4 Апреля 2018О правилах ведения журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств
Н. Н. Еременко
эксперт журнала «Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение»
С 01.01.2018 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 10.11.2017 № 1353 (далее – Постановление № 1353), внесшее корректировки в порядок ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ. В связи с этим Минздрав выпустил разъяснения (Письмо от 26.01.2018 № 25‑4/10/2-425), которые предназначены в том числе для всех аптечных организаций, осуществляющих оборот наркотических средств и психотропных веществ. Ознакомимся с обновленным порядком ведения журнала и мнением чиновников по поводу его заполнения.
Отпуск наркотических средств и психотропных веществ физическим лицам
В силу ст. 25 Федерального закона от 08.01.1998 № 3‑ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» (далее – Федеральный закон № 3‑ФЗ) отпуск наркотических лекарственных препаратов и психотропных лекарственных препаратов физическим лицам производится только в аптечных организациях либо в медицинских организациях (их обособленных подразделениях), расположенных в сельских населенных пунктах и удаленных от населенных пунктов местностях, в которых аптеки отсутствуют, при наличии у вышеназванных организаций соответствующей лицензии[1].Перечни должностей фармацевтических работников в организациях, которым предоставлено право отпуска наркотических лекарственных препаратов и психотропных лекарственных препаратов физическим лицам, установлены Приказом Минздрава России от 07.09.2016 № 681н. На основании названного документа к таковым работникам относятся:
-
директор (заведующий, начальник) аптечной организации;
-
заместитель директора (заведующего, начальника) аптечной организации;
-
заведующий (начальник) структурного подразделения (отдела) аптечной организации;
-
провизор;
-
провизор-технолог;
-
старший провизор;
-
старший фармацевт;
-
фармацевт.
В целях обеспечения государственного контроля за оборотом наркотических средств и психотропных веществ в соответствии с Федеральным законом № 3‑ФЗ Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 № 644 утверждены:
– Правила представления юридическими лицами отчетов о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
– Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее – Правила).
О ведении аптеками специального журнала
В целях регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (в результате которых изменяются их количество и состояние), включенных в перечень[2] наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в РФ (далее – Перечень), аптечные организации, а также их подразделения, осуществляющие виды деятельности, связанные с вышеназванным оборотом, обязаны вести специальный журнал. Порядок его ведения и хранения прописан в Правилах. Форма журнала представлена в приложении 1 к названному документу.
Нюансы, касающиеся записей в журнале
Записи в журнале регистрации производятся лицом, ответственным за его ведение и хранение (его назначает руководитель аптечной организации). Периодичность осуществления записей должна быть установлена руководителем организации, но не реже одного раза в течение дня совершения операций с наркотическими средствами и психотропными веществами.
Требование вносить записи исключительно шариковой ручкой (чернилами) из п. 8 Правил теперь исключено благодаря изменениям, введенным Постановлением № 1353.
Записи производятся на основании документов, подтверждающих совершение соответствующих операций.
Обратите внимание
Документы (их копии), подтверждающие совершение операции с наркотическим средством или психотропным веществом, заверенные в установленном порядке, либо подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации, либо хранятся в архиве юридического лица с возможностью представления их по требованию контролирующих органов.
О названиях препаратов и единицах их учета
В журнале регистрации указываются как названия наркотических средств и психотропных веществ в соответствии с Перечнем, так и иные названия наркотических средств и психотропных веществ, под которыми они получены юридическим лицом.
Напомним, списки названий содержатся в государственном реестре[3] лекарственных средств для медицинского применения, куда заносятся Минздравом. (В государственный реестр лекарственных средств для ветеринарного применения[4] названия наркотических средств и психотропных веществ заносятся Россельхознадзором.)
Кроме того, установлено, что единица учета при изменении количества и состояния наркотических средств и психотропных веществ определяется руководителем юридического лица (его структурного подразделения) с учетом формы выпуска соответствующего препарата (п. 5 Правил).
