22.05.06 Оплата проезда работников налогами не облагается
Обычно работодатель возмещает стоимость проезда сотрудникам, чья работа связана с постоянными перемещениями по городу. Но вот считается ли эта компенсация доходом работника? Такой вопрос мы задали специалистам Минфина России. И на этот раз чиновники пришли к выводам, которые полностью устраивают налогоплательщиков.Позиция Минфина России
Отвечая на запрос «Главбуха», Минфин России в письме от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112 рассмотрел ситуацию, когда работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проездных билетов, которые используются для выполнения служебных обязанностей. Сотрудники финансового ведомства указали, что в этом случае с суммы возмещения НДФЛ не удерживается. Также не надо начислять ЕСН.
Чиновники руководствовались такими доводами. В соответствии со статьей 41 Налогового кодекса РФ доход – это экономическая выгода в денежной или натуральной форме. А когда фирма компенсирует стоимость проезда тех сотрудников, которые связаны с разъездной работой, то никакой выгоды работники не получают. Поэтому суммы возмещения транспортных расходов не облагаются НДФЛ, если такая компенсация вызвана производственной необходимостью.
Так же обстоит дело и с ЕСН. Налоговой базы для начисления просто нет. Ведь пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ установлено, что единым социальным налогом облагаются выплаты в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам. А согласно пункту 1 статьи 237 кодекса, при определении налоговой базы учитываются любые выплаты (кроме перечисленных в ст. 238), предназначенные для работника.
Однако когда организация оплачивает сотруднику транспорт, которым он пользуется при выполнении служебных обязанностей, нельзя говорить о том, что ему выплачивается доход по трудовому договору. Поэтому и ЕСН с этой суммы платить не надо.
Рекомендации «Главбуха»
Выводы специалистов Минфина России абсолютно обоснованны. Действительно, компенсацию тех сумм, которые работник тратит при выполнении служебных обязанностей, сложно назвать его доходом. А значит, и налоговой базы для начисления НДФЛ и ЕСН не возникает.
Однако обратите внимание. Чтобы избежать придирок инспекторов и доказать, что компенсируемые транспортные расходы действительно вызваны производственной необходимостью, фирме нужно оформить все подтверждающие документы.
Во-первых, в должностных инструкциях сотрудников, работа которых связана с разъездами, лучше прописать порядок компенсации проездных билетов. Во-вторых, нужно издать приказ руководителя. И в нем указать список сотрудников, которым фирма компенсирует проезд, а также определить, какие суммы и для какого вида транспорта выдаются.
Деньги на проезд сотрудникам удобнее выдавать в начале месяца, на срок, который определит руководитель. Лучше, если такой срок будет установлен до конца месяца. А уже в конце месяца сотрудники должны сдать в бухгалтерию авансовые отчеты, к которым приложены использованные билеты.
Напомним, что отчет надо представить не позднее трех рабочих дней после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этого требует пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, который утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ 22 сентября 1993 г. № 40. Поэтому если деньги на проезд были выданы, скажем, до 30 мая, то отчитаться перед бухгалтерией работник должен не позднее 2 июня.
Материал подготовила Ю.А. Яковлева, эксперт журнала «Главбух»
Источник "Главбух"
