15 Ноября 2016Проверка расчетов с контрагентами

Т. Сильвестрова
главный редактор журнала «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений»

Государственные (муниципальные) учреждения в рамках реализации возложенных на них учредителем целей и задач заключают с контрагентами контракты (договоры), в рамках которых совершаются расчеты. При проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения контролеры обращают внимание на соблюдение учреждением законодательных норм при ведении расчетов с контрагентами. В рамках статьи рассмотрим основные вопросы проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, этапы такой проверки и основные нарушения, которые наиболее часто выявляются по итогам проведения контрольных мероприятий.

Предмет проверки

– правовое основание заключения контрактов, договоров в силу норм федеральных законов от 05.04.2013 № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе), от 18.07.2011 № 223‑ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон о закупках товаров, работ, услуг), ГК РФ и требований других законодательных актов;

– заключение контрактов в пределах выделенных на текущий финансовый год лимитов бюджетных обязательств (применяется в отношении получателей бюджетных средств^[1]);

– наличие в контрактах авансовых платежей в размере, установленном постановлением, утвердившим меры по реализации федерального закона о федеральном бюджете (применяется в отношении федеральных государственных (муниципальных) учреждений^[2]);

– достоверность и законность совершения расчетно-платежных операций;

– организация первичного учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками;

– наличие фактов перечисления авансовых платежей, не преду­смотренных условиями заключенных договоров (контрактов);

– полное и своевременное отражение дебиторской (кредиторской) задолженности в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности, причины образования;

– проведение инвентаризаций с контрагентами, подтверждение образовавшейся задолженности актами сверок;

– выявление случаев необоснованного списания дебиторской и погашения кредиторской задолженности;

– меры, принимаемые к взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, наличие актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.

Перечень документов, подлежащих проверке

Расчеты с контрагентами ведутся с применением счетов:

– 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»;

– 0 206 00 «Расчеты по выданным авансам»;

– 0 304 00 000 «Расчеты с кредиторами»;

– 0 306 00 000 «Расчеты по выплате наличных денег».

При проверке расчетов с контрагентами запрашиваются:

• формы годовой отчетности;

• журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

• журнал операций расчетов с дебиторами и кредиторами;

• контракты (договоры) поставки товаров, выполнения работ, возмездного оказания услуг;

• счета, счета-фактуры;

• акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные на поставку товаров;

• акты инвентаризации (сверок) расчетов.

Основные этапы проверки

Каждый ревизор в силу своих профессиональных знаний, опыта работы, индивидуальных личностных качеств вырабатывает особый порядок действий, который применяет при проведении проверок в учреждении. Однако в зависимости от объекта проверки и перечня вопросов, рассматриваемых в ходе проверки, последовательность действий может варьироваться. Среди всех проводимых проверяющими контрольных процедур можно выделить несколько основных этапов:

1. Определение особенностей организации деятельности учреждения (специфики отрасли, в которой осуществляет свою деятельность учреждение, особенностей движения финансовых потоков, видов деятельности, осуществляемых учреждением, взаимодействия учреждения и органа исполнительной власти, выполняющего функции учредителя, и др.).

Приходя с проверкой, контролеры знакомятся с уставом учреждения, учетной политикой и внутренними локальными актами учреждения, имеющими отношение к вопросам проведения проверки, изучают законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого учреждения, и, составив общее представление о деятельности учреждения и особенностях его функционирования, финансирования, приступают непосредственно к вопросам проверки.

2. Изучение результатов инвентаризации расчетов, которую проводило проверяемое учреждение. Напомним, что перед составлением годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности проведение инвентаризации, включая инвентаризацию расчетов, обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Для этого контролерами запрашиваются, а работниками проверяемого учреждения предоставляются инвентаризационные описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) с приложением к ним актов сверок расчетов, актов о результатах инвентаризации (ф. 0504835). На основании представленных документов ревизор выясняет, проводилась ли инвентаризация перед составлением годовых отчетных форм, каковы ее результаты, приведены ли в соответствие фактические данные и показатели бухгалтерского (бюджетного) учета (в случае выявленного по итогам проведенной инвентаризации несоответствия данных учета и сведений, представленных контрагентом, подтвержденных документально).

