Меню

Актуально








Рубрикатор

Сервера и комплектующие в наличии


ВЕЧЕРНИЕ КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ЮРИСТОВ (1-5 мес.)


Публикация

18 Ноября 2019Работникам готовят электронное будущее


М. Е. Смолева

эксперт журнала «Руководитель автономного учреждения»

Уже в ближайшее время кадровый документооборот начнет перемещаться в цифровую плоскость: заключать трудовые договоры и вести трудовые книжки организации (в том числе и учреждения) станут в электронном виде. Такое будущее готовят законодатели, разработавшие целый пакет соответствующих законопроектов. В каких случаях переходить на электронный документооборот и обязательно ли это делать?

Внедрить электронную трудовую книжку и создать для работодателей правовые условия для ведения электронного кадрового документооборота (в том числе для заключения, изменения, расторжения и хранения электронных трудовых договоров) – эти задачи поставлены федеральным проектом «Нормативное регулирование цифровой среды»[1], входящим в состав нацпрограммы «Цифровая экономика Российской Федерации». В качестве одного из сроков реализации задач заявлено «до 31.12.2020».

Эта же дата, указывающая на окончание подготовительного периода, фигурирует в некоторых разработанных законопроектах. Четыре из них в июне – июле текущего года внесены в Государственную думу, но пока не прошли ни одного чтения. Еще один опубликован на федеральном портале regulation.gov.ru (ID проекта – 02/04/02-19/00088427). Расскажем об основных готовящихся новшествах.

Электронные трудовые книжки

Переходу от бумажных трудовых книжек в цифровой формат посвящены три законопроекта. В первом (внесен в Госдуму под номером 748684-7) описывается сам механизм внедрения и использования электронной книжки, которая станет называться сведениями о трудовой деятельности.

Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) это будет основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которую работодатель должен подавать в информационную систему ПФ РФ. Сюда относятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания для расторжения трудового договора. То есть характер сведений, вносимых сейчас в бумажную трудовую книжку, не поменяется в дальнейшем. В электронном виде не потребуется хранить и передавать лишь записи об образовании сотрудника и полученных им поощрениях.

Форму представления работодателем в информационную систему сведений о трудовой деятельности утвердит ПФ РФ по согласованию с Минтрудом.

Перейти на электронные трудовые книжки предполагается 01.01.2021. Потом бумажные книжки останутся только у работников, которые до названной даты подадут работодателю соответствующее письменное заявление. Тем, кто этого не сделает, бумажные книжки будут выданы на руки, а работодатель освободится от ответственности за их хранение. Для работников, впервые трудоустроившихся после 01.01.2021, бумажная трудовая книжка и вовсе не будет заводиться – все планируется оформлять в электронном виде.

Как же сотрудник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности? Для этого ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) предусматривает несколько способов.

Один из них – обратиться к работодателю по последнему месту работы и получить информацию за период работы у него. Для этого сотрудник должен будет подать заявление в бумажном или электронном виде и указать, в какой форме работодателю нужно направить сведения – на бумажном носителе, заверив последние надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Форму сведений, предоставляемых работнику из информационно системы ПФ РФ, утвердит Минтруд по согласованию с ПФ РФ.

В связи с этим для организаций планируется установить новую обязанность – предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности. В период его работы это нужно будет сделать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении – в день расторжения трудового договора.

Возможны и другие варианты получения сведений:

– в МФЦ информацию планируется выдавать на бумажном носителе, заверяя ее надлежащим образом;

– в ПФ РФ заверенные сведения предоставят на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

– через портал госуслуг сведения можно будет получить в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Предполагается, что поправки, предложенные законопроектом, вступят в силу 01.01.2020 и у работодателей будет год, чтобы подготовиться к изменениям. За это время понадобится сделать следующее:

1) принять или скорректировать локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) внести изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;

3) обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;

4) письменно уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки, а также о праве работника выбирать между бумажной и электронной книжкой и последствиях выбора (данное право реализуется путем подачи работодателю заявления о том, что ему следует вести бумажную трудовую книжку).

Обязательной может стать передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой.

Впрочем, несмотря на то, что организациям планируют дать год на перестройку своих внутренних процессов, времени на выстраивание в новом формате взаимодействия с ПФ РФ не будет. Обязанность подавать в его информационную систему сведения о трудовой деятельности работников возникнет у работодателей уже 01.01.2020 – об этом говорится во втором законопроекте, внесенном в Госдуму под номером 748744-7. Индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах (в том числе реквизиты документов работодателя, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений).

