2 Июня 2015Что бухгалтеру важно знать про УКД

Марина Ризванова, генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Универсальный корректировочный документ – это гибрид первички и корректировочного счета-фактуры. Новую форму и рекомендации к ней налоговики опубликовали в письме от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Бланк рекомендательный, чиновники не настаивают на том, чтобы компании использовали только его.

Вместо УКД вы можете по старинке работать с первичкой в паре с корректировочными счетами-фактурами либо разработайте удобный для вас документ. Только не забудьте утвердить свою форму или УКД локальным актом компании.

Использовать новую форму можно и как гибрид первички и счета-фактуры, и просто как первичку. Но вот выставлять УКД в качестве исключительно счета-фактуры нельзя.

Крайне важный момент – УКД подтверждает право на вычет, поэтому его использование совершенно безопасно. Главное оговорить использование УКД с контрагентами. Достаточно будет заключить об этом соглашение, и впоследствии никаких недоразумений не возникнет.

Как заполнить

В основе УКД лежит корректировочный счет-фактура – его в форме зрительно легко выделить. Таким образом, соблюдается и статья 168 НК РФ, которая требует выставить счет-фактуру при изменении показателей сделки, и статья 169 НК РФ, где перечислены обязательные реквизиты счета-фактуры. Из формы счета-фактуры ничего не убрали. В нее только добавили дополнительные графы из первички.

Итак, обязательные реквизиты УКД, которые перешли к нему от первички: наименование документа, дата, название компании, описание операции, стоимость, должности ответственных за оформление лиц и их подписи.

У каждого УКД есть обязательный реквизит – статус. Значений у него всего два – 1 или 2. Статус 1 вы поставите, если документ используется в качестве первички, чтобы уведомить контрагента об изменении параметров операции, и в то же время в качестве корректировочного счета-фактуры.

Статус 2 будет означать, что документ применяют только в качестве первички. Таким документом могут пользоваться те, кто работает на упрощенке, ведь обязанности платить НДС по УКД со статусом 2 не возникает. Также УКД-2 подойдет для операций, которые не облагаются НДС. Вариант со статусом 2 заполнить проще, можно опустить поля, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры. Это строка 16 о корректируемом счете-фактуре, графа 6, где указана сумма акциза, и налоговая ставка в графе 7.

Обращаю внимание, что ошибка в статусе универсального корректировочного документа не препятствует налоговому вычету. Главное, чтобы все показатели, которые относятся к корректировочному счету-фактуре, были заполнены верно.

Следующий реквизит УКД – номер. Он напрямую зависит от статуса документа. УКД со статусом 1 нужно нумеровать в общем ряду счетов-фактур. На это указывает пункт 5.2 статьи 169 НК РФ, где сказано, что корректировочный счет-фактура обязательно должен быть пронумерован. УКД со статусом 2 – это тот же первичный документ, номер для него необязателен (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому ему даем номер в общей хронологии корректировочных документов.

Теперь о дате. Напомню, что для счета-фактуры это крайне важный реквизит, ведь выставить документ контрагенту нужно в течение пяти календарных дней с момента составления. В УКД есть две строки для дат – 1 и 13. В первой нужно проставить дату составления документа, а вторая предусмотрена для даты, когда покупатель согласился с изменением цены товара.

Если изменения требуют согласия покупателя, то заполнены будут обе строки. Даты в них могут совпадать или не совпадать, но все налоговые последствия сделки наступят в том налоговом периоде, в которые попала дата из строки 13 (п. 10 ст. 154 НК РФ).

Соответственно, если изменения заранее согласованы с покупателем, то в строке 13 ничего проставлять не нужно. Налоговые последствия для продавца наступят в периоде, когда он выставил УКД, а для покупателя – когда он получит документ.

Что касается подписания УКД, то для этой цели в документе предусмотрено шесть строк. Начнем с того, что подпись руководителя и главного бухгалтера организации всегда обязательны (п. 6 ст. 169 НК РФ). Однако если УКД вы используете только как первичку, без них можно обойтись.

