Примерная должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения таможенного органа
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела документационного обеспечения (далее - отдел, ОДО) является должностным лицом таможенного органа. В соответствии со ст. 5 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и Общим перечнем должностей сотрудников, утвержденным Приказом ГТК России от 02.04.2001 N 327, начальник отдела относится к группе старшего начальствующего состава.
1.2. В соответствии с должностью начальнику ОДО присваиваются следующие специальные звания: майор таможенной службы, подполковник таможенной службы, полковник таможенной службы.
1.3. На должность начальника ОДО назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, стаж службы (работы) не менее 3-х лет в таможенных органах, в качестве военнослужащего, в должности государственного служащего.
1.4. Начальник ОДО непосредственно подчиняется начальнику таможенного органа.
1.5. Начальник ОДО в своей работе руководствуется Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О службе в таможенных органах Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, правовыми актами Федеральной таможенной службы, приказами, распоряжениями, инструкциями таможенного органа, положениями о таможенном органе и ОДО, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, а также настоящей инструкцией.
1.6. Начальник ОДО назначается на должность и освобождается от занимаемой должности в соответствии с установленным в таможенном органе порядком.
1.7. Начальнику ОДО непосредственно подчинены должностные лица отдела.
1.8. На время отсутствия начальника ОДО его обязанности переходят к заместителю начальника отдела, а в период их отсутствия - должностному лицу отдела, назначенному приказом таможенного органа исполняющим обязанности начальника ОДО.
2. Права
2.1. В целях осуществления своих функций начальник ОДО имеет право:
знакомиться в установленном порядке с поступающими в таможенный орган законодательными и иными актами, а также организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;
получать для ознакомления и использования в работе от подразделений таможенного органа, а также подведомственных таможенных органов необходимые для осуществления и реализации функций ОДО документы, информационно-аналитические и цифровые материалы;
получать и использовать в работе консультации и официальные заключения у специалистов подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов по вопросам, требующим специальных знаний;
принимать участие в расширенных заседаниях коллегии, совещаниях, конференциях и др. мероприятиях, проводимых таможенным органом;
пользоваться в установленном порядке ведомственными информационными системами;
поручать должностным лицам ОДО работу по реализации задач, стоящих перед отделом, и требовать ее неукоснительного исполнения;
вносить в установленном порядке представления о присвоении квалификационных разрядов должностным лицам ОДО, об их назначении на вышестоящие должности, перемещении и аттестации;
вносить начальнику таможенного органа предложения о поощрении или наложении взысканий в отношении должностных лиц ОДО или таможенного органа, допустивших нарушения;
контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;
возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;
подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью ОДО;
вносить начальнику таможенного органа предложения по совершенствованию деятельности ОДО и таможенного органа в целом, включая предложения по кадровым вопросам; принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников (работников) делопроизводства структурных подразделений;
вносить руководству таможенного органа предложения по обеспечению должностных лиц ОДО материально-техническими ресурсами, в частности компьютерной техникой, необходимыми для исполнения ими функциональных обязанностей;
участвовать в конкурсах на замещение вакантных должностей в таможенных органах:
знакомиться со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело.
2.2. Начальник ОДО в процессе работы взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями таможенного органа и подведомственных таможенных органов по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;
с правовой службой по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения, расстановки кадров отдела, повышения квалификации должностных лиц ОДО подведомственных таможенных органов;
с тыловой службой по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.
2.3. Начальник ОДО имеет также права, предусмотренные ст. 16 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.
3. Обязанности
3.1. В целях реализации задач, возложенных на отдел, начальник ОДО обязан:
соблюдать требования Дисциплинарного устава таможенной службы Российской Федерации;
осуществлять непосредственное руководство деятельностью ОДО;
планировать деятельность ОДО и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа;
координировать работу по подготовке мероприятий, проводимых таможенным органом по вопросам компетенции ОДО;
разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности ОДО, готовить предложения по совершенствованию его структуры;
координировать работу должностных лиц ОДО с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на отдел функций; распределять обязанности между должностными лицами ОДО в соответствии с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;
обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;
обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;
обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах, оказывать им организационную и методическую помощь;
организовывать обеспечение размножения и копирования документов таможенного органа;
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;
принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
руководить разработкой методических документов по ведению делопроизводства в таможенном органе и подведомственных таможенных органах, а также сводной номенклатуры дел таможенного органа;
осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;
участвовать в подготовке и проведении плановых, внеплановых проверок подведомственных таможенных органов по вопросам документационного обеспечения управления и обеспечивать участие должностных лиц ОДО в осуществлении указанных проверок;
анализировать результаты осуществленных проверок; готовить предложения о мерах по устранению причин и условий, способствовавших возникновению недостатков;
повышать свой профессиональный уровень, необходимый для исполнения должностных обязанностей;
проводить воспитательную и профилактическую работу с должностными лицами ОДО;
обеспечивать соблюдение должностными лицами ОДО трудовой дисциплины.
3.2. Начальник ОДО выполняет также обязанности, предусмотренные ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и заключенным контрактом.
4. Ответственность
4.1. Начальник ОДО несет персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, установленных ст. 17 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и настоящей инструкцией.
4.2. За нарушение начальником ОДО служебной дисциплины на него налагаются дисциплинарные взыскания в соответствии со ст. 29 Федерального закона "О службе в таможенных органах Российской Федерации" и ст. 23 Дисциплинарного устава таможенной службы Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 29.11.2002 N 1277.
