Примерная должностная инструкция заместителя начальника отдела документационного обеспечения таможенного органа

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАМЕСТИТЕЛЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. Общие положения

1.1. Заместитель начальника отдела документационного обеспечения (далее - отдел, ОДО) является должностным лицом таможенного органа. В соответствии с Перечнем государственных должностей федеральной государственной службы (Указ Президента Российской Федерации от 09.09.2002 N 974) заместитель начальника отдела относится к группе ведущих государственных должностей. По результатам экзамена или аттестации ему присваивается квалификационный разряд - Советник Российской Федерации 1, 2 или 3-го класса.

1.2. На должность заместителя начальника ОДО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, стаж службы (работы) по профилю деятельности не менее 3-х лет.

1.3. Заместитель начальника ОДО непосредственно подчиняется начальнику отдела.

1.4. Заместитель начальника ОДО назначается на должность и освобождается от занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном органе порядком.

1.5. Заместителю начальника ОДО подчинены должностные лица отдела.

1.6. В период отсутствия заместителя начальника ОДО его обязанности исполняются начальником отдела.

1.7. В своей работе заместитель начальника ОДО руководствуется Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной службы, приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа, положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также настоящей инструкцией.

2. Права

2.1. В целях осуществления своих функций заместитель начальника ОДО имеет право:

знакомиться в установленном порядке с поступающими в таможенный орган законодательными и иными актами, а также организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;

получать для ознакомления и использования в работе от подразделений таможенного органа, а также подведомственных таможенных органов необходимые для осуществления и реализации функций ОДО документы, информационно-аналитические и цифровые материалы;

получать и использовать в работе консультации и официальные заключения у специалистов подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов по вопросам, требующим специальных знаний;

принимать участие в расширенных заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и др. мероприятиях, проводимых таможенным органом;

пользоваться в установленном порядке ведомственными информационными системами, а также создавать собственные банки данных, необходимые для выполнения возложенных на ОДО задач;

непосредственно участвовать, в пределах своей компетенции, в распределении обязанностей между должностными лицами ОДО, в организации и координации их работы на закрепленных за отделом направлениях деятельности с целью своевременного, качественного и эффективного выполнения возложенных на отдел функций;

поручать должностным лицам ОДО непосредственно или через начальника отдела работу по осуществлению функций ОДО;

вносить в установленном порядке предложения начальнику отдела о поощрении или наложении взысканий в отношении должностных лиц ОДО и таможенного органа, допустивших нарушения;

контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;

вносить начальнику отдела предложения по совершенствованию деятельности ОДО, обеспечению должностных лиц ОДО материально-техническими средствами;

принимать участие в конкурсах на замещение вакантных должностей в таможенных органах.

2.2. Заместитель начальника ОДО в процессе работы взаимодействует:

со всеми структурными подразделениями таможенного органа и подведомственных таможенных органов по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;

с правовой службой по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой по вопросам повышения квалификации должностных лиц ОДО подведомственных таможенных органов;

с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

2.3. Заместитель начальника ОДО имеет также права, предусмотренные ст. 16 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.

3. Обязанности

3.1. В целях реализации задач, возложенных на отдел, заместитель начальника ОДО обязан:

формировать текущие и перспективные планы работы ОДО, осуществлять контроль и обеспечивать надлежащее исполнение указанных планов, подготавливать информационно-аналитические материалы о ходе и итогах выполнения запланированных мероприятий;

участвовать в разработке и организации проведения мероприятий по улучшению деятельности ОДО, подготовке предложений по совершенствованию его структуры;

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;

обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах, оказывать им организационную и методическую помощь;

организовывать обеспечение размножения и копирования документов таможенного органа;

обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;

принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

разрабатывать методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и подведомственных таможенных органах, а также организовывать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа;

осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;

обеспечивать организацию сбора и анализа информации о состоянии дел в подведомственных таможенных органах по вопросам, входящим в компетенцию ОДО;

принимать участие в подготовке и проведении плановых, внеплановых проверок подведомственных таможенных органов по вопросам документационного обеспечения управления; осуществлять, в рамках компетенции ОДО, анализ результатов проверок; готовить предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших возникновению недостатков;

осуществлять руководство деятельностью ОДО в период отсутствия начальника отдела;

контролировать и обеспечивать соблюдение должностными лицами ОДО трудовой дисциплины;

повышать свой профессиональный уровень по вопросам, входящим в компетенцию ОДО.

3.2. Заместитель начальника ОДО выполняет также обязанности, предусмотренные ст. 10 Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" и регламентированные ст. 21 Трудового кодекса Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. Заместитель начальника ОДО несет персональную ответственность за неисполнение требований, установленных ст. 10 Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" и настоящей инструкцией.

4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение заместителем начальника ОДО должностных обязанностей на него налагаются дисциплинарные взыскания в соответствии со ст. 14 Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации".

Должностная инструкция разработана в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 29.11.2002 N 1277.