В строке 8 – должность, фамилия, инициалы и подпись лица, уполномоченного действовать от организации продавца. Эту строку используем, если возможность изменений изначально не была согласована с покупателем. Идентичную строку 9 используем, если изменения были согласованы и УКД используется в целях уведомления. Строку 10 занимает информация об ответственном за оформление факта хозяйственной жизни у продавца. Если это тот же человек, что и в предыдущих графах, то можно обойтись без повторения подписи.

Дальше по аналогии. В строке 12 – должность, фамилия, подпись уполномоченного от покупателя. Заполняем, если об изменениях заранее не договаривались. В строке 13 – информация о том, кто оформляет сделку со стороны покупателя. В случае совпадения со строкой 12 подпись дублировать не нужно, достаточно должности и фамилии.

В строку 11 нужно занести сведения об организации-продавце. Это данные о лице, ответственном за бухучет, и о комиссионере. В строке 15 – информация об организации-покупателе, а именно о лице, которое ведет бухучет.

Что касается печати, то для счета-фактуры, а значит, и для УКД, она необязательна, из пункта 6 статьи 169 НК РФ ее исключили 13 лет назад. Отсутствие оттиска не помешает вычету НДС. Но если печать с реквизитами организации все же поставите, то строки 11 и 15 можно не заполнять.

В УКД есть еще и дополнительные поля, заполнение которых не всегда обязательно. Графа, А нужна для порядковых номеров записей в таблице, графа Б – место для артикулов товаров, кодов работ и т. д. Эта информация пригодится, если у организации льготные тарифы по страховым взносам.

В строку 6 можно будет занести реквизиты документов, которые подтвердят, что контрагенты договорились о возможном изменении стоимости товара, его количества и т. д. Это могут быть договоры и соглашения. Строку 7 предусмотрели для информации, которая в ходе сделки оказалась существенной, но вписать ее больше некуда. Например, если объемы закупки повысились и это повлекло получение скидки.

– Все ли организации могут пользоваться УКД?
– Да. Любая организация и любой предприниматель могут использовать эту форму в работе. Не стоит думать, что УКД применять должны только те, кто платит НДС – это необязательно. Освобожденные от этого налога компании и ИП могут пользоваться УКД как первичкой. Выставление УКД не станет причиной уплаты налога.

Рекомендация лектора

Есть ситуации, когда корректировочные документы составлять необязательно

Не всегда целесообразно настаивать на том, чтобы контрагент выставлял корректировочные документы. Иногда закон позволяет обходиться без них. Скидка от продавца – такой случай. НДС покупатель восстановит с суммы скидки, а подтвердит это первичкой, в которой есть информация о снижении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). В книге покупок можно регистрировать любой документ, который подтвердит согласие покупателя на изменение стоимости. Недопоставка товара или его брак – вторая ситуация, когда не пригодится УКД или корректировочный счет-фактура. НДС принять к вычету можно только по качественным товарам или фактически поступившим. В книгу покупок заносим реквизиты отгрузочного счета-фактуры по товарам, принятым на учет (письмо Минфина России от 12 мая 2012 г. № 03-07-09/48).

Где зарегистрировать

Учитывать УКД продавец и покупатель будут по-разному. Это зависит от того, как изменилась стоимость товаров.

Продавец заявляет вычет по НДС, если цена товаров упала (п. 10 ст. 172 НК РФ). УКД в таком случае нужно регистрировать в книге покупок. Тут важно, было ли соглашение об изменении стоимости. Если было, то датой выставления УКД считается дата его составления продавцом (строка 1). Поэтому и в книге покупок, и в журнале учета счетов-фактур УКД регистрируется на эту дату. В книге – в графе 5, а в журнале – в графах 2 и 6 первой части журнала.

Если возможные изменения с покупателем не согласовывали, то датой выставления УКД становится дата из строки 13. Это момент, когда покупатель согласился с изменениями. Соответственно, в книге покупок и журнале учета документ регистрируем на это же число. Во второй части журнала учета такой УКД не регистрируем (п. 9 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Когда стоимость увеличивается, продавцу приходится доначислять налог. Об этом сказано в пункте 10 статьи 154 НК РФ. УКД регистрируется в книге покупок и в первой части журнала учета счетов-фактур. Дата регистрации документа опять же зависит от того, оговаривалось ли изменение стоимости ранее. Если да, то регистрируем на момент выставления (дата из строки 1), если нет – то на дату согласия покупателя (дата из строки 13).

