Меню

Актуально








Рубрикатор

Справочник


Зарплата, Табель, Кадры!!! Скачай и Работай! 1838 рублей, включая 2НДФЛ, персучет


Публикация

12 Февраля 2018Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?


Как известно, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от продолжительности страхового стажа работника. Документом, подтверждающим страховой стаж, является трудовая книжка. Есть случаи, когда представители ФСС при проверке правильности начисления пособий отказывали работодателям в зачете расходов на социальное страхование по причине неподтверждения продолжительности страхового стажа, в частности по уволенным работникам. Правомерны ли такие претензии проверяющих и нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных работников – узнаете из статьи.

Перечень документов, которые должен представить страхователь для принятия территориальным органом ФСС решения о выделении средств на выплату страхового обеспечения, утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 04.12.2009 № 951н. Среди них:

  • письменное заявление страхователя;

  • справка-расчет[1];

  • копии подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию документов (для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам – листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с расчетом пособия).

Как видит читатель, среди документов, которые обязан представить страхователь в орган ФСС, трудовая книжка (ее копия) не поименована.

В то же время в соответствии с п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам[2] основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания РФ, периоды замещения других государственных должностей РФ, государственных должностей субъектов РФ, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе, является трудовая книжка установленного образца.

Мнение проверяющих

Непредставление страхователем на проверку трудовых книжек в подтверждение стажа работы является основанием для непринятия расходов на соцстрахование.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Таким образом, бухгалтеры предприятий при расчете суммы выплаты по больничному для определения продолжительности страхового стажа работников чаще всего пользуются сведениями из трудовой книжки. Неудивительно, что и представители ФСС при документарной выездной проверке просят предоставить им этот документ (его копию). А если у организации отсутствует трудовая книжка уволившегося сотрудника, не принимают к зачету расходы на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и привлекают плательщиков страховых взносов к ответственности.

Стоит отметить, что при обращении в суд организации, как правило, выигрывают дело – см., например, постановления АС ВСО от 05.07.2017 по делу № А19-20943/2016 (Определением ВС РФ от 08.11.2017 № 302‑КГ17-16190 оставлено без изменения), АС СЗО от 21.04.2016 по делу № А66-3360/2015 (Определением ВС РФ от 01.08.2016 № 307‑КГ16-8836 оставлено без изменения).

Мнение суда

Представление трудовых книжек уволенных на момент проверки работников для подтверждения их стажа законодательством не предусмотрено.

В частности, в названных судебных процессах арбитры, проанализировав Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[3], пришли к выводу, что законодательством не установлена обязанность работодателя изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников. На этом основании отказ в принятии расходов на социальное страхование только по причине отсутствия у страхователя трудовых книжек уволенных на момент проверки работников суды признали незаконным.

* * *

В законодательстве не обозначена обязанность работодателя изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников. В то же время считаем, что бухгалтерам и кадровикам полезно помнить о претензиях ФСС: возможно, все же стоит во избежание споров сохранять копии трудовых книжек увольняющихся сотрудников.


[1] Форма справки-расчета направлена Письмом ФСС РФ от 07.12.2016 № 02‑09‑11/
04‑03‑27029.

[2] Утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 № 91.

[3] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Источник: Журнал "Отдел кадров государственного учреждения"



Последние публикации

13 Декабря 2018

Указываем место работы в трудовом договоре правильно

Одним из обязательных условий трудового договора является место работы. При этом Трудовой кодекс не поясняет, как именно его следует указывать. На практике кто-то приводит наименование организации, кто-то вдобавок отражает ее местонахождение, то есть адрес. Как результат, часто возникают споры – между работником и работодателем, между работодателем и контролирующими органами. Как избежать ошибок? Давайте разбираться.

Публичное раскрытие показателей отчетности

После составления бухгалтерской отчетности учреждениям необходимо подготовить публичное раскрытие ее показателей. В частности, с 2018 года обязательные общие требования к минимальному составу и порядку представления таких сведений установлены в Федеральном стандарте бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности», утвержденном Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 260н.

Что меняется в налоговом и трудовом законодательстве с нового года?

Законодатели внесли ряд изменений и дополнений в налоговую систему и трудовое право. Одни поправки уже получили статус федерального закона, другие находятся на заключительной стадии принятия. Большинство начнет действовать 1 января 2019 года. Рассмотрим наиболее важные из них.

12 Декабря 2018

Переводим работника со срочного договора на бессрочный и наоборот

Постоянный перевод работника на другую должность применяется довольно часто, например, при повышении в должности, по медицинским показаниям. Вопросы возникают, когда с работником, которого хотят перевести, заключен срочный трудовой договор, а переводят его на бессрочный или работник трудится по трудовому договору на не­определенный срок, а теперь заключается срочный договор. Что делать в подобных ситуациях? Какие документы оформлять? Давайте разбираться.

Новая отчетность для представления сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ

Налоговой службой утвержден Приказ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, вступающий в силу с представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога за налоговый период 2018 года. В статье рассмотрим, по каким формам и в каком порядке будут представляться данные сведения и как их заполнять.



ТОП статьи

Сдача электронной налоговой отчетности через интернет в ФСС, ФНС, ИФНС, Пенсионный фонд, Росстат.






Налоговые новости

14 Декабря 2018

Няням и репетиторам разрешили не регистрироваться в качестве ИП до 2020 года

В Госдуму внесен на рассмотрение ряд поправок по НДФЛ, транспортному и земельному налогам

Расходы юрлица на прохождение сотрудниками медосмотров могут учитываться для целей налога на прибыль

Применение УСН не освобождает ИП от транспортного и земельного налогов

ФНС России предложены обновленные формы сообщений об обособленных подразделениях российской организации и форматы их представления в электронном виде

13 Декабря 2018

Мосгорсуд не дал работодателю сэкономить на выплатах при сокращении

ФНС России напоминает о законодательных изменениях с 1 января 2019 года в порядке налогообложения земельных участков

Уточнено, как заполнять расчет по взносам, если увольнение и выплаты вознаграждений приходятся на разные отчетные периоды

Лизинговое имущество учитывается в расчете стоимости основных средств для применения УСН

Уточнено, когда на основании уточненной декларации инспекторы могут провести повторную выездную проверку

К 1 января 2019 года необходимо обновить программное обеспечение ККТ

12 Декабря 2018

Минфин России напомнил о новой преференции по налогу на прибыль, которая будет применяться с 1 января 2019 года

Разъяснено, в какую инспекцию подать 3-НДФЛ гражданину иностранного государства, не являющимся резидентом РФ

Суд не поддержал компанию, уволившую сотрудника за несколько дней до сокращения должности

Скорректированы перечни кодов видов продовольственных товаров и товаров для детей, облагаемых НДС по ставке 10 процентов при ввозе в РФ

читать все Новости