11.11.09 Автоматизация документооборота в компании

     — Только что на  этом  месте  стояла  моя  ладья! — закричал одноглазый, осмотревшись,— а теперь ее уже нет!

     — Нет, значит, и не было! — грубовато ответил Остап.

     — Как же не было? Я ясно помню!

     — Конечно, не было!

     — Куда же она девалась? Вы ее выиграли?

     — Выиграл.

     — Когда? На каком ходу?

     — Что вы мне морочите голову с вашей ладьей? Если сдаетесь, то так и говорите!

     — Позвольте, товарищи, у меня все ходы записаны!

     — Контора пишет, — сказал Остап.

(И. Ильф, Е. Петров, «Двенадцать стульев»)

Автор статьи: Яркина Ольга Николаевна, руководитель компании «Московский центр обслуживания бизнеса»

Знал бы великий гроссмейстер Остап Бендер, произнося последнюю фразу из эпилога к этой статье, какова ценность всего написанного на бумаге для организации, он бы не стал ею бросаться с таким пренебрежением, как это описали Ильф и Петров. Но мы-то с Вами, уважаемые читатели, прекрасно понимаем, почему нельзя сжечь ту, перевязанную шпагатом, пачку бумаг, стоящую в углу архива.

Вся жизнь компании вертится вокруг бумажек. На одних написано что мы все должны друг другу. На другой написано что все остальные должны нам, и что за это мы должны им. Третья, прикрепленная скрепкой ко второй, уточняет, как же именно все остальные должны нам, и кто из нас должен позаботиться о том, чтобы нас в этой ситуации не оставили без сладкого. И так до бесконечности... Одна из задач, которую приходится решать  руководителю — организация документооборота.

·          Каков жизненный цикл документов в компании?

·          Откуда они берутся, и куда деваются?

·          Как проследить, появились ли документы там, где они нужны?

·          Кто несет ответственность за наличие документов для той или иной ситуации?

·          Какие из документов следует хранить, и как долго?

Наверняка вы задавали себе эти вопросы, после того, как пачка бумаг переставала вмещаться в одну папку, и вы, решив заняться сортировкой, обнаруживали, что у вас некоторые договора не закрыты актами сдачи-приемки работ.

Как же сделать так, чтобы все документы компании были собраны в едином реестре, отсортированные, упорядоченные и готовые к моментальной выдаче любому, кому они в данный момент нужны (если, конечно, он имеет право доступа к ним). С первого взгляда эта задача может показаться утопической. На самом деле все не так.  Давайте рассмотрим возможные варианты решения, от худшего к лучшему.

Заведомо проигрышный вариант, когда всей первичной документаций занимается руководитель. Стоит ли описывать все минусы этого подхода?

Можно спихнуть все бумаги на бухгалтера. Руководителю, конечно, станет проще, но бухгалтер — это человек, который считает деньги компании, и любые дополнительные обязанности вряд ли приведут к тому, что он станет делать свою работу лучше, чем без них. Бухгалтер погрязнет в груде документов от менеджеров и компания рискует «завалить» и бухгалтерию, и документооборот. Большинство руководителей считают, что первичная документация и без того является прямой обязанностью бухгалтера, однако это в корне неверно. Первичная документация должна исходить от менеджера. Один бухгалтер с сотней комплектов документов и десятью менеджерами против десяти менеджеров с десятью комплектами документации и бухгалтером, занимающимся деньгами компании — как вы думаете, когда эффективность работы будет  выше? Отдайте первичную документацию тем, кто стоит максимально близко к ней — менеджерам по продажам!

Само-собой напрашивающееся решение — оставить первичную документацию в ведении менеджеров. Но как проконтролировать, исполняют ли они свои обязанности так, как им предписано? Проводить внутренние проверки — не выход. Ждать, критической ситуации, например, когда клиент не перечислил деньги по договору и не собирается этого делать, мотивируя свои действия тем, что работа выполнена некачественно. Документы в суде будут на его стороне — у вас нет акта выполненных работ, так как менеджер вовремя не позаботился об этом. Самый удобный вариант – наказать или уволить, но это не восполнит тот факт, что компания, все-равно, понесет убытки, возможно испортит свою репутацию.

