следующий налоговый период стандартный вычет не переносится. Но в течение года сумма неиспользованного вычета может быть учтена в следующем месяце, если доход в текущем месяце окажется меньше суммы вычета (письмо Минфина России от 28.12.05 № 03-05-01-03/139).

Перейдем к имущественному вычету, связанному с покупкой жилья. С 2005 года работодатель обязан предоставлять его сотруднику, если последний обратился с такой просьбой и подтвердил свое право на вычет (п. 3 ст. 220 НК РФ). Для этого нужно получить уведомление в налоговой инспекции. Его форма утверждена приказом ФНС России от 07.12.04 № САЭ-3-04/147. Это уведомление работник представляет в бухгалтерию. Других документов не требуется. Их сотрудник подает в налоговый орган для подтверждения права на вычет.

Независимо от того, в каком месяце сотрудник принес уведомление, ему необходимо пересчитать НДФЛ с начала года. Может случиться, что сотрудник подтвердил право на вычет, например, в декабре. Обязана ли организация вернуть ему излишне удержанный НДФЛ? Как сообщили «УНП» специалисты ФНС России, такого требования Налоговый кодекс не содержит. Пока право на имущественный вычет у сотрудника не закончится, по нему будет числиться излишне удержанный налог. Впоследствии его можно будет зачесть. Кроме этого работник имеет право получить имущественный вычет в налоговой инспекции (п. 2 ст. 220 НК РФ).

На наш взгляд, организация все-таки может вернуть сотруднику налог (ст. 231 НК РФ). И в свою очередь подать в инспекцию заявление на возврат или зачет переплаты по НДФЛ (ст. 79 НК РФ).

Елена Риволи, эксперт «УНП»

      СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ 2НДФЛ