14 Сентября 2015Правила ведения и хранения трудовых книжек

Р. В. Немирович
эксперт журнала «Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера»

Комментарий к Письму ФНС РФ от 23.06.2015 № ГД-4-3-10833@

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек^[1]).

В силу ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек организация-работодатель ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

При этом если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Сотруднику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Поэтому работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 8, 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Специалисты налоговой службы в комментируемом Письме от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@ отметили, что операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров в силу п. 1 ст. 39 НК РФ и, соответственно, объектом обложения НДС. Данное мнение отражено и в письмах Минфина РФ от 26.09.2007 № 07‑05‑06/242 (п. 2), от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199.

Кроме того, владельцем трудовой книжки и вкладышей в нее является работник, поэтому при выдаче трудовой книжки право собственности на нее переходит от организации к работнику. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Отметим, что предъявленные при приобретении трудовых книжек суммы НДС организация вправе принять к вычету в общем порядке после принятия их к учету при наличии счета-фактуры (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). А при выдаче работникам трудовых книжек организация должна начислить НДС на их стоимость (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 168 НК РФ). При этом база по НДС в рассматриваемом случае будет равна покупной стоимости выданного бланка за вычетом суммы НДС, предъявленной продавцом бланков (п. 1 ст. 154 НК РФ). Налогообложение производится по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ). В данном случае организации следует в установленном порядке оформить соответствующий счет-фактуру (п. 3 ст. 168, пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Обратите внимание

При неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Что касается вопроса налогообложения дохода, полученного от реализации трудовых книжек, налоговики также считают необходимым включать его в базу при исчислении налога на прибыль. Поскольку перечень доходов, которые не учитываются при определении базы по налогу на прибыль (ст. 251 НК РФ), является исчерпывающим. А доходы, полученные от работника за передачу ему бланка трудовой книжки или вкладышей, в этот перечень не входят. Причем стоимость трудовой книжки организации должны включать также в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как того требует ст. 252 НК РФ. Поэтому, если доходы в виде платы, взимаемой работодателем с работника за бланки трудовых книжек, не превышают расходы на приобретение данных бланков, то налогооблагаемой прибыли не возникает.

К сведению

В случае, когда организация оформляет работнику трудовую книжку бесплатно, то есть когда плата за выдачу трудовой книжки с работника не взимается, затраты на приобретение бланка трудовой книжки в состав расходов не включаются (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Однако рассмотренные вопросы являются спорными, поскольку из Письма Минфина РФ от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6-305 следует, что трудовые книжки приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек являются обязанностями работодателя в силу трудового законодательства. То есть использование бланка для оформления трудовой книжки работнику не является реализацией ему бланка трудовой книжки, поскольку в момент его заполнения такой бланк не может рассматриваться как товар. Не является оформление трудовой книжки и оказанием работнику услуг, поскольку оно производится в рамках исполнения обязанностей работодателя.

Кроме того, в Постановлении ФАС СЗО от 02.03.2007 № А56-44214/2006 суд указал, что, взимая плату со своего работника за выдаваемую ему трудовую книжку в сумме, соответствующей той, за которую трудовая книжка была приобретена, организация фактически осуществляла возмещение затрат на ее приобретение, что не являлось реализацией товаров.

Но хотим отметить: поскольку размер платы, взимаемой с работника за выдачу трудовой книжки, равен стоимости ее приобретения, налогооблагаемая прибыль по данной операции не возникает. Также не возникнет и НДС к уплате, если бланки трудовых книжек приобретены по стоимости, включающей НДС.

^[1] Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.