Подавать сведения надо будет ежемесячно – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 01.01.2021 добавится еще одно требование. При приеме на работу или увольнении сотрудника сведения о нем придется подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа-основания (дополнительный п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в редакции проекта № 748744-7).

Если численность работников за предшествующий отчетный месяц составит или превысит 25 человек, работодатель должен будет представить сведения в форме электронного документа и заверить их усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации, где работает менее 25 человек, смогут подавать сведения либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.

Предполагается, что ПФ РФ проконтролирует данный процесс: ведомство собираются наделить полномочиями по передаче информации о нарушениях в Роструд, а тот, в свою очередь, сможет привлекать нарушителей к административной ответственности. Как сказано в третьем законопроекте (№ 748758-7), ст. 5.27 КоАП РФ планируется дополнить ч. 1.1. Согласно ей должностных лиц работодателя станут привлекать к ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности либо представление неполных и (или) недостоверных сведений. При этом под неоднократным проступком понимается совершение работодателем названных действий два и более раза в течение года.

Если до конца 2019 года пакет законопроектов будет принят, к ответственности начнут привлекать с 01.01.2020.

Электронные трудовые договоры

Законодатели также хотят разрешить заключать трудовые договоры в электронной форме – проект, внесенный в Госдуму под номером 736455-7, предлагает соответствующие изменения ст. 67 ТК РФ. Согласно им трудовой договор будет считаться заключенным в том числе при обмене сторонами, использующими электронные либо другие технические средства, документами или иной информацией, которые содержат согласованные сторонами условия трудового договора, отвечающие требованиям ТК РФ.

Планируется, что поправки вступят в силу уже 01.10.2019 – одновременно с нормами Федерального закона от 18.03.2019 № 34-ФЗ, внесшего в ГК РФ положения о цифровых правах и сделках, совершаемых с помощью электронных средств. Законодатели объясняют это тем, что развитие электронных форм передачи информации в рамках цифровизации экономики затрагивает не только гражданско-правовые отношения, но и трудовые.

В связи с этим ТК РФ предлагается дополнить новыми ст. 15.1 – 15.3 (в редакции проекта № 736455-7), устанавливающими правила о юридически значимых сообщениях. В частности, заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования и иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора можно будет передавать как в личном присутствии сторон (ознакомление под подпись), так и путем направления документа по почте либо с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения. Юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением трудовых отношений, повлекут юридические последствия для получателя сообщения с момента его доставки.

Важно, что электронная форма юридически значимого сообщения будет приравнена к письменной. В статье 15.1 ТК РФ (в редакции проекта № 736455-7) отмечается: везде, где требуется письменная форма, допускается использование электронной. Составить и доставить электронное сообщение можно будет и тогда, когда для ознакомления с ним работник должен присутствовать лично и поставить свою подпись.

Таким образом, цифровой формат работодатели смогут использовать не только при заключении трудового договора, но и при взаимодействии с работником в рамках такого договора. При этом работник сможет отказаться от обмена электронными юридически значимыми сообщениями (если условие об обмене ими содержится в трудовом договоре или локальном нормативном акте) в любой момент после заключения трудового договора. Отказ не повлияет на действительность остальных положений такого договора и не сможет стать основанием для его расторжения по инициативе работодателя.

Электронный кадровый документооборот

Наконец, законодатели планируют провести с 01.01.2020 по 31.12.2020 эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота без его дублирования на бумажном носителе. Соответствующий законопроект[2] пока не внесен в Госдуму – он размещен на федеральном портале regulation.gov.ru (ID проекта – 02/04/02-19/00088427).

По сути, данный проект предлагает отработать те же механизмы, что и предыдущий законопроект № 736455-7. Но у эксперимента есть существенные отличия.

Во-первых, участвовать в нем будут лишь отдельные работодатели – их перечень должно утвердить Правительство РФ. Хотя согласие на участие требуется и от работодателей, и от их работников (последние смогут отказаться от участия в эксперименте, письменно уведомив об этом своего работодателя).

Во-вторых, кадровый документооборот станет вестись только в электронном виде – дублировать его на бумаге не предполагается. При этом работодатели должны будут обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков архивного хранения.

