Меню

Актуально








Рубрикатор

Справочник


ВЕЧЕРНИЕ КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ЮРИСТОВ (1-5 мес.)


Публикация

20 Марта 2019Правила оформления и выдачи расчетных листков


Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

– о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);

– о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

– о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);

– об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

– бумажной;

– электронной.

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

– расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);

– карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

табельный номер

отработанные дни (часы)

составные части зарплаты

размер пособий по временной нетрудоспособности

компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат

размеры и основания произведенных удержаний

общая денежная сумма

Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14‑2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы. При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Учреждение

Подразделение/код/табельный номер

Ф. И. О.

Должность/профессия

Оклад (руб.)

Месяц/год

Рабочие дни

Рабочие часы (40‑часовая рабочая неделя)

Начислено

Период

Дни

Часы

Сумма (руб.)

Удержано

Период

Сумма (руб.)

Зарплата за отработанное время

НДФЛ

Пособие по нетрудоспособности

Ежемесячная премия

Доплата за работу в выходные (праздничные) дни

Выплата за стаж непрерывной работы

Всего начислено

Всего удержано

Выплачено

Дата

Сумма (руб.)

Аванс

Зарплата

Пособие по нетрудоспособности

Всего выплачено

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14‑1/ООГ-8459).

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При выдаче бумажного расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:

_________________________________________

(наименование учреждения)

Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

Подразделение учреждения

№ п/п

Дата выдачи расчетного листка

Ф. И. О. работника

Должность работника

Подпись

Ответственный за выдачу

расчетных листков ______________ ____________ _______________

должность                        подпись               расшифровка подписи

Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

В силу ст. 7 Федерального закона № 152‑ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

– при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;

– при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

* * *

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Источник: Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение"




Последние публикации

15 Июля 2019

Корректировка выручки прошлого года: последствия для исполнителя

Унитарное предприятие, работающее в сфере ЖКХ, в мае 2019 года скорректировало выручку от реализации прошлого года в сторону увеличения, покупателям выставлены корректировочные счета-фактуры. Нужно ли в такой ситуации сдать в налоговый орган уточненные декларации по налогу на прибыль за 2018 год? Как объяснить, почему данные деклараций по налогу на прибыль и НДС за I квартал 2019 года не совпадают?

Депутаты снизили налоговые ставки для широкого перечня видов бизнеса

В Курганской области приняли закон, стимулирующий создание новых производств. В частности, значительно расширены перечень категорий налогоплательщиков, применяющих пониженные ставки по упрощенной системе налогообложения (УСН). Правда, некоторые виды предпринимательской деятельности, включенные в перечень получателей льготы, вызвали недоумение у экспертов.

Законы июля коснутся оплаты ЖКХ, кредитов и защитят новоселов

С 1 июля в России меняются правила кредитования. Об этом говорится в Федеральном законе от 27 декабря 2018 г. N 554-ФЗ. Например, процентная ставка по договору потребительского кредита не сможет превышать 1 процента в день (сейчас 1,5 процента).

10 Июля 2019

Что изменилось в учете БСО, ценных подарков и сувенирной продукции с 2019 года?

С 2019 года в государственных (муниципальных) учреждениях изменились правила бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, ценных подарков и сувенирной продукции. Данные коррективы связаны с отражением указанных материальных ценностей по другим кодам КОСГУ и, соответственно, по другим счетам бухгалтерского учета. Вместе с тем некоторые положения Инструкции № 157н идут вразрез с новыми правилами, что вызывает вопросы у бухгалтеров. Ответы на некоторые из них дадим в статье с учетом разъяснений Минфина.

Только предприниматель без работников учтет взносы полностью

ИП на "доходной" УСН, не имеющий работников, вправе уменьшить налог на всю сумму страховых взносов за себя, уплаченных в отчетном (налоговом) периоде.



ТОП статьи

Продажа серверного и сетевого оборудования

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ

Какие изменения готовит Минфин в отношении НДС?


Налоговые новости

15 Июля 2019

Утверждена форма уведомления о порядке представления налоговой декларации по налогу на имущество организаций

Инспекция должна заплатить за опоздание с разблокировкой счета, даже если там были свободные деньги

ВС РФ: даже если УСНщик выставил счет-фактуру с НДС, он не может принять "входной" налог к вычету

Минтруд России планирует повысить величину прожиточного минимума

ФНС России разъяснила порядок заполнения декларации по налогу на прибыль при зачете налога, уплаченного за рубежом

03 Июля 2019

Суд: совместитель, проработав менее двух лет, может получить декретные по всем местам работы

Иностранная компания не платит НДС при передаче прав по лицензионному договору в электронной форме

В перечне дорогих машин указана другая комплектация - суд разрешил считать налог без коэффициента

"Дробление" бизнеса на взаимозависимые компании признается схемой получения необоснованной налоговой выгоды

Передачу товаров с истекающим сроком годности предлагается освободить от НДС

01 Июля 2019

Суд обязал ФСС возместить пособие по больничным с ошибками

Суд разрешил учесть в расходах компенсацию морального вреда за утрату трудоспособности

Минэкономразвития прокомментировало планы по контролю за расходами граждан

ФНС России рассказала, что нужно указывать в ККТ при проведении не облагаемых НДС операций

С 1 июля меняются правила вычетов НДС при "экспорте" услуг

читать все Новости