18.11.13 Как подтвердить расходы на командировки сотрудников при расчетах через Интернет?

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Светлана Овчинникова	Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Дмитрий Игнатьев

О документальном подтверждении расходов организации на приобретение авиабилетов и бронирование номеров в гостинице для командированных сотрудников при осуществлении расчетов за билеты и услуги через Интернет рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Светлана Овчинникова и Дмитрий Игнатьев.

Организация планирует осуществлять приобретение авиабилетов и бронирование мест в гостинице для работников, направляемых в служебные командировки, через Интернет. Расчеты за приобретенные билеты и услуги бронирования будут осуществляться самой организацией в безналичном порядке. Каков порядок документального подтверждения осуществленных организацией расходов для целей налогообложения прибыли? 

Объектом налогообложения по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, определяемая как разница между полученными доходами и величиной произведенных расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (ст. 247 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ. Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, произведенные налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика, подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Так, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также на наем жилого помещения. По данной статье расходов подлежат возмещению и расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). При этом бронирование гостиничного номера следует рассматривать в качестве дополнительной услуги, оказываемой гостиницей или отелем (смотрите, например, письмо Минфина России от 10.03.2011 N 03-03-06/1/131, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15).

С учетом изложенного считаем, что организация в рассматриваемой ситуации имеет право учесть расходы на приобретение авиабилетов и бронирование мест в гостинице для работников, направляемых в служебные командировки, оплаченные в безналичном порядке через Интернет, при расчете налогооблагаемой прибыли при условии выполнения требований п. 1 ст. 252 НК РФ, в том числе, при условии их документального подтверждения.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, обязательных для подтверждения тех или иных расходов.

Документальное подтверждение расходов на приобретение авиабилета

При приобретении проездных билетов через Интернет их оформление производится в электронной форме.

Согласно официальной позиции для подтверждения в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение авиабилета в бездокументарной (электронной) форме, а также для подтверждения факта поездки достаточно иметь в наличии сформированную автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанцию электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета и посадочный талон, подтверждающий перелет командированного сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту. В случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами, для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется (смотрите, например, письма Минфина России от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 19.08.2013 N 03-03-07/33656, от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515, от 26.04.2012 N 03-03-04/1, ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308).

Напомним, что указанная маршрут-квитанция является документом строгой отчетности и применяется для ведения фирмами и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без использования контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации").

Посадочный талон выдается пассажиру при регистрации на авиарейс. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация (п. 84 Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей", утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82). Посадочный талон служит подтверждением того, что перелет командированного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту фактически состоялся.

Отметим, что в случае утери посадочного талона в качестве документа, подтверждающего для целей налогообложения прибыли расходы по осуществленному авиаперелету, может выступать справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (смотрите, например, письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 N 16-15/071659@).

Документальное подтверждение расходов на бронирование номера в гостинице

Следует отметить, что на сегодняшний день порядок документального оформления операций, связанных с проживанием физических лиц в гостинице, в том числе услуг по бронированию номеров, при безналичной форме их оплаты законодательно не установлен.

Специалисты финансового ведомства при ответе на вопрос об учете затрат на бронирование гостиничных номеров также не указали, какими конкретно документами можно подтвердить осуществленные затраты (письма Минфина России от 18.10.2011 N 03-03-06/1/672, от 10.03.2011 N 03-03-06/1/131).

В письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58 в отношении документального подтверждения расходов по найму жилого помещения, оплату которых произвел работодатель в безналичном порядке, отмечено, что документами, подтверждающими вышеназванные расходы, являются акт выполненных работ (оказанных услуг) и документы, подтверждающие оплату этих расходов. Заметим, что в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 судьи фактически соглашаются с мнением Минфина России - первичным документом, подтверждающим оказание услуги, является акт.

Поскольку осуществление гостиницей действий по бронированию номера также является услугой, по нашему мнению, вполне возможно подтвердить факт ее оказания (при оплате в безналичном порядке) актом оказанных услуг и платежным поручением (выпиской банка). При этом акт оказанных услуг должен быть утвержден для указанных целей руководителем организации-исполнителя (гостиницы) и содержать обязательные для первичного учетного документа реквизиты (ч.ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Поскольку составление акта оказанных услуг предполагает наличие подписей двух сторон, то организации в рассматриваемом случае целесообразно выдать командированному сотруднику доверенность на подписание и получение документов, подтверждающих оказание услуг по проживанию.

Учитывая, что нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на бронирование гостиничных номеров (дополнительно смотрите постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N Ф07-10512/2010), полагаем, что подтверждать данные расходы могут и иные документы, полученные от гостиницы в подтверждение факта оказания данной услуги.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Источник  "Гарант"