И, наконец, единственно правильное решение. Нужно автоматизировать документооборот. Внедрить систему контроля первичной документации, добавить электронный архив для её хранения. Представьте, ситуацию — у вас появляется документ. Пусть это будет договор на оказание услуг.  Вы его переводите в электронный вид (сканируете) и отправляете в архив. Этот  документ должны сопровождать еще несколько счетов и акт выполненных работ. Вы, наверное, догадались, что в момент поступления они также будут отсканированы и отправлены  в архив, а их электронная версия будет привязана к электронной версии договора. Такая простая схема позволяет беспрецедентно оптимизировать рабочий процесс:

-         Вы — менеджер, и вам надо узнать, кто из клиентов вам еще не прислал копию акта выполненных работ. Вы заходите в систему, и сразу видите те договора, которые относятся к вашим обязанностям, и те из них, которые не закрыты актами.

-         Вы — руководитель отдела, и вам надо проверить своих подчиненных. Вы заходите в систему и видите, у кого из них документы не в порядке, где не хватает счетов, где актов.

-         К вам приходит аудитор. Вы нашли в системе всю необходимую документацию (либо увидели, каких именно бумаг не хватает и в срочном порядке вызвали ответственных менеджеров «на ковёр», чтобы к приходу аудитора всё было в порядке), убедились, что с ней все в порядке, достали из архива оригиналы и предъявили их для проверки.

Выглядит заманчиво, не правда ли? Для организации электронного документооборота нужен всего-лишь один сотрудник, ответственный за это, который будет сканировать документы, заносить их в систему ведения документации, и отправлять бумаги в архив.

СКНПД — система контроля наличия первичной документации, которая, являясь надстройкой над 1С Предприятием 8.1, позволяет вести учет отправки покупателям исходящей документации (товарные накладные, акты оказания услуг) и получения от поставщиков входящей документации. При этом сам процесс получения документации описывается несколькими статусами (отправлен, в пути, получен) и привязывается к сотруднику, ответственному за получение того или иного документа. Разумеется, все это  реализовано в электронном виде, а значит есть возможность формирования отчетов, удовлетворяющих даже самого требовательного руководителя. Например, каких документов не хватает, и кто ответственный за это. Или кто из менеджеров работает наиболее эффективно.

Имея такую систему в организации можно минимизировать риски, связанные с проблемами из-за отсутствия первичной документации, а с задачей контроля сможет справляться как вечно-занятой бухгалтер, так и офис-менеджер, или клиент-менеджер. А для ее внедрения в вашем офисе нужен сотрудник, выписывающий документы, принимающий документы и сканер.

Если же вы желаете подойти к вопросу документации еще более расширенно, и полностью перевести документацию в электронный вид, чтобы максимально упростить обращение к документам и их учёт, то вам наверняка понравится услуга внеофисного хранения документов. Эта схема позволяет повысить оперативность работы и сократить издержки. Что же касается объёма электронных документов, хранящихся в системе, то тут ситуация, с одной стороны, немного проще: для сохранения скорости обращения к оперативной базе и предотвращения ее неконтролируемого разрастания можно задать политики, перемещающие неиспользуемые документы в отдельную базу данных. При больших объемах может потребоваться запись документов на съемные носители.

Опираясь на вышесказанное можно сделать логичный вывод — контроль над первичными документами надо автоматизировать! Это снимет ряд забот с руководителя — не надо дергать сотрудников, не надо их контролировать! Все контролирует система! На лицо экономия времени и ресурсов! А это так важно в наше время!

Узнать больше вы можете, позвонив по номеру +7 (495) 987-35-49, или отправив заявку на адрес: mcob@mcob.ru

Ключевые слова: Документооборот, Контроль наличия первичных документов, Московский Центр Обслуживания Бизнеса