25 Февраля 2020Инвентаризация лекарств в аптеке: нюансы проведения

Согласно ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» активы и обязательства организации подлежат инвентаризации, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Непосредственно случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются экономическим субъектом в отдельном документе (положении, регламенте, политике), за исключением обязательного проведения инвентаризации, которое устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. О нюансах осуществления инвентаризации лекарств в аптеке и поговорим.

Общий порядок проведения инвентаризации

Непосредственно порядок проведения инвентаризации регламентирован в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств^[1]. Можно выделить следующие этапы проведения инвентаризации:

1. Формирование инвентаризационной комиссии. Отметим, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

2. Подготовка к осуществлению инвентаризации. На данном этапе представляются последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Также составляются инвентаризационные описи.

3. Проведение инвентаризации. Путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера определяется фактическое наличие имущества, сведения записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Отметим, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

4. Документальное оформление результатов инвентаризации. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. При этом могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

5. Учет результатов инвентаризации, в том числе для целей бухгалтерского и налогового учета. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. На данном этапе в случае обнаружения недостачи также решается вопрос о ее учете: за счет норм естественной убыли, за счет материально-ответственных лиц или за счет хозяйствующего субъекта.

Обратите внимание

Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательно.

Особенности инвентаризации лекарств

При проведении инвентаризации ЛП есть ряд особенностей: они подлежат предметно-количественному учету, инвентаризируются по видам, наименованиям, фасовкам, лекарственным формам и дозировкам. В инвентаризационных описях лекарства, учитываемые в денежном выражении, распределяются по группам.

Проверка срока годности лекарств

Лекарственные препараты входят в группу товаров, на которые производитель обязан установить срок годности – период, по истечении которого товар (работа) считается непригодным для использования по назначению (ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300‑1 «О защите прав потребителей»). Продажа лекарств по истечении установленного срока годности запрещена, в связи с чем в ходе инвентаризации проверяются в том числе сроки годности имеющихся в наличии лекарств.

Единый порядок установления сроков годности лекарств, обязательный для всех предприятий и организаций, изготавливающих или разрабатывающих ЛС, независимо от их территориального расположения и ведомственной принадлежности установлен
ОСТ 42‑2‑72 «Лекарственные средства. Порядок установления сроков годности. ОСТ 42‑2‑72»^[2].

Документальное оформление списания недоброкачественных лекарств. Лекарственные препараты с истекшим сроком годности подлежат изъятию и списанию. Для документального оформления списанных лекарств могут применяться как разработанные аптекой формы документов, так и акты унифицированных форм ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» и ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»^[3]. Последние формы должны быть утверждены для применения.

Порядок уничтожения просроченных лекарств. Порядок уничтожения недоброкачественных, фальсифицированных и контрафактных ЛС, за исключением вопросов, связанных с уничтожением наркотических ЛС и их прекурсоров, психотропных и радиофармацевтических ЛС, установлен Постановлением Правительства РФ от 03.09.2010 № 674^[4].

Непосредственно уничтожение недоброкачественных ЛС осуществляется организацией, имеющей лицензию на деятельность по сбору, использованию, обезвреживанию, транспортировке и размещению отходов I – IV класса опасности, на специально оборудованных площадках, полигонах и в специально оборудованных помещениях с соблюдением требований по охране окружающей среды в соответствии с законодательством РФ. Соответственно, владелец просроченных лекарств, принявший решение об их изъятии, уничтожении и вывозе, должен передать указанные лекарства организации, осуществляющей уничтожение ЛС, на основании соответствующего договора. Расходы, связанные с уничтожением недоброкачественных лекарств, возмещаются их владельцем.

Организация, осуществляющая уничтожение ЛС, составляет акт об уничтожении ЛС и в течение пяти рабочих дней со дня его составления направляет его владельцу лекарств, который обязан в такой же срок направить данный акт в уполномоченный орган.

Инвентаризация наркотических средств и психотропных веществ

Ежемесячная инвентаризация обязательна. В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 № 3‑ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» юридические лица – владельцы лицензий на виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, обязаны:

– ежемесячно проводить инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, находящихся в их распоряжении;

– составлять баланс товарно-материальных ценностей.

Инвентаризацию наркотических и психотропных ЛП в аптечной организации проводит инвентаризационная комиссия, утвержденная приказом руководителя аптечной организации.

Инвентаризация наркотических и психотропных ЛП должна проводиться ежемесячно в последний рабочий день месяца (для организаций, не имеющих круглосуточного режима работы) и в последний календарный день месяца (для организаций, имеющих круглосуточный режим работы).

Методические рекомендаций по организации оборота наркотических и психотропных лекарственных препаратов для медицинского применения в медицинских и аптечных организациях направлены для применения в работе Письмом Минздрава России от 27.02.2018 № 25‑4/10/1‑1221. Они предназначены в том числе аптечным организациям, осуществляющим деятельность по обороту наркотических средств и психотропных веществ и имеющим соответствующую лицензию.

Аптечные организации, осуществляющие оборот наркотических и психотропных ЛП, обязаны вести журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ^[5] (далее – журнал регистрации). Руководитель аптечной организации назначает лиц, ответственных за ведение и хранение журналов регистрации, в том числе в подразделениях.

Если аптека работает круглосуточно. Для аптек, имеющих круглосуточный режим работы, для заполнения необходимых граф журнала регистрации первым и последним рабочим днем месяца целесообразно считать первый и последний календарные дни каждого месяца. При этом данное условие должно быть закреплено в приказе руководителя аптечной или медицинской организации.

В описанной ситуации возможно снятие книжного и фактического остатка наркотического или психотропного ЛС в полночь последнего календарного дня месяца. При этом данные сверки остатков наркотических и психотропных ЛС в журнале регистрации и данные об указанных ЛС в инвентаризационных описях должны совпадать. Для этого условия проведения ежемесячной инвентаризации должны быть также определены в приказе руководителя аптечной организации.

Результаты проведенной инвентаризации должны быть отражены в журнале регистрации в графе «Отметка об инвентаризации».

Обратите внимание

При расхождении в балансе или несоответствии данных баланса результатам проведенной инвентаризации следует в трехдневный срок после их обнаружения довести данную информацию до сведения органов внутренних дел.

В Письме Минздрава России от 13.04.2018 № 25‑4/10/2‑2385 сказано, что возможно проведение инвентаризации наркотических и психотропных ЛП в организациях с круглосуточным режимом работы в дни, не совпадающие с последним рабочим днем месяца. Для этого в последний рабочий день месяца необходимо произвести снятие фактических остатков наркотических и психотропных ЛП и их сверку с книжными остатками, рассчитанными по журналу, для последующего выведения остатка на первый рабочий день следующего месяца.

Инвентаризацию указанных ЛП можно провести как в первый рабочий день следующего месяца, так и в любой другой день месяца при условии соблюдения требования о необходимости проведения ежемесячной инвентаризации и составления баланса товарно-материальных ценностей. Отметка об инвентаризации, предусмотренная графой 18 журнала регистрации, должна быть обозначена в соответствующей части журнала в зависимости от даты проведения инвентаризации. При этом отметка о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества должна проставляться только во время проведения инвентаризации (Письмо Минздрава России от 26.01.2018 № 25‑4/10/2-425). Для этого на день осуществления инвентаризации в журнале в графе «отметка об инвентаризации» следует указать дату проведения инвентаризации и номер сличительной ведомости, а в графе «фактический остаток» – отметку о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества на момент инвентаризации.

Инвентаризация ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств

Порядок хранения, учета, прописывания, отпуска и применения ядовитых и сильнодействующих ЛС установлен Приказом Мин­здрава СССР от 03.07.1968 № 523, который действует и сегодня.

Указанные ЛП подлежат предметно-количественному учету и инвентаризируются ежемесячно: устанавливаются фактические остатки, на что составляется отдельная инвентаризационная опись.

Нормы естественной убыли для лекарств

Нормы естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности утверждены Приказом Минздрава России от 20.07.2001 № 284.

Данные нормы установлены для возмещения стоимости потерь в пределах норм естественной убыли при изготовлении ЛС по рецептам врачей и требованиям учреждений здравоохранения, внутриаптечной заготовке и фасовке в аптечных организациях.

Нормы естественной убыли применяются только в случаях выявления недостачи товарно-материальных ценностей при проведении инвентаризации. Списание естественной убыли ЛС и изделий медицинского назначения при отсутствии потерь не допускается. Нормы естественной убыли ЛС, подлежащих предметно-количественному учету, должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача.

К готовым ЛС промышленного производства и весовым медикаментам (в том числе этиловому спирту), реализованным в оригинальной (заводской, фабричной, складской) упаковке, данные нормы естественной убыли не применяются. Бой, брак, порча, потери за счет истечения срока годности лекарств по нормам естественной убыли не списываются.

* * *

При проведении инвентаризации лекарств аптека должна руководствоваться как общими правилами, установленными для всех хозяйствующих субъектов, так и специальными нормами (в зависимости от вида реализуемых препаратов).

В частности, если аптека имеет соответствующую лицензию, она обязана ежемесячно проводить инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, находящихся в ее распоряжении, а также составлять баланс товарно-материальных ценностей.

Отметим также, что нормы естественной убыли утверждены только для лекарств, используемых при аптечном изготовлении по рецептам врачей и по требованиям учреждений здравоохранения, внутриаптечной заготовки и фасовки. К готовым лекарствам промышленного производства и весовым медикаментам в оригинальной (заводской, фабричной, складской) упаковке нормы естественной убыли не применяются.

^[1] Утвержден Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

^[2] Утвержден Минмедпромом СССР, Минздравом СССР 29.12.1972.

^[3] Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

^[4] «Об утверждении Правил уничтожения недоброкачественных лекарственных средств, фальсифицированных лекарственных средств и контрафактных лекарственных средств».

^[5] Правила ведения и хранения утверждены Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 № 644.