|
Печать - это одно из средств
индивидуализации организации. Причем на предприятии может быть несколько
печатей. Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять
печатью? Этот вопрос возникает как у стороны, составляющей и выдающей
документ, так и у получателя. Давайте же разберемся, на каких документах
и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.
Алексей
Гришин, эксперт-аналитик ЗАО «Консалтинговая группа "Зеркало"»
Весь
документооборот предприятия можно условно разделить на три больших
сектора - деловые бумаги, первичные документы и налоговые документы. В
первую категорию войдут различные кадровые приказы, договоры,
доверенности. Во вторую - первичные документы, признаваемые таковыми по
законодательству о бухучете. А в третью - документация, необходимая для
налоговых целей (подтверждение расходов, льгот и т. п.). Для каждой из
этих категорий установлены свои правила использования печатей.
Деловые
Начнем с
деловых бумаг. Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать
вывод, что на кадровых документах (приказах, распоряжениях и т. п.)
печать ставить не обязательно. В том числе не обязательна печать и на
трудовом договоре (ст. 67 ТК РФ). Подтверждает этот вывод и
постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1, утвердившее
унифицированные формы кадровых документов. Ни на одной форме нет
специально отведенного места для печати организации, составившей
документ.
Так что,
пожалуй, единственный кадровый документ, на котором нужна печать
организации-работодателя, - это трудовая книжка. В ней печатью нужно
заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений - п.
2.2 инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03
№ 69) и запись об увольнении (п. 35 правил, утвержденных постановлением
Правительства РФ от 16.04.03 № 225).
Теперь что
касается других наиболее распространенных документов - доверенностей и
гражданско-правовых договоров. В силу прямого указания статьи 185
Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть
заверена печатью этой организации. А вот на «гражданских» договорах
печать не обязательна - в ГК РФ такого требования нет. Подтверждает это
и судебная практика (постановления Федерального арбитражного суда
Московского округа от 26.02.04 по делу № КА-А40/799-04 и от 15.02.02 по
делу № КГ-А40/384-02).
Первичные
Обязательные
для первичного учетного документа реквизиты перечислены в пункте 2
статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском
учете». Оттиск печати в данном перечне не назван. В то же время в законе
говорится, что первичные документы составляются по официально
утвержденным унифицированным формам. Из этого следует, что первичный
документ, на котором нет печати, будет недействительным только в одном
случае - если в унифицированной форме предусмотрено заверение печатью.
Например, в
унифицированной форме товарной накладной (№ ТОРГ-12) предусмотрено место
для печати грузополучателя. То есть без печати покупателя такой документ
будет считаться составленным с нарушениями.
Налоговые
Ситуация с
печатью на налоговых документах во многом схожа с первичными. Печать
нужна только в том случае, если это прямо предусмотрено НК РФ или формой
документа. Причем если речь идет о налоге на прибыль, то надо помнить о
правилах статьи 252 Налогового кодекса РФ. В ней, в частности,
говорится, что расходы, принимаемые в уменьшение базы, должны
подтверждаться документами, оформленными в соответствии с
законодательством РФ. В большинстве случаев в качестве подтверждающих
документов выступает «первичка». Это значит, что в тех случаях, когда
реквизит «М. П.» предусмотрен унифицированной формой первичного
документа, при отсутствии оттиска печати документ считается оформленным
с нарушением законодательства. И не может подтверждать произведенные
расходы.
Гражданское
законодательство не обязывает все организации иметь печать. Так, в ГК РФ
вообще нет норм, регулирующих вопросы изготовления, учета и
использования печатей. В то же время в законах, посвященных конкретным
организационно-правовым формам юридических лиц, все же есть упоминания о
необходимости иметь печать. Например, как акционерное, так и общество с
ограниченной ответственностью обязаны иметь круглую печать. Она должна
содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и
указание на место его нахождения (ст. 2 Федерального закона от 26.12.95
№ 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 2 Федерального закона от
08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Подобные требования содержатся и в федеральных законах от 14.11.02 №
161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», от
12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Поэтому унитарные
предприятия и некоммерческие организации также должны обзавестись
печатью.
При этом
отметим, что количество печатей, принадлежащих одному лицу, законом не
ограничено. Также не запрещается наносить на печать и более полную
информацию об организации. |
