25.10.06 Разъяснения посвящены документальному подтверждению расходов на загранкомандировки работников

Комментарий будет полезен тем организациям, которые отправляют своих работников за рубеж на рейсах иностранных авиакомпаний. Чтобы подтвердить расходы на такие полеты, вам понадобятся распечатка электронного авиабилета и посадочный талон работника на самолет.
Если при этом командировка проходит в нескольких странах, а в загранпаспорте не делается никаких отметок о пересечении их границ, расходы на выплату суточных можете обосновать указанными выше документами и счетами из отелей.

Письмо Минфина России от 08.09.2006 г. № 03-03-04/1/660

РАСХОДЫ НА ПЕРЕЛЕТ...

Сейчас большинство авиакомпаний мира отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов (например, Air France, Lufthansa, Austrian Airlines). При такой системе все данные о полетах хранятся в глобальной системе бронирования в электронном виде. А чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билет. Непонятно, как в таких случаях документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж. Ведь билет как таковой пассажиру на руки не выдается.

Минфин России разъяснил, что перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет.

Поэтому перед тем, как отправить работника за рубеж, обратите внимание на форму проездного документа. Если продавец вам сразу не выдал распечатку электронного билета, то ее можно получить в любом представительстве авиакомпании, услугами которой вы воспользовались. Но учтите: распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, распечать билет она уже не сможет. Вам предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе. Из-за этого могут возникнуть сложности со списанием затрат на проезд работника при расчете налога на прибыль. Чтобы избежать проблем, заранее позаботьтесь о получении электронного билета в бумажном виде или попросите работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

Кроме того, перед отъездом работника предупредите его, чтобы он сохранил посадочные талоны на самолет. Иначе у налоговиков могут возникнуть сомнения в том, что работник действительно вылетал в командировку. Правда, на наш взгляд, посадочный талон вовсе не обязателен для подтверждения проездных расходов. Ведь в распечатке электронного билета содержится и дата, и маршрут поездки, и необходимые данные о пассажире. А о том, что работник все-таки летел на самолете, могут свидетельствовать косвенные документы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, это может быть письменная информация авиакомпании о зарегистрированных на конкретном рейсе пассажирах, багажная квитанция и т. п.

...И НА СУТОЧНЫЕ

Еще один вопрос, рассмотренный в комментируемом письме, связан с порядком подтверждения расходов на выплату суточных работнику, посетившему во время командировки несколько стран.

По зарубежным командировкам командировочные удостоверения не оформляются и отметки о прибытии и убытии из очередного пункта не делаются. А для списания расходов на выплату суточных важно знать день пересечения границы каждого государства. Ведь предельные нормы списания суточных установлены отдельно для каждой страны (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93). В таком случае дни нахождения в том или ином государстве вы можете определить по отметкам в загранпаспорте.

Однако при пересечении границ ряда стран отметки об этом не делаются (в странах Шенгенского соглашения). Как в таком случае определить, нормы какого государства использовать для выплаты суточных?

По мнению Минфина России, вы можете руководствоваться приказом о направлении работника в командировку, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в отелях. Для этого советуем в приказе указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах. И попросить работника сохранять посадочные талоны не только при перелете из России и обратно, но и по рейсам между иностранными государствами.

 Источник "Главбух"