17.07.2013 Налоговики разрешили заменять электронные счета-фактуры бумажными
Если компании обмениваются счетами-фактурами в электронном виде, при необходимости они вправе передать друг другу и бумажные. Также можно включить в электронные документы дополнительные реквизиты. Эти и другие выводы ФНС России изложила в письме от 17.06.13 № ЕД-4-3/10769.
Сразу после выхода нового счета-фактуры чиновники разрешили вносить в них дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 09.02.12 № 03-07-15/17). Но все эти разъяснения до сих пор касались исключительно бумажных счетов-фактур. В комментируемом письме ФНС России впервые сообщила, что электронные счета-фактуры тоже можно дополнять необязательными сведениями. Например, информацией о должности сотрудника, который подписал документ за директора или главбуха, артикул товара и т.д.
В налоговом ведомстве мы также выяснили, что дополнительные реквизиты не должны нарушать последовательность обязательных. Иначе файл будет поврежден и не откроется в инспекции, в результате контрагент лишится вычета. Кроме того, все дополнительные сведения увидят только покупатель и продавец. А в инспекции эти данные видны не будут. Налоговикам все счета-фактуры передаются по строго утвержденному формату, и все необязательные реквизиты «отсекаются» при выгрузке документов из бухгалтерской программы.
Поэтому инспекторы могут дополнительно запросить интересующую их информацию (например, реквизиты доверенности), хотя в экземплярах сторон она будет.
Если компания договорилась с контрагентом об электронном обмене счетами-фактурами, но из-за технических неполадок или других причин вынуждена направить контрагенту бумажный документ, то покупатель не лишится вычета. ФНС подтвердила, что дополнительно потом направлять контрагенту электронный вариант счета-фактуры не надо.
Компаниям это выгодно, ведь часто они отказываются переходить на электронный обмен из-за того, что «виртуальные» счета-фактуры предполагают ограничения. Дату выставления и получения документа фиксирует спецоператор. А значит, покупатель не может зарегистрировать документ в следующем периоде, если ему надо перенести вычеты. С бумажным документом на практике это возможно, если компания подтвердит (конвертом или журналом входящей корреспонденции), что фактически получила счет-фактуру позже.
Условие об электронном обмене счетами-фактурами должно быть письменным. Его можно по-разному. Например, включить условие об электронном обмене в каждый договор или заключить с контрагентом общее соглашение о том, что по всем сделкам применяются виртуальные счета-фактуры. Но в любом случае стоит предусмотреть пункт, что при технических проблемах стороны вправе обменяться бумажными документами. В ФНС подтвердили, что это допустимо.
Источник "УНП"