3. Анализ контрактов (договоров), заключенных учреждением в проверяемом периоде. Как мы уже отмечали, закупки товаров, работ, услуг осуществляются государственными (муниципальными) учреждениями в соответствии с нормами Закона о контрактной системе, Закона о закупках товаров, работ, услуг, положением о закупках товаров, работ, услуг (разрабатывается и размещается на официальном сайте – www.zakupki.gov.ru – автономными учреждениями), ГК РФ. Как правило, в ходе проверок расчетов с контрагентами контролеры подробно не анализируют соблюдение работниками проверяемого учреждения норм названных законов при заключении контрактов (договоров) (обычно это предмет отдельной проверки). В большей степени проверяющих интересует, применялись ли конкурентные способы определения поставщика в случаях, когда это установлено данными законами, был ли применен правильный способ определения исполнителя контракта. Одновременно обращается внимание на установленный в контракте (договоре) размер аванса (он должен быть в пределах, установленных законодательными актами).

4. Проверка журналов операций (в частности, журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками). При этом обращается внимание:

– на соблюдение учреждением методологии учета отражении расчетов с контрагентами (при принятии к учету первичных учетных документов представленных контрагентом, бухгалтерских справок, счетов на оплату);

– на наличие в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, приложенных к журналу операций, всех обязательных реквизитов (перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов приведен в п. 9 Закона о бухгалтерском учете^[3], п. 7 Инструкции № 157н^[4]);

– на своевременность принятия к учету первичных учетных документов (п. 11 Инструкции № 157н);

– на достоверность (полноту и точность) фактов оприходования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принятия к учету работ, услуг;

– на соблюдение графика документооборота;

– на полноту и точность регистрации документа в учетных регистрах;

– на организацию хранения документов и организации доступа к первичной учетной документации;

– на правильность оформления журналов операций (наличие всех необходимых данных на обложке журнала операций, подшивку первичных учетных документов в хронологичном порядке и т. п.). Напомним, что согласно п. 11 Инструкции № 157н по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются наименование субъекта учета, наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств, – название и порядковый номер папки (дела), период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа), наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера, количество листов в папке (деле);

– на своевременность отражения в учете расчетных обязательств. Ревизоры сверяют данные первичных приходных документов с контрактами (договорами) на поставку, заключенными с тем или иным поставщиком, анализируют наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур или отражение операций в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо карточке учета средств и расчетов.

5. Выявление причин возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Ему уделяется особое внимание. Наличие дебиторской и (или) кредиторской задолженности на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета нежелательно, поскольку обычно это свидетельствует о неэффективном принятии решений руководителем учреждения. В отношении бюджетных и автономных учреждений устанавливается предельно допустимое значение просроченной кредиторской задолженности, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем учреждения (Приказ МЧС РФ от 06.12.2010 № 626^[5], Приказ Минобороны РФ от 29.08.2011 № 1475^[6], Приказ Департамента культуры г. Москвы от 08.07.2013 № 452^[7]). Поэтому со стороны учредителя (органа исполнительной власти, выполняющего функции учредителя) проводится особый контроль в отношении наличия у учреждения кредиторской и (или) дебиторской задолженности, ее размера, принятых мер по устранению (погашению) такой задолженности, причин просрочки и т. п. Государственные (муниципальные) учреждения, составляя отчетные бухгалтерские формы, отражают в них подробную аналитическую информацию о наличии задолженности. При этом указываются размер задолженности, дата возникновения, причина возникновения задолженности, дата просрочки задолженности, меры, принятые учреждением для погашения задолженности, контрагент, в расчетах с которыми возникла такая задолженность, и др.

Отобразим классификацию проверок расчетов с контрагентами.

Виды проверок

Как правило, контролеры проводят плановые проверки. Внеплановые проверки осуществляются только при наличии у контрольного органа информации о нарушении норм законодательства РФ. При проведении проверки (плановой) применяется метод случайной выборки документов. Обычно этого бывает достаточно для обнаружения типичных ошибок, совершаемых в учреждении. По желанию ревизора и при наличии у него достаточного времени для проведения проверки документы в проверяемом периоде могут рассматриваться сплошным методом. Если ревизор дотошен, он может применить сплошной метод проверки документов. Однако чаще всего такой метод проверки документов у проверяемого юридического лица применяется при проведении внеплановой проверки на основании имеющейся информации о возможных нарушениях законодательства РФ со стороны учреждения.

Документы, которые были отобраны для проверки, просматриваются полистно. По результатам просмотра документов выявляется общий уровень соблюдения норм законодательства РФ по данному участку. Выявленные нарушения отражаются в акте проверки. Информация по тем операциям, по которым документы отсутствуют либо оформлены с нарушением норм законодательства РФ, отражается в акте проверки.

