Меню

Актуально









Публикация

12 Августа 2015 Первичные документы для бухгалтерии: как собрать вовремя


Первичные документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников вовремя путем составления локального нормативного акта, а также условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами премирования.

В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства (налоговая инспекция, органы статистики, социального страхования и другие). Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов. В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов

Чтобы обеспечить поступление первичных документов в строго установленные сроки, необходимо выполнить ряд простых действий.

Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации. Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф.И.О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.

Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником. Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).

Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксировать необходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.

В-третьих, для исключения случаев "потерь" документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О. и должность.

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов

Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.

Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.

Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).

Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащий поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:

  • общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т.д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;
  • источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.

В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.

Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов "лишение премии" и "депремирование" по тем или иным показателям работы. Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников. При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»



Последние публикации

16 Октября 2017

Имущественные правоотношения супругов: проблемные положения Семейного кодекса РФ

Cемейный кодекс является одним из самых стабильных российских кодексов. Более чем за 21 год (кодекс действует с 1 марта 1996 года) в него было внесено всего 27 поправок, связанных, в частности, с изменениями гражданского законодательства. Так, например, после вступления в силу ч. IV ГК РФ, регулирующей правоотношения в сфере интеллектуальной собственности, кодекс был дополнен положением о том, что исключительное право на результат интеллектуальной деятельности, созданный одним из супругов, принадлежит этому супругу (п. 3 ст. 36 Семейного кодекса РФ).

Комментарий к Письму ФНС РФ от 11.08.2017 № СД-4-3/15906

По общему правилу, определенному п. 1 ст. 54 НК РФ, налогоплательщик, обнаружив ошибку в исчислении налогов, относящуюся к прошлому налоговому периоду, обязан исправить ее и сдать уточненную декларацию за этот период. Названной статьей также определены условия исправления ошибок прошлых периодов в периоде их обнаружения (то есть в текущем периоде).

ВС РФ: налоговики не могут скорректировать вычет по НДС при импорте товаров

Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации признала недействительным решение налоговой службы о доначислении НДС вследствие того, что цена ввезенного в Россию товара оказалась выше рыночного уровня. Соответственно, был завышен размер уплаченного на таможне НДС, а также сумма вычета по данному налогу.

12 Октября 2017

Новый регламент работы «зарплатных» комиссий

Письмом ФНС РФ от 25.07.2017 № ЕД-4-15/14490@ «О работе комиссии по легализации налоговой базы и базы по страховым взносам» была регламентирована деятельность по контролю за выплатой «теневой» заработной платы. При этом управлениям ФНС по субъектам РФ было дано указание довести данное письмо до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение. Из представленной статьи вы узнаете, в частности, как производится отбор кандидатов для приглашения на заседание такой комиссии и что делать при получении из инспекции информационного письма и уведомления о вызове налогоплательщика.

Командировки, суточные, страховые взносы

В Верховном суде очередной раз рассматривался вопрос об алгоритме обложения страховыми взносами «суточных», выплачиваемых при направлении работника в однодневную командировку (комментируемым Определением ВС РФ от 11.08.2017 № 310‑КГ17-10343 отказано в передаче кассационной жалобы отделения ФСС для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ). Кроме того, в названном деле анализировался вопрос о порядке обложения страховыми взносами суточных, выплачиваемых работникам в двойном размере (в случае, когда день возвращения работника из многодневной командировки совпадал с днем направления его в новую командировку).

Вечерние курсы повышения квалификации юристов (2- 5 мес.)

Октябрь 2017

20 Октября Встреча-семинар с судьей Арбитражного суда. Корпоративное право: актуальные вопросы судебной практики Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

23 - 26 Октября Главный бухгалтер: новое в бухгалтерском учете и налогообложении. Гражданско-правовые аспекты деятельности бухгалтера Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

23 - 27 Октября Договорная работа - правовое регулирование Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

24 - 27 Октября Изменения законодательства в сфере долевого строительства Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

25 - 28 Октября Договорные отношения в электроэнергетике Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

25 - 27 Октября Арбитражный процесс. Практика ведения судебных споров в свете реформы процессуального законодательства Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

30 Октября - 01 Ноября Организация работы административно-хозяйственной службы предприятия Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

30 Октября - 03 Ноября Корпоративное право: новеллы законодательства Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс



ТОП статьи

Учетная политика предприятия на 2017 год

Сдача электронной декларации по НДС 2017 онлайн через интернет

Бухгалтерия онлайн позволяет вести тестирование и подготовку отчетности бесплатно

1с электронная отчетность

 



Налоговые новости

16 Октября 2017

Санкционирование расходов федеральных бюджетных и автономных учреждений: новый порядок

У каждого автомобиля будет электронный паспорт

ФАС России назвала 5 самых распространенных нарушений при проведении закупок госкомпаниями

Правопреемник вправе списать убытки присоединенной компании только при наличии первичных документов

Минфин и ФНС сошлись в том, какой день считать датой получения годовой и квартальной премии для НДФЛ

13 Октября 2017

Деятельность по посадке и уходу за растениями подпадает под ПСН

Если ФСС России не принял к зачету суммы выплат страхователя, то на них должны быть начислены страховые взносы

Новые банкноты в 200 и 2000 рублей поступили в обращение

Страховщики могут не беспокоиться: при выплате страховки применять ККТ не нужно

ФНС России и ПФР согласовали порядок действий по возврату излишне уплаченных страховых взносов за периоды до 01.01.2017, поступивших после этой даты на КБК с главой "182"

12 Октября 2017

Новая редакция Инструкции 157н: важные уточнения по проведению инвентаризации

Суммы штрафов за возврат билетов транспортной организации могут быть учтены в расходах по налогу на прибыль

При продаже зарубежного имущества можно получить вычет по НДФЛ

Незаполненное поле идентификатора госконтракта в счете-фактуре не является поводом для отказа в принятии к вычету сумм НДС

Не исключено, что с 1 февраля социальные выплаты, пособия и компенсации будут проиндексированы на 3,2%

читать все Новости