Учет универсального корректировочного документа у покупателя тоже несложен. Итак, если цена понижается, покупатель восстанавливает налог (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). УКД нужно зарегистрировать в книге покупок и журнале учета счетов-фактур, во второй его части.

Если изменение стоимости уже обсуждалось, то покупатель регистрирует документ на дату его получения. Ее можно отметить в строке 13 УКД. Но в графе 6 второй части журнала учета и графе 5 книги покупок указать нужно будет дату из строки 1.

Если продавец ждет от покупателя согласия на изменение стоимости, то регистрировать УКД нужно на дату согласия, которую покупатель ставит в строке 13. В журнале учета счетов-фактур УКД нужно будет учесть в графе 2 второй части журнала учета счетов-фактур.

В ситуации, когда стоимость товара увеличилась, покупателю нужно будет принять к вычету НДС (п. 10 ст. 172 НК РФ). Поэтому здесь УКД регистрировать нужно в книге покупок и во второй части журнала учета. Принцип тот же: если продавец уведомляет об изменениях, то регистрируем на дату выставления, если согласует – то на дату согласия.

Как исправить

Правила исправления универсального корректировочного документа аналогичны правилам для универсального передаточного документа. Порядок исправления УПД налоговики прописали в приложении № 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Остановимся на основных моментах.

Исправление УКД будет зависеть от статуса документа. Начнем с УКД со статусом 1. Пожалуй, самая трудная ситуация, когда в корректировочном документе допущены ошибки, которые относятся и к счету-фактуре, и к первичке. Если они к тому же мешают налоговикам определить важные показатели: реквизиты продавца, стоимость товара, сумму налога и т. д. В этом случае единственный выход – перевыставить универсальный корректировочный документ. Статус останется прежним. Данные из строки 1 переносим, а в строку 1а пишем дату и порядковый номер исправления.

Исправленный УКД покупатель должен зарегистрировать в книге покупок. Все налоговые последствия по документу наступят в том налоговом периоде, в котором поступил исправленный УКД.

Может случиться, что покупатель успел зарегистрировать УКД до внесения в него исправлений. Тогда и запись в книге покупок нужно будет скорректировать.

– Применять УКД можно в любых случаях?
– Нет. Есть ситуации, где эта форма не подойдет. Например, возврат товара, для которого действует особый порядок выставления счетов-фактур. Сюда относится ситуация, когда покупатель – плательщик НДС возвращает принятые к учету товары и выставляет счет-фактуру как при продаже (письмо ФНС России от 5 июля 2012 г. № АС-4-3/11044).
Также УКД не подойдет, если покупатель – неплательщик НДС вернул всю партию товара – как принятого, так и не принятого к учету, а продавец регистрирует в книге покупок свой счет-фактуру (письмо ФНС России от 14 мая 2013 г. № ЕД-4-3/8562). В аналогичной ситуации, но только с покупателем – плательщиком НДС УКД тоже не пригодится (письмо ФНС России от 11 апреля 2012 г. № ЕД-4-3/6103). Еще использовать УКД нельзя, если ошибка обнаружилась в первоначальном комплекте документов – в УПД, первичке или счете-фактуре.
Следующая ситуация – в УКД допущены ошибки, которые не мешают налоговикам определить продавца, стоимость и прочие обязательные реквизиты. Тут просто: поскольку такие ошибки не препятствуют определению и перечислению сумм налога, то и перевыставлять УКД не нужно.

При этом может возникнуть необходимость исправления характеристик факта хозяйственной жизни, то есть ошибки только в реквизитах первички. В этой ситуации можно перевыставить УКД. Новый экземпляр должен быть со статусом 2, потому что УКД используется только как первичка. Все показатели переносятся из предыдущего документа, в строке 1а отмечаем номер и дату исправления. Подписывать новый УКД не нужно.

Аналогичным способом исправляются ошибки, которые допущены в части, относящейся к первичке, и в поле дополнительной информации. Это касается и исправления универсального корректировочного документа со статусом 2. Здесь действуют правила для первички, прописанные в части 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.