В случае возникновения сомнения в подлинности документов рекомендуется провести встречные проверки у поставщиков товаров (работ, услуг) в части сверки учетных данных потребителя (заказчика) и поставщика товаров (работ, услуг).

Типовые нарушения расчетов с контрагентами

Выделим основные ошибки и нарушения, которые обнаруживаются по результатам проверок государственных (муниципальных) учреждений.

Нарушение в части установления размера авансовых платежей. В 2016 году федеральные бюджетные и автономные учреждения в контрактах обязаны предусматривать такие же размеры авансовых платежей, какие установлены в п. 36 Постановления Правительства РФ от 28.12.2015 № 1456. Названное требование установлено в п. 36(1) данного постановления. В Письме Мин­экономразвития РФ от 05.07.2016 № Д28и-1765 разъяснено, что требования п. 36(1) касаются закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых за счет средств федерального бюджета (полагаем, что имеются в виду средства субсидий). До 2016 года подобных правил в отношении федеральных бюджетных и автономных учреждений установлено не было. Требование о соблюдение размеров авансовых платежей в контрактах касалось только получателей средств бюджета.

Таким образом, превышение установленных законодательством РФ размеров авансовых платежей, выявленное в ходе проверки, является нарушением.

Превышение предельного размера расчетов наличными деньгами. Исходя из п. 6 Указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073‑У расчеты наличными денежными средствами в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Аналогичный размер установлен по расчетам, производимым в иностранной валюте (эквивалентно 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов).

Иными словами, расчеты с контрагентами наличными денежными средствами должны проводиться в установленном поименованным п. 6 размере. Превышение обозначенного размера классифицируется контрольным органом как нарушение законодательства РФ о кассовых операциях.

Нецелевое использование бюджетных средств. Согласно ст. 306.4 БК РФ таковым признаются направление средств бюджета бюджетной системы РФ и оплата денежных обязательств в целях, не соответствующих полностью или частично целям, определенным законом (решением) о бюджете, сводной бюджетной росписью, бюджетной росписью, бюджетной сметой, договором (соглашением) либо иным документом, являющимся правовым основанием предоставления указанных средств. Заметим, что данное понятие и, соответственно, вид нарушений применяются только к получателям средств бюджета.

Минфин в своем Письме от 29.04.2016 № 02‑03‑06/25186 разъяснил, что понятие «нецелевое использование бюджетных средств» установлено в ст. 306.4 БК РФ и ст. 15.14 КоАП РФ и не относится к использованию средств субсидии на выполнение государственного задания. Условия предоставления бюджетному учреждению субсидии на выполнение государственного задания в соответствии с положениями ст. 78.1 БК РФ за счет средств бюджета субъекта РФ (включая определение условий и целей предоставления субсидии) устанавливаются нормативным правовым актом высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ, в соответствии с которым условия, включая цели предоставления субсидии, а также порядок ее предоставления, могут устанавливаться соглашением о предоставлении указанной субсидии (далее – соглашение).

Использование учреждением средств субсидии на выполнение государственного задания не в соответствии с условиями и целями ее предоставления, установленными соглашением, может повлечь наступление для учреждения ответственности, определенной соглашением.

Указание в контракте какого‑либо источника финансирования также не является признаком нецелевого использования бюджетных средств (Письмо Минфина РФ от 25.03.2016 № 02‑10‑08/16996).

Отсутствие документального подтверждения расходов. Расходы учреждения, не подтвержденные документально либо совершенные без наличия правовых оснований для их осуществления, являются нецелевым использованием бюджетных средств. В качестве примера приведем прецедент, который был рассмотрен в Постановлении ФАС ВСО от 31.03.2011 № А74-2329/2010. В акте проверки контрольного органа было отмечено, что учреждением за счет средств бюджета совершались расходы по подложным документам. При рассмотрении совершенного правонарушения суд встал на сторону контрольного органа.

Нарушения в части списания с учета дебиторской (кредиторской) задолженности. Списание с балансового учета названной задолженности осуществляется на основании решений комиссии. Списание сумм задолженности с забалансового учета производится в случае ее признания безнадежной к взысканию^[8] (например, при наличии документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных ситуациях, предусмотренных законодательством РФ), подтверждения факта невостребованности задолженности кредитором.