Как сказано в ч. 3 ст. 2 законопроекта, работодатели самостоятельно определят виды документов, оформляемых в электронном виде. О том, по каким направлениям можно вести такую работу, дают представление результаты первого эксперимента (проводился в течение полугода на основании Приказа Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194[3]). Например, это может быть:

  • оформление приема на работу, заключение трудового договора, подписание приказа о приеме на работу;

  • расторжение трудового договора по инициативе работника, согласование заявления об увольнении, подписание приказа об увольнении;

  • ознакомление работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

  • извещение работников о составных частях зарплаты;

  • учет планового и фактически отработанного времени;

  • обмен электронными больничными и расчеты по ним;

  • ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

  • оформление служебных командировок;

  • получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и праздники.

Планируется, что организации будут вести электронные документы в своих информационных системах либо использовать сервис информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России». В первом случае потребуются усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя и работника, причем расходы на приобретение электронной подписи работника понесет работодатель. Во втором случае работодателю тоже понадобится усиленная электронная подпись, а вот работнику будет достаточно простой электронной подписи, подтвержденной в ЕСИА. Все это касается заключения или изменения трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности. В остальных же случаях электронные документы, требующие подписания со стороны работодателя, должны заверяться его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Заключение

Если рассмотренные проекты в течение 2019 года станут законами, работодателям (в том числе учреждениям) придется переводить кадровые документы в цифровой формат. Обязательным требованием может стать передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности работников – планируется, что оно начнет действовать уже 01.01.2020. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой. Правда, в отношении трудовых книжек это послабление будет временным – с 01.01.2021 электронный формат все равно станет основным. Но остальные документы можно будет формировать и хранить в любом виде – законодатели планируют лишь создать правовые условия для «цифровизации» трудовых отношений.


[1] См. Паспорт федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды», утв. президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 28.05.2019 № 9).

[2] «О проведении эксперимента по ведению электронных документов, связанных с работой, предусмотренных трудовым законодательством, у отдельных работодателей».

[3] «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».

Источник: Журнал «Руководитель автономного учреждения»



Последние публикации

24 Марта 2020

Минфин разъяснил нюансы получения вычетов при покупке недвижимости

При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).

Работа без "зарплатного карантина": выплаты в условиях коронавируса

В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.

Максимальная продолжительность проверок юрлица с филиалами: 60 дней на все или каждую из них?

Согласно закону срок проведения как документарной, так и выездной проверки не может превышать 20 рабочих дней. В случае, когда юридическое лицо осуществляет деятельность на территории нескольких регионов, продолжительность любой из этих проверок определяется отдельно для каждого его филиала, представительства или обособленного структурного подразделения. При этом, как установлено, общий срок проведения проверки не может быть более 60 рабочих дней. Мнения судов по поводу того, какой срок здесь имеется в виду: всех проверок в отношении юридического лица и его филиалов и подразделений, или проверки каждого из них, расходятся, и это явно иллюстрирует одно из рассмотренных недавно Верховным Судом Российской Федерации дел.

18 Марта 2020

Выплаты врачам в рамках госпрограммы «Земский доктор»

В качестве социальной гарантии медицинским работникам выступают компенсации за работу в сельской местности. На каких условиях осуществляются такие выплаты и подлежат ли они обложению НДФЛ, расскажем в статье.

День общероссийского голосования: нюансы оплаты труда работников

11 марта Госдума приняла в третьем, окончательном, чтении Закон РФ о поправке к Конституции Российской Федерации "О совершенствовании регулирования отдельных вопросов организации и функционирования публичной власти". Напомним, законом предусмотрено внесение точечных корректировок в отдельные статьи глав 3-8 Основного закона государства, касающихся установления дополнительных социальных гарантий, расширения полномочий органов публичной власти, уточнения порядка формирования Правительства РФ и т. д.



ТОП статьи

Конфигуратор сервера hp proliant hpe dell с ценами

Продажа серверного и сетевого оборудования

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ


Налоговые новости

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Скорректированы перечни продуктов, облагаемых НДС по ставке 10%

Минтруд России разъяснил, как в СЗВ-ТД заполнить сведения о присвоении новой профессии

Минтруд России рассказал, когда начнется назначение новой ежемесячной выплаты на детей в возрасте от 3 до 7 лет

16 Марта 2020

Выплаты земским врачам и учителям освободят от НДФЛ

Суд: неоплата командировочных расходов не является основанием для приостановления работы

Уточнен порядок исправления ошибок в бухотчетности

Госдума рассказала, как вернуть деньги за сорвавшуюся из-за коронавируса турпоездку

Для педагогов и медиков вновь предлагают установить повышенный размер минимальной зарплаты

читать все Новости