Меню

Актуально








Рубрикатор

Справочник

Зарплата, Табель, Кадры!!! Скачай и Работай! 1838 рублей, включая 2НДФЛ, персучет


Публикация

26 Сентября 2017Хранение и уничтожение бухгалтерских и налоговых документов


Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Как в казенном учреждении организовать хранение документов?

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете[1]. При этом необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Для учреждений порядок обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила работы архивов).

Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015[2] до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

– Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение № 105);

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разд. 6 Положения № 105, в частности:

– первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2);

– сохранность первичных учетных документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передача их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения (п. 6.6).

В соответствии с п. 2.1 Правил № 526 документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют документальный фонд, создание которого осуществляется посредством:

– составления номенклатуры дел;

– формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по форме, утвержденной в приложении 8 к Правилам работы архивов.

После составления номенклатуру необходимо утвердить. При этом сначала она визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, потом направляется на согласование в соответствующее архивное учреждение, после чего утверждается руководителем учреждения (п. 3.4.6 Правил работы архивов).

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

В учреждении ежегодно проводится экспертиза ценности документов (п. 4.11 Правил № 526). Такая экспертиза проводится созданной в организации экспертной комиссией, основными функциями которой являются в том числе:

– организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

– рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов.

Какие сроки хранения предусмотрены для документов, применяемых казенным учреждением в целях бухгалтерского и налогового учета?

В силу положений ст. 29 Закона о бухгалтерском учете и НК РФ бухгалтерские и налоговые документы подлежат хранению в течение следующих сроков:

Наименование документов

Срок хранения

Примечание

Бухгалтерские документы

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения

Не менее пяти лет после отчетного года

В течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи

Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Налоговые документы

Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ

В течение четырех лет

Обязанность налогоплательщиков (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

В течение шести лет

Обязанность плательщиков страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ)

Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов

В течение четырех лет

Обязанность налоговых агентов (ч. 3 ст. 24 НК РФ)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Следует отметить, что для хранения отдельных документов статьями Перечня установлены специальные сроки, в частности:

Номер статьи

Наименование документов

Срок хранения

Примечание

352

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки)

Постоянно

Годовая

353

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

355

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

356

Отчеты об исполнении смет

Сводные годовые, годовые

363

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы

По месту разработки и утверждения

381

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

390

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования

Годовые

411

Положения об оплате труда и премировании работников

По месту разработки и (или) утверждения

427

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

О ТМЦ (движимом имуществе) – пять лет.

При условии проведения проверки (ревизии)

428

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

429

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

459

Книги, журналы, карточки учета:

регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества;

договоров, актов о приеме-передаче имущества

397

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

413

Лицевые карточки, счета работников

Сроки хранения дел определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ. Какие сроки хранения установлены для электронных документов, применяемых в деятельности учреждения?

В соответствии с п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, может создаваться, в том числе, архив документации на электронных носителях. Архивы организаций принимают электронные документы, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526. Например, подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.

В связи с тем, что специальные сроки для хранения не установлены, на них распространяются общие сроки хранения для таких документов.

Как организовать передачу дел в архив?

Документы, образовавшиеся в учреждениях, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве (проводит экспертизу их ценности). При отборе на постоянное хранение экспертиза ценности документов проводится под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).

Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным описям дел, документов постоянного срока хранения.

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке об изменениях в его названии, функциях, структуре.

Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил № 526).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п. 4.6 – 4.13 Правил № 526.

Для уничтожения документов приказом руководителя назначается экспертная комиссия, которая проводит отбор документов.

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Правилам работы архивов.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Правил работы архивов дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Какие мероприятия следует провести в учреждении в случае пропажи или гибели документов?

В соответствии с п. 6.8 Положения № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, то есть их отсутствия. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.

После завершения мероприятий по расследованию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление документов, в частности, получение дубликатов (копии) документов от клиентов, контрагентов, налоговой инспекции.


[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Информация Минфина РФ № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков».

