Меню

Актуально









Публикация

26 Сентября 2017Хранение и уничтожение бухгалтерских и налоговых документов


Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Как в казенном учреждении организовать хранение документов?

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете[1]. При этом необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Для учреждений порядок обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила работы архивов).

Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015[2] до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

– Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение № 105);

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разд. 6 Положения № 105, в частности:

– первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2);

– сохранность первичных учетных документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передача их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения (п. 6.6).

В соответствии с п. 2.1 Правил № 526 документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют документальный фонд, создание которого осуществляется посредством:

– составления номенклатуры дел;

– формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по форме, утвержденной в приложении 8 к Правилам работы архивов.

После составления номенклатуру необходимо утвердить. При этом сначала она визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, потом направляется на согласование в соответствующее архивное учреждение, после чего утверждается руководителем учреждения (п. 3.4.6 Правил работы архивов).

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

В учреждении ежегодно проводится экспертиза ценности документов (п. 4.11 Правил № 526). Такая экспертиза проводится созданной в организации экспертной комиссией, основными функциями которой являются в том числе:

– организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

– рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов.

Какие сроки хранения предусмотрены для документов, применяемых казенным учреждением в целях бухгалтерского и налогового учета?

В силу положений ст. 29 Закона о бухгалтерском учете и НК РФ бухгалтерские и налоговые документы подлежат хранению в течение следующих сроков:

Наименование документов

Срок хранения

Примечание

Бухгалтерские документы

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения

Не менее пяти лет после отчетного года

В течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи

Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Налоговые документы

Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ

В течение четырех лет

Обязанность налогоплательщиков (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

В течение шести лет

Обязанность плательщиков страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ)

Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов

В течение четырех лет

Обязанность налоговых агентов (ч. 3 ст. 24 НК РФ)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Следует отметить, что для хранения отдельных документов статьями Перечня установлены специальные сроки, в частности:

Номер статьи

Наименование документов

Срок хранения

Примечание

352

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки)

Постоянно

Годовая

353

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

355

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

356

Отчеты об исполнении смет

Сводные годовые, годовые

363

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы

По месту разработки и утверждения

381

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

390

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования

Годовые

411

Положения об оплате труда и премировании работников

По месту разработки и (или) утверждения

427

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

О ТМЦ (движимом имуществе) – пять лет.

При условии проведения проверки (ревизии)

428

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

429

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

459

Книги, журналы, карточки учета:

регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества;

договоров, актов о приеме-передаче имущества

397

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

413

Лицевые карточки, счета работников

Сроки хранения дел определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ. Какие сроки хранения установлены для электронных документов, применяемых в деятельности учреждения?

В соответствии с п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, может создаваться, в том числе, архив документации на электронных носителях. Архивы организаций принимают электронные документы, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526. Например, подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.

В связи с тем, что специальные сроки для хранения не установлены, на них распространяются общие сроки хранения для таких документов.

Как организовать передачу дел в архив?

Документы, образовавшиеся в учреждениях, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве (проводит экспертизу их ценности). При отборе на постоянное хранение экспертиза ценности документов проводится под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).

Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным описям дел, документов постоянного срока хранения.

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке об изменениях в его названии, функциях, структуре.

Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил № 526).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п. 4.6 – 4.13 Правил № 526.

Для уничтожения документов приказом руководителя назначается экспертная комиссия, которая проводит отбор документов.

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Правилам работы архивов.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Правил работы архивов дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Какие мероприятия следует провести в учреждении в случае пропажи или гибели документов?

В соответствии с п. 6.8 Положения № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, то есть их отсутствия. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.

После завершения мероприятий по расследованию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление документов, в частности, получение дубликатов (копии) документов от клиентов, контрагентов, налоговой инспекции.


[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Информация Минфина РФ № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков».

Источник: Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение"



Последние публикации

13 Декабря 2017

Уплата налога третьим лицом: практические вопросы

По общему правилу налогоплательщик должен самостоятельно исполнить обязанность по уплате налога. При этом обязанность по уплате налога на прибыль организаций по консолидированной группе налогоплательщиков исполняется ответственным участником этой группы. В данном случае под самостоятельной уплатой налогов понимается уплата налога налогоплательщиком от своего имени и за счет своих собственных средств (п. 1 ст. 45 НК РФ). Более года назад появилась возможность уплаты налога за налогоплательщика иным лицом.
Как правильно оформить процедуру исполнения обязанности по уплате налога иным лицом? Какие налоговые последствия могут при этом возникнуть у налогоплательщика и иного лица?

