18 Февраля 2016Вопросы о документах, связанных с трудовой деятельностью работника

Иван Иванович Шкловец

заместитель руководителя Роструда

Вопрос

Какие документы работник должен представить работодателю при трудоустройстве?

В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник предъявляет работодателю:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

– страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие (имевшие) судимость, подвергающиеся (подвергавшиеся) уголовному преследованию.

Кроме того, в отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

В частности, в соответствии со ст. 283 ТК РФ при приеме на работу по совместительству к другому работодателю работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кроме того, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления следующих документов:

– документа об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии при приеме на работу, требующую специальных знаний;

– справку о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда.

При заключении трудового договора с лицами, привлекаемыми на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей, допускается при наличии у них медицинского заключения, выданного в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в данных районах и местностях (ст. 324 ТК РФ).

Кроме того, документ о прохождении обязательного предварительного медицинского осмотра необходим при заключении трудового договора:

– с лицами, не достигшими возраста 18 лет;

– работниками, занятыми на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта;

– со спортсменами, педагогическими работниками и др.

Перечень документов, предоставляемых при приеме на работу иностранным гражданином или лицом без гражданства, содержится в ст. 327.3 ТК РФ.

Вопрос

Какие документы, связанные с работой, работодатель обязан выдавать своему работнику в период его работы в учреждении? Например, необходимо ли выдавать работнику записку-расчет среднего заработка в случае его направления в командировку?

Статьей 67 ТК РФ предусмотрено, что один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой – хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору.

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

– о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

– о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

– о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

– об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

В расчетном листке, который работодатель обязан выдавать при выплате заработной платы за вторую половину месяца, содержится информация о ее составных частях, основании и размерах удержаний, сумме к выдаче.

Кроме того, на основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:

– трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения);

– копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.).

Такое заявление представляется в произвольной форме.

Выдаваемые по заявлению работников копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В связи с тем, что перечень копий документов, перечисленных в ч. 1 ст. 62 ТК РФ и подлежащих выдаче работодателем работнику по его письменному заявлению, не является исчерпывающим, то работник вправе запросить у работодателя необходимые документы, не поименованные в перечне, в том числе о расчете среднего заработка. Сведения о расчете среднего заработка могут содержаться в утвержденной форме расчетного листка, который является обязательным к выдаче. Поэтому в случае, если такие сведения в расчетном листке не содержатся, работник может запросить соответствующую справку, а работодатель обязан предоставить ее.

Вопрос

Какие документы работодатель обязан выдать работнику в день расторжения трудового договора? В течении какого периода после увольнения работник вправе обращаться к бывшему работодателю за документами, связанными с работой?

В день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

– выдать трудовую книжку;

– произвести расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ;

– выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой по письменному заявлению работника.

Кроме того, в силу п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ[1] работнику в день прекращения работы или по письменному заявлению после прекращения работы должна быть выдана справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы или году обращения за справкой.

В соответствии с положениями п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель выдает физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В случае увольнения работника заявление о предоставлении такой справки не требуется.

Трудовое законодательство не содержит указания на срок, по истечении которого бывший работник не сможет запросить у работодателя необходимые ему документы, связанные с его работой.

Также в день увольнения работника в соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ[2], п. 35 Приказа № 987н[3] работодатель обязан передать застрахованному лицу сведения о вознаграждениях, на которые начисляются страховые взносы, и получить от этого лица письменное подтверждение передачи их ему. Работнику выдается копия его индивидуальных сведений (разд. 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» расчета по форме РСВ-1), в которых указывается информация о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, с начала текущего года по день увольнения. Полагаем, что в качестве подтверждения передачи ему сведений, достаточно получить подпись работника на экземпляре, который остается в учреждении.

Таким образом, на основании положений ч. 1 ст. 62 ТК РФ и в случае прекращения трудовых отношений работник вправе обратиться за копией документов, связанных с работой, в любое время.

Напомним, что работодатель должен выдать копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней. Невыполнение работодателем этой обязанности может расцениваться как нарушение требований трудового законодательства.

[1] Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

[2] Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

[3] Приказ Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 № 987н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах».