04.08.08 Путевые листы для личных автомобилей

В прошлом месяце посетители интернет-форума журнала «Главбух» самой интересной признали тему о компенсациях за использование личного автомобиля сотрудника. Казалось бы, несложный вопрос вызвал оживленную дискуссию среди бухгалтеров.

Вопрос бухгалтера

Компания использует в служебных целях личные автомобили сотрудников. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ работникам за это платят компенсацию. Данные суммы бухгалтер организации учитывает при налогообложении прибыли (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

При этом возник вопрос: а нужно ли дополнительно оформлять путевые листы? И как быть с формой данного документа? Ведь не секрет, что унифицированный путевой лист достаточно громоздкий.

Интерес бухгалтера вполне оправдан. Ведь если такие расходы будут оформлены неправильно, то налоговики могут исключить их из налогооблагаемой прибыли.

Что посоветовали на форуме

Коллеги советовали следующее. Раз компания платит сотруднику компенсацию за служебные поездки на личном автомобиле, то путевые листы все же нужно оформлять. Такие рекомендации указаны в письме Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 «О компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок». Да и в арбитражной практике есть аналогичные выводы (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005). Судьи указывали, что основанием для компенсационных выплат являются:
— приказ руководителя предприятия;
— документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля;
— путевые листы с отметками о служебных поездках.

И все же некоторые участники форума считали, что путевые листы оформлять совсем не обязательно. Они ссылались на то, что в законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. А значит, у любой компании есть возможность отстоять свою точку зрения. И оспорить возможные претензии налоговиков к обоснованности расходов на компенсации.

Комментарий редакции

Проводя проверки, инспекторы могут потребовать путевые листы на личные автомобили работников. И их требования будут вполне обоснованны. Как считают налоговики, именно данный документ подтвердит, что машину сотрудника использовали в служебных целях.

Что касается формы путевого листа, то здесь нужно учесть некоторые особенности.

Дело в том, что при проверке инспекторы запрашивают именно унифицированные путевые листы, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Иначе компенсации могут исключить из расчета налогооблагаемой прибыли.

Однако оформлять путевые листы по унифицированной форме должны только автотранспортные организации. Это подтверждено, в частности, в письме Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327. При этом остальные организации могут разработать свой путевой лист или применять другой документ. Аналогичные выводы делают и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 марта 2007 г. № КА-А40/1804-07, ФАС Поволжского округа от 24 октября 2006 г. № А12-8443/06-С61).

И если ваша компания не является транспортной, то для того, чтобы обосновать свои расходы, вы можете сделать следующее.

Внести дополнения в унифицированную форму. Чтобы упростить работу с путевыми листами, можно усовершенствовать унифицированную форму. Например, добавить в нее дополнительные реквизиты, что в итоге позволит составлять документы реже — один раз в месяц. Основное требование заключается в том, чтобы по документу можно было отследить периодичность затрат (см., например, письмо Минфина России от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77). Для этого на обратной стороне путевого листа можно разместить информацию о разъездах за целый месяц.

Разработать собственную форму путевого листа. Главное, чтобы путевой лист, разработанный предприятием самостоятельно, содержал все обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
— наименование документа;
— дату составления документа;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личные подписи указанных лиц.