Формат ведения журнала
Как уже упоминалось, Постановлением № 1353 в Правила внесены изменения. С 01.01.2018 закреплено, что журналы ведутся на бумажном носителе или в электронной форме в разрезе каждого наименования наркотического средства и психотропного вещества на отдельном развернутом листе журнала регистрации или в отдельном журнале регистрации.
|
Требования, касающиеся ведения журнала… |
|
|
…на бумажном носителе |
…в электронной форме |
|
Страницы журнала должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя юридического лица, а также печатью (при ее наличии) |
Страницы журнала должны ежемесячно распечатываться, пронумеровываться, подписываться лицом, ответственным за их ведение и хранение, и брошюроваться в следующем порядке: – по наименованию наркотического средства или психотропного вещества; – по дозировке; – по лекарственной форме (если наркотическое средство или психотропное вещество является лекарственным средством) |
|
Запись каждой проведенной операции заверяется подписью лица, ответственного за их ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов |
Запись каждой проведенной операции заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного лица |
|
Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году |
– |
|
Исправления заверяются подписью ответственного лица; подчистки и незаверенные исправления не допускаются |
Доступ к информационной системе, с помощью которой осуществляется ведение электронного журнала регистрации, должны иметь ответственные лица |
|
По истечении календарного года сброшюрованные помесячно листы журнала регистрации: – оформляются в журнал регистрации; – опечатываются с указанием количества листов; – заверяются подписью лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации, а также руководителя юридического лица и печатью (при ее наличии) |
|
О нумерации записей журнала
Правилами определена необходимость нумерации записей о приходных и расходных операциях, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ. Для этого в форму журнала внесены следующие новые графы:
– «Номер операции по приходу»;
– «Номер операции по расходу».
Как указал Минздрав в Письме № 25‑4/10/2‑425, нумерация по приходу и расходу должна быть сплошная (сквозная), в хронологическом порядке, что подразумевает последовательность регистрации приходных или расходных операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.
В силу п. 11 документа нумерация по каждому наименованию наркотического средства или психотропного вещества осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Нумерация записей в новых журналах регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.
Об инвентаризации и отражении в журнале ее результатов
В соответствии с п. 14 Правил юридические лица проводят инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ путем сопоставления их фактического наличия (фактических остатков) с данными учета (книжными остатками), результаты которой им необходимо отражать в журнале регистрации.
Инвентаризация должна проводиться ежемесячно.
В Письме Минздрава России № 25‑4/10/2‑425 указывается: Правилами не предусмотрена норма о ежедневном заполнении в журнале графы «Фактический остаток». Таким образом, отметка о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества должна проставляться только во время проведения инвентаризации. Для этого на день проведения инвентаризации в журнале указываются:
– в графе «Отметка об инвентаризации» – дата проведения инвентаризации и номер сличительной ведомости;
– в графе «Фактический остаток» – отметка о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества на момент инвентаризации.
Об обновленных графах журнала
В новой форме журнала уточнены названия следующих граф:
– «Приход за месяц – всего»;
– «Приход с остатком за месяц – всего»;
– «Расход за месяц – всего».
Контролирующее ведомство в Письме № 25‑4/10/2‑425 предписывает заполнять указанные графы в конце месяца одной цифрой суммарно для последующего снятия книжных и фактических остатков наркотических средств и психотропных веществ при проведении инвентаризации.
Обратите внимание
По мнению чиновников, возможно внесение в журнал дополнительных граф, связанных со спецификой работы организации (структурного подразделения организации), требующей более детального оформления записей в журнале. Форма такого журнала должна быть утверждена приказом руководителя организации.
Если работа аптеки ведется круглосуточно
Для организаций, имеющих круглосуточный режим работы, для заполнения необходимых граф журнала первым и последним рабочими днями месяца, по мнению Минздрава, целесообразно считать первый и последний календарные дни каждого месяца. При этом данные сверки остатков наркотических средств и психотропных веществ в журнале и данные об указанных средствах (веществах) в инвентаризационных описях должны совпадать.
Названное условие, а также условия проведения ежемесячной инвентаризации должны быть определены в приказе руководителя организации.
[1] Порядок лицензирования деятельности по обороту наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, осуществляемой юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, утв. Постановлением Правительства РФ от 22.12.2011 № 1085.
[2] Утвержден Постановлением Правительства РФ от 30.06.1998 № 681.
[3] Данный реестр является федеральной информационной системой, ведется в электронном виде с применением автоматизированной системы путем внесения в реестр реестровых записей и публикуется на сайте Минздрава (www.grls.rosminzdrav.ru/grls.aspx).
[4] Данный реестр является государственным информационным ресурсом Федеральной государственной информационной системы в области ветеринарии, правила создания, развития и эксплуатации которой утверждены Постановлением Правительства РФ от 07.11.2016 № 1140.
Источник: Журнал «Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение»
