Типовое положение о службе страхового фонда документации в подсистеме (группе страхового фонда документации в ведомстве) системы территориального страхового фонда документации города Москвы

Приложение 1 к Распоряжению первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы от 28 декабря 2006 г. N 284-РЗМ

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

О СЛУЖБЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ПОДСИСТЕМЕ (ГРУППЕ

СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ В ВЕДОМСТВЕ) СИСТЕМЫ

ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОРОДА МОСКВЫ

1. Общие положения

1.1. Служба страхового фонда документации в подсистеме (далее - служба СФД), группа страхового фонда документации в ведомстве (далее - группа СФД) создаются приказами руководителей подсистемы и ведомства (указываются полные наименования подсистемы и ведомства и должности их руководителей) от ___ _______ __ N __

Служба (группа) СФД является постоянно действующим руководящим органом по организации и непосредственному выполнению мероприятий по созданию страхового фонда документации в подсистеме (ведомстве).

1.2. Служба (группа) СФД назначается приказами руководителей подсистем и ведомств (указываются должности руководителей) из числа руководящего состава и квалифицированных специалистов под общим руководством первых заместителей (указываются должности заместителей руководителей). Служба (группа) СФД подчиняется непосредственно руководителям подсистемы СФД, ведомства.

Функции служб СФД возложены:

- в подсистеме СФД-МЗ, на Головную службу ТСФД города Москвы;

- в подсистеме СФД-В - на отдел координации инженерных изысканий и ведения страхового фонда документации Комитета по архитектуре и градостроительству города Москвы;

- в подсистеме СФД-ЧС - на службу СФД-ЧС города Москвы;

- в подсистеме СФД-АНД - на Центр микрографии и реставрации документов Главного архивного управления города Москвы;

- в подсистеме СФД-ННД - на отдел документальных фондов Комитета по культурному наследию города Москвы;

- в подсистеме СФД-КНД - на службу страхового фонда документации Комитета по культуре города Москвы.

1.3. Руководители службы (группы) СФД назначаются и освобождаются от занимаемых должностей приказами руководителей подсистем и ведомств (указываются должности руководителей).

1.4. В своей деятельности служба (группа) СФД руководствуется:

- законами, нормативными и распорядительными документами Правительства РФ и города Москвы;

- государственными стандартами 33 класса "Страховой фонд документации" и 13 класса "Репрография. Микрография", а также международными стандартами в области репрографии;

- организационно-распорядительными и методическими документами Головных организаций подсистем территориального страхового фонда документации города Москвы в пределах их компетенции (указываются органы исполнительной власти города Москвы);

- отраслевыми нормативными документами по вопросам создания СФД ____________________ (указываются виды СФД);

- приказами и распоряжениями руководителей органов исполнительной власти, регламентирующими работу по созданию страховых фондов документации в подсистеме территориального страхового фонда документации города Москвы и в ведомстве;

- уставными документами соответствующих органов исполнительной власти города Москвы;

- настоящим Положением.

2. Основные задачи и функции службы (группы) СФД

2.1. Основные задачи службы СФД (группы) СФД:

- планирование проводимых в подсистеме ТСФД города Москвы и в ведомстве мероприятий по созданию и ведению страхового фонда документации;

- разработка перечней предприятий (организаций, объектов), на которые создаются соответствующие виды СФД;

- определение перечней документации, подлежащей микрофильмированию;

- методическое руководство группами страхового фонда документации, созданными в подведомственных предприятиях и организациях;

- учет документации, заложенной в страховой фонд, отчетность перед вышестоящими органами управления;

- организация использования СФД (указать вид).

2.2. Основные функции службы СФД и группы СФД:

- разработка проектов планов подготовки и поставки документации для создания конкретного вида СФД (указывается вид страхового фонда) и выполнение других мероприятий в рамках подсистемы и ведомства;

- подготовка предложений по финансированию проводимых в подсистеме СФД и в ведомстве работ;

- участие в разработке и реализации целевых комплексных программ развития ТСФД города Москвы;

- разработка проектов перечней предприятий, ведомств и граждан - владельцев документов для включения в состав подсистемы и ведомства, определение состава и объема документации, подлежащей микрофильмированию;

- организация работ с выданными копиями страховых документов;

- организационно-методическое руководство объектами и ведомствами по организации и проведению экспертиз документации, подготовке ее и поставке на микрофильмирование;

- обеспечение формирования и ведения баз данных конкретного вида СФД;

- организация проведения НИОКР по вопросам совершенствования процессов создания сохранения и использования СФД, совершенствования управления подсистемой и др. (проводят только подсистемы ТСФД);

- разработка проектов распорядительных и нормативно-методических и других документов по вопросам создания, хранения и использования конкретного вида СФД;

- взаимодействие со службами (группами) СФД других подсистем ТСФД города Москвы и со смежными системами федерального уровня;

- оказание помощи группам страховых фондов документации ведомств и предприятий в подготовке и поставке документации на микрофильмирование и в выполнении других плановых мероприятий;

- подготовка проектов договоров с Головной службой ТСФД города Москвы на поставку и микрофильмирование документации для создания СФД;

- оформление запросов на выдачу копий страховых документов;

- организация специальной подготовки руководителей и сотрудников предприятий и организаций, участвующих в создании СФД подсистемы ТСФД, ведомств и групп СФД объектов городского хозяйства Москвы;

- организация и проведение проверок хода подготовки и представления документации на микрофильмирование и выполнения других мероприятий в подсистеме и в ведомстве;

- представление отчетов в вышестоящие инстанции (ведомства - в Головную организацию вида страхового фонда, МКС ТСФД города Москвы и в Правительство Москвы; Головная организация вида страхового фонда - в МКС ТСФД города Москвы и в Правительство Москвы) о ходе выполнения планов подготовки документации на микрофильмирование и других мероприятий.

3. Структура и состав службы (группы) СФД

3.1. Служба СФД подсистемы ТСФД города Москвы и группа СФД ведомства формируются из руководящего состава и сотрудников подсистемы и ведомства, руководителей и специалистов предприятий и организаций в составе руководителя, заместителя(ей) руководителя, секретаря и членов службы и группы СФД.

3.2. Руководителями службы (группы) СФД назначаются первые заместители руководителя подсистемы ТСФД города Москвы (ведомства) (называется штатная должность).

Руководители службы (группы) СФД несут персональную ответственность за выполнение возложенных на службу и группу задач.

3.3. Заместителем(ями) руководителя службы (группы) СФД назначаются руководители структурных подразделений (указываются должности по штатному расписанию).

На заместителей возлагается руководство работой той части службы СФД и группы СФД, которая обеспечивает создание вида СФД (указывается вид СФД: СФД-МЗ, СФД-ЧС, СФД-В, СФД-КНД, СФД-ННД и СФД-АНД).

3.4. Секретарями службы (группы) СФД назначаются специалисты структурных подразделений (указывается должность по штатному расписанию).

Секретарь работает под руководством руководителя службы СФД и группы СФД.

3.5. Членами службы СФД и группы СФД назначаются руководители (заместители) функциональных подразделений подсистемы ТСФД города Москвы и ведомства, а также ведущие специалисты предприятий и организаций.

Члены служб СФД и группы СФД организационно объединяются в отдельные группы (в подсистемах ТСФД города Москвы) и в подгруппы (в ведомствах) по видам документации СФД. Группы и подгруппы подчиняются соответствующим заместителям руководителей служб и групп СФД.

3.6. Руководители служб (групп) СФД определяют обязанности заместителям руководителя и секретарю.

Руководители групп и подгрупп определяют обязанности членам подчиненных им групп и подгрупп.

3.7. В составы групп и подгрупп на постоянной или временной основе могут включаться специалисты сторонних предприятий и организаций.

3.8. Персональные составы службы (группы) СФД утверждаются руководителями подсистем ТСФД и ведомств.

3.9. Сотрудники подсистем ТСФД и ведомств, включенные в состав служб (групп) СФД, от своих прямых обязанностей по занимаемым должностям не освобождаются.

4. Права и обязанности служб и групп СФД

4.1. Службе (группе) СФД предоставляются права:

- готовить проекты распорядительных документов по вопросам создания СФД в подсистеме и в ведомстве;

- заслушивать отчеты входящих в состав подсистемы ТСФД и ведомства организаций и предприятий;

- вести переписку с вышестоящими органами управления, с входящими в состав подсистемы и ведомства организациями и предприятиями, а также с другими организациями по вопросам создания СФД;

- разрабатывать и вносить представления в вышестоящие органы управления по вопросам, входящим в компетенцию службы СФД (группы) СФД;

- создавать рабочие группы из представителей предприятий, организаций для решения вопросов, стоящих перед подсистемой и ведомством по созданию СФД;

- определять состав документации, подлежащей микрофильмированию;

- формировать перечни организаций (предприятий) - поставщиков документации;

- запрашивать от входящих в состав подсистемы ТСФД и ведомства предприятий и организаций информацию по вопросам, входящим в компетенцию службы (группы) СФД;

- представительствовать в Межведомственном координационном совете по территориальному страховому фонду документации города Москвы и в его рабочей группе;

- представлять руководителю подсистемы ТСФД города Москвы и ведомства предложения о поощрении членов служб (групп) СФД, а также работников предприятий и организаций за активную работу по выполнению плановых заданий.

4.2. Служба СФД подсистемы ТСФД и группы СФД ведомства несут ответственность за:

- своевременное и качественное выполнение возложенных задач и функций;

- соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;

- обеспечение контроля за эффективным расходованием выделяемых материальных и денежных средств;

- обеспечение пользователей подсистемы техническими средствами для практического использования микроформ.

Ответственность членов служб (групп) СФД устанавливается должностными инструкциями.

5. Взаимоотношения (служебные связи)

5.1. Служба (группа) СФД взаимодействует с предприятиями и организациями, входящими в состав подсистемы ТСФД города Москвы и ведомства, другими организациями, участвующими в создании и использовании ТСФД города Москвы, по вопросам:

- разработки перечней предприятий (организаций) - поставщиков документации;

- определения перечней и объема документации, подлежащей микрофильмированию для создания СФД (указывается вид СФД);

- разработки планирующих документов и предоставления информации об их выполнении;

- подготовки и представления документации на микрофильмирование и др.

5.2. Служба (группа) СФД взаимодействует с Головной службой ТСФД города Москвы и аналогичными службами города Москвы и министерств (ведомств) Российской Федерации по вопросам создания, сохранения СФД.