10 Марта 2020Законы о введении электронных трудовых книжек приняты
Идея ввести в оборот электронные трудовые книжки витала давно. И вот в декабре 2019 года соответствующие законы наконец были приняты. Это:
– Федеральный закон от 16.12.2019 № 436‑ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
– Федеральный закон от 16.12.2019 № 439‑ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
По большей части все положения, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:
– основные тезисы комментируемых законов;
– памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.
Основные тезисы
Тезисно перечислим основные нововведения:
– с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
– в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
– начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
– перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
– тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.
Пошаговая инструкция
1. Издайте соответствующие приказы по учреждению
Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:
– об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
– о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.
2. Внесите изменения в локальные акты учреждения
Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:
– внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
– скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
– дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.
3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений
Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.
Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.
4. Разработайте формы уведомления и заявления
Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.
Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.
5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек
Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости – внести новые записи или исправить ошибки.
6. Подготовьтесь к сдаче отчетности
С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:
– в ПФР – ежемесячно не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
– работникам – по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).
На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.
То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.
Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:
1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);
2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:
– прием на работу (службу);
– перевод на другую работу;
– изменение наименования страхователя;
– установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации – класс, категория, классный чин и т. п.);
– увольнение с работы;
– лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.
С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки
Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.
До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.
8. Организуйте прием заявлений от работников
До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.
9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки
Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.
Источник:
Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера"