Меню

Актуально









Публикация

12 Августа 2015 Первичные документы для бухгалтерии: как собрать вовремя


Первичные документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников вовремя путем составления локального нормативного акта, а также условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами премирования.

В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства (налоговая инспекция, органы статистики, социального страхования и другие). Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов. В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов

Чтобы обеспечить поступление первичных документов в строго установленные сроки, необходимо выполнить ряд простых действий.

Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации. Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф.И.О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.

Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником. Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).

Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксировать необходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.

В-третьих, для исключения случаев "потерь" документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О. и должность.

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов

Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.

Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.

Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).

Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащий поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:

  • общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т.д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;
  • источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.

В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.

Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов "лишение премии" и "депремирование" по тем или иным показателям работы. Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников. При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»



Последние публикации

26 Апреля 2017

Новые формы индивидуального (персонифицированного) учета

Постановлением Правления ПФР № 3п утверждены новые формы индивидуального (персонифицированного) учета, а также формат их подачи в электронном виде. Что это за формы? Какие сведения в них указываются? В каких случаях и как они заполняются, представляются? Обо всем по порядку.

Исправить ошибку прошлого периода в текущем можно, только если у компании была в нем прибыль

Министерство финансов РФ в своем новом письме от 24.03.2017 № 03-03-06/1/17177 четко определило свою позицию об исправлении выявленных в прошлых периодах ошибок при исчислении базы по налогу на прибыль. Так, исправление такой ошибки прошлых периодов допустимо только, если в текущем периоде, когда нужна корректировка, компания – юридическое лицо получило прибыль.

Возвращенный обеспечительный платеж нельзя включить в доходы по налогу на прибыль

В недавнем своем письме от 24.03.2017 №03-03-07/17197 Министерство финансов РФ заключило, что возвращенный после исполнения обязательств по договору обеспечительный платеж компания не имеет право включать в состав своих доходов и учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Чиновники министерства пришли к выводу, что в данном случае у компании не возникает оснований для экономической выгоды.

25 Апреля 2017

Совместительство и совмещение: как оформить и оплатить?

Статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. При этом работник может выполнять другую работу в порядке совместительства или совмещать работу по другой должности. В чем их основное отличие? Трудовым законодательством не установлен минимальный размер доплат за выполнение дополнительной работы и работы в порядке совместительства – как определить доплату в разных случаях?

Предоставление стандартного вычета налогоплательщику, на обеспечении которого находится ребенок-инвалид

В комментируемом Письме Минфина РФ от 20.03.2017 № 03‑04‑06/15803 разъяснения даны о предоставлении стандартного вычета налогоплательщику, на обеспечении которого находится ребенок-инвалид.

Вечерние курсы повышения квалификации юристов (2- 5 мес.)

Май 2017

10 - 12 Мая Бухгалтерский учет, налоги и финансы стоматологической клиники в 2017 году Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

10 - 12 Мая Правовое регулирование деятельности организаций (учреждений) в области спорта Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

14 Мая - 16 Апреля Надзор и контроль в области охраны окружающей среды (государственный экологический надзор) Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

15 - 19 Мая Согласование, оформление, контроль исполнения отдельных видов договоров Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

15 - 19 Мая Современный государственный и муниципальный архив Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

16 - 19 Мая Бюджетный (бухгалтерский) учет и отчетность в организациях здравоохранения в 2017 году Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

16 - 19 Мая Юрист предприятия: инструменты правового обеспечения деятельности организации Алушта (Крым), ЦНТИ Прогресс

17 - 19 Мая Земельный кодекс : практика применения по состоянию на 2017 год Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс



ТОП статьи

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ

Какие изменения готовит Минфин в отношении НДС?

Готовимся к уплате страховых взносов по-новому в 2017 году



Налоговые новости

26 Апреля 2017

Минтруд России ответил на некоторые вопросы, касающиеся независимой оценки квалификации

Москвичам необходимо уплатить налог на имущество за 2015 год до конца апреля

Производителям медицинских изделий теперь придется сдавать статформу N 1-медизделия ежеквартально

ФНС сообщила, как в 6-НДФЛ отразить пособие по больничному, если день уплаты налога - выходной

Отчитаться о суммах, потраченных на сокращение профзаболеваний, юрлицо может по обновленной форме

Решение о возврате сумм излишне уплаченных страховых взносов за периоды, истекшие до 1 января 2017 года, может быть принято только после погашения имеющейся задолженности по страховым взносам

25 Апреля 2017

Шувалов: Налоговые изменения вступят в силу с 1 января 2019 года

Если переплата по налогу превышает недоимку, то штраф за его неуплату не придется платить

Росприроднадзором разъяснен порядок действий плательщиков в случае переплаты за негативное воздействие на окружающую среду

Минприроды России предлагает закрепить 3 варианта определения размера авансового платежа за негативное воздействие на окружающую среду

Стало понятно, какие листы организация обязана сдать в составе нулевого расчета по взносам

24 Апреля 2017

Затраты на сертификацию списываются единовременно в момент получения документов на оплату

Возмещение затрат на аренду машины в служебных целях не облагается НДФЛ

Штраф за первичную неоплату «Платона» может составить 10 тыс. рублей

Медведев утвердил комплекс мер по поддержке книжной торговли

читать все Новости