Изменения в уплате страховых взносов

Какие новые правила будут применяться при исчислении и уплате страховых взносов с 01.01.2018? В чем суть поправок, внесенных в гл. 34 НК РФ Федеральным законом от 27.11.2017 № 335‑ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 335‑ФЗ)?

Конфискация товара: нужно ли восстанавливать НДС?

Одним из видов административных наказаний, направленных на пресечение совершения новых правонарушений как самим правонарушителем, так и другими лицами, является конфискация товара. В рамках данной статьи ответим на вопрос, подлежат ли восстановлению суммы НДС, ранее правомерно принятые к вычету, в случае конфискации товара по решению государственного органа.

12 Декабря 2017

Законодательные новации в администрировании налогов

Законодателем внесен ряд важных поправок в ч. I Налогового кодекса. В частности, скорректированы положения ст. 78 и 79 НК РФ, регламентирующие процедуру возврата излишне взысканных налоговых платежей. Кроме того, пополнен перечень оснований для предоставления рассрочки по уплате налогов (ст. 74.1 НК РФ). Подобной рассрочкой теперь могут воспользоваться (разумеется, при соблюдении определенных условий) налогоплательщики, которые не могут рассчитаться по доначислениям, сделанным в ходе налоговых проверок. Подробности – далее.

Расчеты в иностранной валюте: НДС-нюансы

Иностранная компания (подрядчик), действуя через свой филиал, находящийся на территории РФ, выполняет работы по строительству объектов для заказчика – российской организации. Цена договора установлена в иностранной валюте, платежи производятся в соответствии с договором. Как правильно определить налоговую базу по НДС подрядчику? Как применить вычеты «входного» НДС заказчику работ?

Вечерние курсы повышения квалификации юристов (2- 5 мес.)

Декабрь 2017

18 - 20 Декабря Урегулирование земельных споров в судебной и внесудебной практике Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

18 - 21 Декабря Земельный кодекс : практика применения по состоянию на 2017 год Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

18 - 21 Декабря Медицинские споры Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

18 - 22 Декабря Внешнеторговый контракт. Оформление и сопровождение ВЭД сделок Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

Январь 2018

22 - 26 Января Перспективы развития и практические вопросы сметного нормирования с учетом положений новых методик ценообразования в строительстве Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

24 - 26 Января Исполнительное производство - новое в законодательстве Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

29 Января - 02 Февраля Внешнеэкономическая деятельность на предприятии. Таможенное и валютное регулирование Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс

Февраль 2018

05 - 10 Февраля Готовимся к предстоящей проверке Росприроднадзором Санкт-Петербург, ЦНТИ Прогресс



ТОП статьи

Учетная политика предприятия на 2017 год

Сдача электронной декларации по НДС 2017 онлайн через интернет

Бухгалтерия онлайн позволяет вести тестирование и подготовку отчетности бесплатно

1с электронная отчетность

 



Налоговые новости

13 Декабря 2017

Страховые взносы в фиксированном размере нужно уплатить до 9 января

Формы документов, используемых бюджетными учреждениями при проведении инвентаризации, будут изменены

Вычет на медицинскую страховку детей можно получить, только если родитель сам уплачивает взносы

Оснований для внеплановых проверок работодателей, возможно, станет больше

Компенсация платы за детский сад: Минфин высказался о страховых взносах и налоге на прибыль

Величина прожиточного минимума в целом по России за третий квартал 2017 года несущественно снизилась

12 Декабря 2017

В разделе 2.1 декларации по налогу на имущество организаций код объекта проставляется без точек

Минфин не против дополнения адресов в счете-фактуре словами "Российская Федерация", "Россия" и "РФ"

С 15 декабря в путевом листе нужно указывать ОГРН

Учреждениям здравоохранения разъяснили, в каком подразделе отражать доходы от реализации вторсырья

Зарплата бюджетников федеральных учреждений с 2018 года вырастет на 4%

М. Топилин назвал уровень индексации маткапитала

11 Декабря 2017

Надбавки за вахтовый метод работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Организации на УСН, применявшие в 2016 году пониженные тарифы страховых взносов, вправе сохранить льготу

Хозяйственные сооружения облагаются налогом на имущество физлиц, только если на них зарегистрировано право собственности

читать все Новости