11.01.07 Деньги под отчет можно выдавать безналом

Выдавать деньги под отчет, перечисляя их на личные банковские карточки сотрудников, очень удобно. И многие фирмы уже применяют этот способ расчетов на практике. И все же такие операции являются относительно новыми – и для самих компаний, и для банков, и для налоговых инспекторов. Поэтому бухгалтеры волнуются: не нарушает ли фирма законодательство, проводя такие выплаты? И самое главное – не грозят ли ей какие-либо санкции за нестандартную выдачу денег под отчет?

Позиция Банка России

К сожалению, от прямого ответа на этот вопрос Банк России уклонился. Отвечая на официальный запрос «Главбуха», в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408 сотрудники этого ведомства лишь дали ссылки на положения некоторых нормативных актов. Все они в принципе имеют косвенное отношение к рассматриваемой ситуации. Однако однозначно понять, как именно нужно трактовать приведенные в них нормы во взаимосвязи, из письма Банка России очень сложно.

Итак, одно из утверждений Центробанка звучит так: выдача денег под отчет перечислением на банковские карточки работников в нормативных актах Банка России не предусмотрена. При этом в следующем абзаце сотрудники ЦБ РФ ссылаются на пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). В них сказано, что выдавать наличные деньги под отчет нужно через кассу. А также приведены правила выполнения этой операции.

На вопрос о возможных санкциях Центробанк ответил так. Чиновники напомнили, что ответственность за нарушение правил работы с наличными деньгами и порядка ведения кассовых операций установлена в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В свою очередь, там предусмотрены штрафы только для ситуаций, когда фирма:
– не приходует выручку в полном объеме;
– рассчитывается наличными сверх разрешенных объемов;
– накапливает в кассе наличные сверх установленных лимитов;
– не соблюдает порядок хранения свободных денежных средств в кассе.

Таким образом, Банк России фактически признал: фирмам, которые перечисляют подотчетные средства на личные банковские карточки сотрудников, никакие санкции за нарушение правил работы с наличностью не грозят.

Рекомендации «Главбуха»

Итак, несмотря на неясные формулировки, которые Центробанк привел в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408, назвать ситуацию критической никак нельзя. И вот почему. Как правильно сообщил Банк России, об операции перечисления подотчетных средств на личные карточки сотрудников в нормативных актах данного ведомства ничего не сказано. Но это не значит, что эта операция запрещена. Ведь ограничивать фирму в распоряжении деньгами на расчетном счете допускается только в случаях, предусмотренных законодательством. Об этом четко сказано в утвержденном Центральным банком РФ Положении о безналичных расчетах в РФ от 3 октября 2002 г. № 2-П.

Однако в законодательстве запретов на эту тему не установлено. В частности, не содержит их и Порядок ведения кассовых операций. Ведь в этом документе приведены лишь правила работы с наличностью. А расчеты безналичными деньгами этот Порядок ограничивать не может.

По нашему мнению, действующее законодательство необходимо трактовать именно таким образом. Никаких доказательств обратного в письме Банка России от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408 нет.

Поэтому, если обслуживающий вас банк спокойно перечисляет подотчетные деньги на карточки сотрудников, никаких проблем у компании не возникнет. Штрафовать ее в любом случае не за что. А вероятность того, что банк не будет препятствовать в таких платежах, достаточно велика. Корреспондент «Главбуха» убедился в этом, обзвонив более десятка крупнейших коммерческих банков. Сотрудники этих банков сообщили, что платежные поручения с «подотчетным» назначением они всегда проводят без проблем.

А значит, остается только правильно оформить все подотчетные операции первичными документами. Чтобы не нарушить уже правила бухгалтерского учета. Выдачу денег под отчет в этой ситуации мы рекомендуем оформлять так.

Во-первых, нужно позаботиться о документе, который будет являться основанием для составления платежного поручения. Этим документом может быть заявление сотрудника с просьбой перечислить ему подотчетные деньги на его личную карточку. Естественно, с указанием реквизитов этой карточки. В подтверждение своего согласия директор может поставить на заявлении свою визу. Либо издать соответствующий приказ.

В день, когда деньги уйдут со счета, в бухгалтерском учете надо сделать проводку по Дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и Кредиту счета 51 «Расчетный счет» (на основании выписки и платежного поручения с отметкой банка). Отчитываться по авансовому отчету сотрудник будет в обычном порядке.

Правда, при этом может возникнуть спорный вопрос: вправе ли фирма отнести на расходы сумму комиссии, которую работник заплатил, снимая деньги в банкомате? Казалось бы, экономическая обоснованность таких затрат сомнений вызывать не должна. Однако не исключено, что налоговые инспекторы посчитают: оплачивая расходы на комиссию, фирма компенсирует работнику его личные расходы. И не только не разрешат учитывать их при налогообложении прибыли, но и потребуют, чтобы из доходов работника был удержан НДФЛ. К сожалению, избежать споров можно только не оплачивая расходы на комиссию вообще.

Сумму перерасхода по авансовому отчету тоже можно перечислить на личную карточку работника. При этом в авансовом отчете надо указать номер и дату платежного поручения. Правда, унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55) предусматривает выдачу перерасхода лишь по кассовому ордеру. Однако в соответствующую строку можно внести и реквизиты платежного поручения.

Источник "Главбух"