21.12.09 Как подтвердить представительские расходы

Организация может учесть представительские расходы для целей налогообложения прибыли только при наличии оформленных первичных документов (например, счетов ресторанов, отчетов о проведенной встрече и пр.), подтверждающих расходы (в данном случае на ужины), понесенные во время проведения официальных деловых переговоров. При этом такие расходы должны удовлетворять требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ

Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, затраты по их проведению не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичный порядок признания представительских расходов действует в отношении переговоров, состоявшихся в рамках производственных командировок. Об этом Минфин России проинформировал в письме от 16.11.2009 № 03−03−06/1/759.
Речь идет о представительских расходах, которые учитываются на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ. К таковым, в частности, относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда и т. п.) представителей других организаций, транспортное обеспечение, буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате. При этом необходимо соблюдать ограничение по представительским расходам — не более 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.
По вопросу учета представительских расходов во время служебных командировок Минфин сообщил следующее. Исходя из определения служебной командировки, которое дается в статье 166 ТК РФ, расходы на командировку могут включаться в состав представительских расходов в соответствии с подпунктом 2 статьи 264 НК РФ. Опять же при соблюдении двух требований. Во-первых, у организации должны быть в наличии первичные документы, подтверждающие расходы на проведение деловых ужинов в рамках переговоров с клиентами, в том числе и с потенциальными, во время служебных командировок. Во-вторых, расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Важный нюанс: к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.