21 Сентября 2017Сроки хранения первичных документов
А. А. Сурков
эксперт журнала «Акты и комментарии для бухгалтера»
Известно, что хозяйствующие субъекты должны соблюдать сроки хранения первичных документов. В противном случае их отсутствие может повлечь за собой налоговую ответственность. В частности, за грубое нарушение правил учета предусмотрена ответственность:
– если нарушение не повлекло занижения налоговой базы – штраф в размере 10 тыс. руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода, 30 тыс. руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ);
– если в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы – штраф составит 20 % суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120, п. 1 ст. 122, ст. 123 НК РФ).
Кроме того, непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Подробнее о сроках хранения документов смотрите по ссылке.
Помимо налоговой ответственности хозяйствующий субъект, а также его должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности на основании:
– ст. 15.11 КоАП РФ – за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, – штраф на должностных лиц (ДЛ) в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб. и от 10 тыс. до 20 тыс. руб. в случае повторного нарушения;
– ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ – за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям – штраф на ДЛ в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб., на юридических лиц (ЮЛ) – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.;
– ч. 4 ст. 14.20 КоАП РФ – за нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля – штраф на ДЛ в размере от 1 тыс. до 2 тыс. руб., на ЮЛ – от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;
– ч. 1 ст. 13.5 КоАП РФ – за неисполнение АО (ООО) обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, – штраф на ДЛ в размере от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб., на ЮЛ – от 200 тыс. до 300 тыс. руб.
В Письме от 19.07.2017 № 03‑07‑11/45829 чиновники Минфина дали разъяснения относительно сроков хранения первичных учетных документов, необходимых для ведения налогового учета, исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС. Однако обстоятельными эти разъяснения, на наш взгляд, сложно назвать. Поскольку, процитировав требование, содержащееся в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (об обязанности обеспечивать сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета, а также подтверждающих первичных документов), авторы комментируемого письма лишь пояснили, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Словом, упомянутый срок хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.
По сути, ничего нового финансисты в Письме № 03‑07‑11/45829 не сказали. Ранее в Письме от 30.03.2012 № 03‑11‑11/104 они приводили аналогичные рекомендации.
К сведению
По мнению Минфина, срок, определенный пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, должен соблюдаться и при использовании электронных систем документооборота между банком и клиентом (см. Письмо № 03‑11‑11/104).
Между тем решение проблемы, обозначенной в комментируемом письме, ограничивается не только указанными четырьмя годами. Для некоторых налоговых документов установлены специальные сроки хранения.
В первую очередь это касается первичных документов, подтверждающих размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды) в течение всего перенесенного срока. Ведь при заявлении же налогоплательщиком в проверяемом периоде убытков прошлых лет он обязан документально подтвердить правомерность и обоснованность понесенных убытков (см. Постановление АС УО от 07.09.2015 № Ф09-5869/15 по делу № А60-54425/2014).
В связи с тем, что полученный убыток по правилам налогового учета можно переносить на будущее в течение 10 лет (п. 2 ст. 283 НК РФ), а первичные документы отчетного года хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), получается, что максимальный срок хранения «убыточных» документов составляет 14 лет.
Отметим: Минфин считает, что «убыточные» документы необходимо хранить даже в том случае, если правильность расчета суммы убытка была подтверждена выездной налоговой проверкой (см., например, Письмо от 25.05.2012 № 03‑03‑06/1/278). Причем, какие именно нужно хранить документы, ни Налоговый кодекс, ни официальные органы не уточняют. Полагаем, что налогоплательщикам нужно сохранять все первичные документы за календарный год, по итогам которого получен убыток (накладные, счета, ведомости, кассовые и товарные чеки, акты выполненных работ (оказанных услуг), акты приема-передачи и др.).
По данному вопросу следует обратить внимание на Постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12 по делу № А40-9620/11‑140‑41. В нем, в частности, изложена следующая правовая позиция. При отражении в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ, не признается соблюденным. Возможность учесть суммы убытка носит заявительный характер. Налогоплательщик обязан доказать правомерность и обоснованность этих сумм. Он несет риск неблагоприятных налоговых последствий при отсутствии документального подтверждения убытка соответствующими документами, включая первичные учетные документы, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу на суммы ранее полученного убытка. При отсутствии первичных учетных документов налогоплательщика, подтверждающих размер понесенного им убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном налогоплательщиком размере.
Отражение в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов нарушает порядок, установленный п. 4 ст. 283 НК РФ (см. Постановление АС МО от 22.07.2016 по делу № А41-81431/2015).
Особые правила определены и для исчисления срока хранения первичных документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств. Этот срок нужно исчислять с момента завершения амортизации в налоговом учете. О данном нюансе сказано в Письме Минфина России от 12.02.2016 № 03‑03‑06/1/7604.
В части сроков хранения документов, необходимых для исчисления НДС, необходимо обратить внимание на Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981, которым внесены поправки среди прочего в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137[1]. В частности, Правила заполнения счета-фактуры дополнены новым п. 11, в котором приведен перечень документов, которые должны храниться в течение четырех лет, а именно:
– документы, используемые в посреднических операциях и операциях, осуществляемых экспедитором, застройщиком (заказчиком, выполняющим функции застройщика);
– таможенные декларации (или их копии), платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, – в отношении товаров, ввезенных в РФ;
– заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (или их копии) – в отношении товаров, импортируемых с территории государства – члена Евразийского экономического союза;
– заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
– документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии;
– первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления НДС;
– первичные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, – бухгалтерская справка-расчет для восстановления НДС.
Обратите внимание
Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов (см. Письмо Минфина России от 23.03.2016 № 03‑02‑08/16273). При этом Налоговый кодекс не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (см. Письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03‑02‑07/1-202).
[1] «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
Источник: Журнал «Акты и комментарии для бухгалтера»
