Примерное положение об архиве таможенного органа
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Основные положения
1.1. Документы таможенного органа, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в таможенном органе.
1.2. Таможенный орган обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет таможенного органа.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица таможенного органа несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В таможенном органе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.4. В своей работе архив таможенного органа руководствуется положением об отделе (отделении) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, инструкциями Федеральной таможенной службы и таможенных органов, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.
1.5. Архив таможенного органа работает по планам, утверждаемым начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива таможенного органа осуществляет соответствующий госархив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений таможенного органа, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности <*>; документы по личному составу;
--------------------------------
<*> В соответствии с п. 10.4.3 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах в архив могут приниматься и другие документы временного срока хранения.
документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа - предшественника;
документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможенному управлению (таможне, таможенному посту со статусом юридического лица);
служебные и ведомственные издания;
научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного органа.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
принимает (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений таможенного органа;
разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;
организует использование документов (информирует руководство и должностных лиц таможенного органа о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;
оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел таможенного органа, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации должностных лиц службы делопроизводства таможенных органов;
ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в отделах и других структурных подразделениях таможенного органа;
запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность начальника архивного отделения
Начальник архивного отделения несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
