25.09.13 Компенсации за служебные поездки на личном транспорте: налогообложение

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ольга Шпилевая	Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Мельникова

О налогообложении при осуществлении выплат компенсаций работникам за использование их личного транспорта в служебных целях рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ольга Шпилевая и Елена Мельникова.

Какие налоги взимаются с компенсаций, выплачиваемых работникам за использование для служебных поездок личных автомобилей? Нужно ли уплачивать страховые взносы с этих сумм?

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Налоговые органы согласны с таким подходом и в письмах УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@ со ссылкой на письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6 напомнили, что в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

Налог на прибыль

В целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 НК РФ установлено, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализаций, только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92) (письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629, п. 1 письма от 11.04.2013 N 03-04-06/11996).

Согласно Постановлению N 92 нормы расходов на выплату компенсации составляют:

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;

- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно — 1500 руб. в месяц.

При этом на основании п. 38 ст. 270 НК РФ суммы компенсаций, выплаченные сверх норм, установленных Постановлением N 92, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо УМНС по г. Москве от 22.07.2004 N 26-12/49086).

Минфин России отметил, что работнику компенсация за использование в служебных целях личного автотранспорта выплачивается исходя из фактически произведенных расходов на основании представленных первичных документов. Что касается норм расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, установленных Постановлением N 92, то указанные нормы применяются организациями только при исчислении налога на прибыль и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемый работнику (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, не подлежат обложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника при выполнении им трудовых обязанностей в размерах, согласованных сторонами трудового договора.

Для предоставления освобождения от обложения НДФЛ компенсации за использование личного имущества нужно иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@)

Например, при получении компенсации за использование в служебных целях транспортного средства, по мнению специалистов финансового и налогового ведомств, необходимы:

- копия технического паспорта транспортного средства;

- платежные документы;

- путевые листы.

Представители Минфина России и налоговых органов разъяснили, что для получения компенсации за использование транспорта в служебных целях работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005).

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Вопросы, связанные с начислением и уплатой (перечислением) страховых взносов, регулируются Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

В соответствии с пп. "и" п. 2 части 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В письме от 12.03.2010 N 550-19 Минздравсоцразвития России дало разъяснение, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели).

Следовательно, сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами на основании пп. "и" п. 2 части 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ. Аналогичные выводы представлены в письмах Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Правилами начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденными постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, установлено, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденным постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 (далее - Перечень).

Согласно п. 10 Перечня страховые взносы не начисляются на суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Соответственно, с компенсации, выплачиваемой сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, если эти расходы связаны с выполнением работником трудовых обязанностей, и в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и сотрудником организации, не должны производиться отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Источник  "Гарант"