09.12.09 Какими документами подтверждаются расходы на командировку?

В связи с многочисленными запросами налоговых органов и налогоплательщиков ФНС России обнародовала согласованное с Минфином России письмо от 25.11.2009 № МН-22−3/890 по вопросу документального подтверждения командировочных расходов.

К налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с сотрудника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. Он утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя. Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации. Для документального подтверждения расходов по налогу на прибыль такие документы не являются обязательными (в частности, это приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №№ Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а)).