Источник: Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение"



Последние публикации

20 Сентября 2018

Что нужно знать кадровику, если в учреждении работают доноры?

Гарантии и компенсации работникам в случае сдачи ими крови и ее компонентов установлены ст. 186 ТК РФ. Сегодня рассмотрим затруднения, с которыми сталкиваются кадровики (бухгалтеры), если в учреждении работают доноры. Нужно ли утверждать локальный нормативный акт, регламентирующий порядок реализации гарантий работникам при сдаче крови и ее компонентов? Обязан ли работодатель издавать приказ об освобождении сотрудника от работы в связи со сдачей крови? В каком порядке предоставляются «донорские» дни, если рабочая смена переходит с одних суток на другие? На эти и иные вопросы вы найдете ответы в статье.

Использование личного транспорта в служебных целях

В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

«Стандартные» требования к учету событий после отчетной даты

Бухгалтерская отчетность составляется за определенный промежуток времени – отчетный период. При этом между датой окончания отчетного периода и датой подписания (представления) подготовленной отчетности существует достаточно значительный промежуток времени, в котором могут происходить события, существенно влияющие на деятельность учреждений и на принятие управленческих решений. Такие события принято называть событиями после отчетной даты. С 2019 года эти события следует отражать в бухгалтерском учете и отчетности в соответствии со Стандартом и Методическими рекомендациями. Предлагаем ознакомиться с этими документами в статье.

19 Сентября 2018

О профилактике нарушений налогового законодательства

Главное налоговое ведомство страны опубликовало критерии для выявления компаний и индивидуальных предпринимателей, бизнес которых оформлен лишь на бумаге (то есть фактически не существует), а их отчетные документы (декларации) подписывают подставные лица. Такой схемой пользуются «обнальщики». Контролерам поручено организовать мероприятия налогового контроля, направленные на превентивное исключение подобных фактов в отношении налогоплательщиков.

Курортный сбор авансом. Такое возможно?

Курортный сбор на территории РФ введен совсем недавно. Поэтому разъяснений чиновников по вопросам его уплаты почти нет. Сегодня мы хотим прокомментировать Письмо Минкавказа РФ от 24.07.2018 № РО-3‑02793 «О возможности уплаты курортного сбора на этапе бронирования объекта размещения».



ТОП статьи

Скачать бесплатно бухгалтерские программы Бухсофт Предприятие ИП Упрощенная система Зарплата и Кадры

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ

Какие изменения готовит Минфин в отношении НДС?


Налоговые новости

21 Сентября 2018

Налоговики не обязаны сообщать о наличии переплаты налога

Выплата действительной доли стоимости доли общества наследнику облагается НДФЛ

Возможно, резиденты ТОР и свободного порта Владивосток смогут применять нулевую ставку НДС

Штрафы, пени и неустойки не учитываются в расчете пропорции, необходимой для раздельного учета НДС

Орешкин оценил рост тарифов ЖКХ в 2019 году

ВС РФ решил, что взносы по доптарифу нужно платить и за работников-пенсионеров

20 Сентября 2018

Принят еще один федеральный стандарт бухгалтерского учета для госсектора

Сумму НДС, выделенную в чеке, нельзя принять к вычету при оплате почтовых услуг

Расчет по взносам и выплаты по ГПД: налоговики рассказали о тонкостях заполнения

Рострудом разработана форма, в соответствии с которой должны представляться сведения о численности работников организации (мужчин 1959 г.р. и женщин 1964 г.р.), не являющихся пенсионерами

ФНС напомнила о правилах получения вычета по налогу на имущество

Маткапитал за три года вырастет на 36 тыс. рублей

19 Сентября 2018

При сокращении совместителя средний заработок за ним не сохраняется, если он продолжает трудиться по основному месту работы

Выведенные за рубеж денежные средства облагаются в России налогом на доходы иностранных организаций

ФСС России не всегда вправе установить класс риска и тариф взносов на травматизм, если документы представлены с опозданием

читать все Новости