Случаи признания задолженности по платежам в бюджет безнадежной к взысканию, а также нормы, регулирующие ее списание (восстановление), установлены ст. 47.2 БК РФ. В иных случаях безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, пре­дусмотренном Федеральным законом от 02.10.2007 № 229‑ФЗ «Об исполнительном производстве», при возврате взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина РФ от 31.07.2013 № 03‑03‑06/4/30650):

– невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках либо иных кредитных организациях;

– у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

В соответствии с ГК РФ безнадежными (нереальными к взысканию) признаются долги (суммы дебиторской и кредиторской задолженности), по которым:

– истек установленный срок исковой давности (ст. 196);

– обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416);

– обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417);

– обязательство прекращено смертью должника (ст. 418);

– обязательство прекращено ликвидацией организации (ст. 419).

При наступлении обстоятельств, подтверждающих невозможность погашения дебитором сумм задолженности (смерть дебитора, ликвидация (банкротство) дебитора), комиссия по поступлению и выбытию активов готовит следующий пакет документов, на основании которых списываются суммы дебиторской задолженности:

– документы, подтверждающие невозможность взыскания задолженности (документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора, судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности, справка о смерти дебитора и др.);

– приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности.

Когда дебиторская задолженность неплатежеспособных дебиторов списывается со счетов бюджетного учета в связи с истечением срока исковой давности, списание оформляется:

– актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

– инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами (ф. 0504089);

– решением инвентаризационной комиссии;

– приказом (распоряжением) руководителя учреждения о списании суммы дебиторской задолженности.

Списанная с балансового учета задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается на забалансовом счете 04. Согласно законодательству РФ учет указанной задолженности осуществляется в течение срока возможного возобновления процедуры ее взыскания (общий срок взыскания задолженности составляет три года), в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) обязательства иным не противоречащим законодательству РФ способом (п. 339 Инструкции № 157н).

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета с одновременным отражением на балансе.

Списание задолженности, не востребованной кредиторами, производится на основании проведенной в учреждении инвентаризации. По ее итогам оформляются:

– акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

– инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами (ф. 0504089);

– решение инвентаризационной комиссии;

– приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании задолженности, не востребованной кредитором.

При наличии обстоятельств, свидетельствующих о невозможности погашения задолженности учреждением (смерть кредитора – физического лица, ликвидация кредитора – юридического лица), на основании документов, подтверждающих данные обстоятельства, руководитель учреждения издает приказ (распоряжение) о списании задолженности.

Списанные со счета бюджетного учета суммы кредиторской задолженности отражаются на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». Они учитываются на этом счете в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для казенных учреждений главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета) (п. 371 Инструкции № 157н).

Списание с бюджетного (балансового) и забалансового учета сумм задолженности (дебиторской, кредиторской) без наличия на то оснований является нарушением как методологии учета, так и норм ГК РФ, других законодательных актов. К нарушителям применятся административная ответственность.

Несвоевременность отражения расчетных обязательств в учете. Субъект учета формирует первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции (ст. 9 Инструкции № 157н). Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов (п. 11 Инструкции № 157н).

В результате проверки полноты и точности отражения данных первичных документов в регистрах бюджетного (бухгалтерского) учета могут быть выявлены следующие нарушения:

– первичные учетные документы несвоевременно приняты к учету;

– первичные учетные документы отсутствуют;

– первичные документы были приняты к учету несколько раз.

* * *

^[1] Согласно ч. 2 ст. 72 БК РФ государственные (муниципальные) контракты заключаются в соответствии с планом-графиком закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, сформированным и утвержденным в установленном законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд порядке, и оплачиваются в пределах лимитов бюджетных обязательств, за исключением случаев, установленных п. 3 ст. 72 БК РФ.

^[2] Напомним, что в силу норм п. 36(1) Постановления Правительства РФ от 28.12.2015 № 1456 в 2016 году бюджетные и автономные учреждения должны в заключаемых контрактах, оплата по которым производится за счет сумм субсидий, предусматривать авансовые платежи в размере, установленном для получателей бюджетных средств.

^[3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

^[4] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

^[5] Приказом утвержден Порядок определения предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности федерального бюджетного учреждения, находящегося в ведении МЧС России, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем федерального бюджетного учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ.

^[6] Приказом утвержден Порядок определения предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Минобороны РФ, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем федерального бюджетного учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ.

^[7] Приказом утвержден размер предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности государственного бюджетного и автономного учреждений г. Москвы, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем учреждения по инициативе работодателя.

^[8] См. Письмо Минфина РФ от 30.06.2016 № 02‑07‑05/38450.