Уже не редкость, когда работодатели оплачивают своим работникам получаемое образование. Порядок учета таких расходов во многом зависит от соблюдения нескольких важных условий.
Обратите внимание, что в случае обучения работника вам нужно будет правильно оформить и оплатить ему учебный отпуск.
Налог на прибыль
В подпункте 23 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса говорится, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы:
- на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам;
- профессиональную подготовку;
- профессиональную переподготовку.
При этом в пункте 3 статьи 264 НК РФ установлены обязательные условия признания таких расходов, а именно:
- наличие договора с российским образовательным учреждением, имеющим соответствующую лицензию, либо иностранным образовательным учреждением, имеющим соответствующий статус;
- обучение (подготовку, переподготовку) проходят работники (то есть лица, заключившие трудовой договор) либо физические лица, заключившие с данным работодателем договор, предусматривающий, что не позднее трех месяцев после окончания обучения (подготовки и переподготовки) физическое лицо обязано заключить трудовой договор и отработать не менее одного года.
Несоблюдение этих обязательных условий приведет к тому, что расходы на обучение (подготовку, переподготовку) не будут признаны. При этом если в течение налогового периода они были учтены при исчислении налога на прибыль, по его завершении их следует исключить из состава расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, и отнести к внереализационным доходам.
Нарушениями обязательных условий считаются:
- прекращение действия трудового договора до истечения одного года с момента его заключения, если не возникли обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);
- незаключение трудового договора с кандидатом, обучение которого было оплачено, по истечении трех месяцев после окончания обучения (подготовки, переподготовки);
- ненадлежащее хранение документов, подтверждающих расходы на обучение. Работодатель, оплачивающий обучение, обязан хранить документы, подтверждающие расходы, не менее четырех лет.
Нельзя учитывать при расчете налога на прибыль расходы предприятия, связанные:
- с организацией развлечения, отдыха или лечения;
- содержанием образовательных учреждений или оказанием им бесплатных услуг.
Перечень обстоятельств, которые приводят к расторжению трудового договора и которые не зависят от воли сторон (ст. 83 ТК РФ). К ним относятся:
- призыв работника на военную (альтернативную гражданскую) службу;
- восстановление сотрудника, ранее выполнявшего эту работу;
- неизбрание на должность;
- осуждение работника;
- признание работника неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением и т.д.
НДФЛ и страховые взносы
При получении работниками организации и их детьми от организации доходов в виде сумм оплаты стоимости обучения, не подлежащих налогообложению налогом на доходы физических лиц, организация не признается налоговым агентом (п. 21 ст. 217 НК РФ). Налоговый кодекс не устанавливает обязанности лиц, не являющихся налоговыми агентами, представлять в налоговый орган сведения о доходах, полученных от них физическими лицами. Данная обязанность установлена статьей 230 НК РФ только для налоговых агентов (письмо Минфина РФ от 17.09.2009 № 03-04-06-01/237).
В соответствии с п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в том числе за профессиональную подготовку и переподготовку работников. Налог на прибыль теперь не влияет на обложение расходов на обучение страховыми взносами.
Возможность налогового учета расходов на обучение работников зависит также от их документального оформления. Перечислим документы, которые вам нужно будет оформить (письма Минфина РФ от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137, УФНС РФ по г. Москве от 22.09.2010 N 16-15/099684@):
- трехсторонний договор с образовательным учреждением;
- приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение;
- учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;
- сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение;
- акт об оказании услуг.