17 Декабря 2014Ответы на главные вопросы про электронный документооборот

Анастасия Щепина, ​аналитик компании Synerdocs

Большинство компаний настроили электронный документооборот пока только с налоговиками и внебюджетными фондами. Но в процедуре еще далеко не все так гладко, как хотелось бы. Несмотря на то что утверждены Методические рекомендации по организации электронного документооборота между проверяющими и налогоплательщиками (приказ ФНС России от 13 июня 2013 г. № ММВ-7-6/196@. – Примеч. ред.), на практике возникает множество вопросов. Решить их на законодательном уровне пока не удалось.

Рассмотрим наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются компании. Мы подскажем, как решить каждую из них самым оптимальным способом.

В каком виде хранить электронные документы

Пожалуй, главная трудность состоит в том, что правила хранения электронных документов пока нигде не прописаны. Даже в законе об архивном деле таких правил нет (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Этот закон ориентирован на бумажные документы. Конечно, можно руководствоваться ГОСТами. Однако они не считаются нормативными актами, обязательными для применения. Как же тогда хранить документы?

Компании ничего не остается, кроме как самой прописать порядок хранения электронных документов во внутреннем акте. Например, в учетной политике или в отдельном положении о документообороте.

Прежде всего, нужно учитывать срок хранения документов. Если он составляет больше 10 лет, то оригиналы безопаснее распечатывать и хранить на бумаге.

Во-первых, потому что со временем меняются форматы документов. И вполне возможно, что в будущем действующие форматы будут несовместимы с операционными системами или возникнут другие сложности с просмотром. Во-вторых, устаревают носители информации. Пример – дискета. Еще лет шесть назад дискеты были у каждого бухгалтера и активно выручали его. Теперь же в редких случаях у компьютера есть подходящий разъем.

Если срок хранения документов меньше – до 10 лет, то компания может хранить их полностью в электронном виде. Но в таком случае надо правильно организовать архив (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Как хранить электронные документы

ЛОКАЛЬНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Один из способов хранить электронные документы – выделить отдельный сервер и рассортировать в нем информацию по папкам. При этом очень важно регулярно проводить резервное копирование документов на другие носители (компакт-диски, флешки, съемные жесткие диски). Вдруг сервер по какой-то причине придет в негодность.

Кроме того, сами носители нужно заменять. Ведь они имеют свойство устаревать. И может случиться, например, что с диска, который пролежал три года, уже не получится скопировать понадобившуюся накладную. Он просто не откроется.

Сейчас стали появляться программы, с помощью которых можно организовать архив электронных документов. В таких программах работать удобно: можно воспользоваться поиском документов, отсортировать их, разделить права доступа к информации и т.  д. Такие программы можно купить или бесплатно скачать в Интернете.

ОБЛАЧНОЕ ХРАНИЛИЩЕ

Все большую популярность сейчас приобретают облачные хранилища информации. Такие технологии активно развиваются и уже зарекомендовали себя как удобные и надежные системы хранения данных.

Все вопросы, связанные с резервным копированием и заменой носителей, берут на себя центры обработки данных. Ведь это именно они хранят информацию. Услуги облачного хранения в настоящее время предоставляют многие операторы электронного документооборота.

Как подтвердить электронную подпись

Проверяя документы компании, налоговикам важно знать, что их подписал действительно уполномоченный сотрудник. Поэтому хранить нужно не только документы, но еще и электронные подписи, а также их сертификаты. Кстати, инспекторы потребуют доказать, что на момент подписания сертификат был действительным. А если момент подписания определить нельзя, то проверяют на день ревизии (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Однако век сертификата недолог. В удостоверяющем центре его выдают всего на один год. Тогда как проверку могут назначить несколькими годами позже. Сразу скажу, что компаниям беспокоиться не о чем. Действительность сертификата поможет подтвердить оператор электронного документооборота. Для этого операторы ЭДО используют усовершенствованную электронную подпись, которая содержит так называемые штампы времени. Они и позволяют доказать, что на момент подписания документа электронная подпись существовала, а сертификат был действительным.

Комментарий редакции

Одной подписи в электронном документе достаточно

Многих настораживает тот факт, что электронный документ подписывает всего один человек. Тогда как в бумажной версии этого документа может быть сколько угодно подписантов. Тогда нам задают вопрос: не является ли такое расхождение в правилах оформления документов опасным? Не переживайте, в этом ничего критичного нет.

Вся логика работы с электронными документами построена так: с одной стороны – одна подпись. Если нужно организовать работу так, чтобы подписи ставили ответственные лица, можно в соответствующих полях привести их Ф. И.О. и даже поставить их электронные подписи. Однако в любом случае к контрагенту через оператора документооборота попадет всего одна электронная подпись руководителя или уполномоченного сотрудника.

Каким образом передать документы проверяющим

В ходе налоговой проверки в определенных случаях инспекторы могут провести выемку документов. Во-первых, на такую меру они вправе пойти, если компания отказывается представить документы в добровольном порядке или не представила эти бумаги в назначенный срок (п. 4 ст. 93 НК РФ). Во-вторых, если проверяющим недостаточно копий и у них есть основания полагать, что компания уничтожит, скроет, изменит или заменит документы, свидетельствующие о нарушении (п. 8 ст. 94, п. 14 ст. 89 НК РФ).

Но неясно, как инспекторы должны проводить выемку электронных документов. Более того, у самих проверяющих по этому вопросу нет единого мнения. Например, в некоторых местных инспекциях считают, что нужно забрать из компьютера компании жесткий диск. Но данные, которые содержатся на диске и не относятся к проверке, инспекторы изымать не вправе (п. 5 ст. 94 НК РФ).

В самой ФНС России признают, что порядок выемки электронных документов не урегулирован законом. И соглашаются, что самый оптимальный вариант – это не выемка в ее традиционном понимании, а представление документов по ТКС. То есть скорее всего, если надо проверить документы, инспекция затребует их по ТКС. И компания отправит документы в электронном виде.

Разберем более распространенный случай: как представить электронные документы в рамках выездной проверки? Согласно пункту 12 статьи 89 НК РФ, компания должна организовать для проверяющего рабочее место: подготовить стол, стул, компьютер с доступом в Интернет, выгрузить необходимые электронные документы или открыть к ним доступ. Кроме того, понадобится установить на компьютер программы, которые позволят просматривать документы, проверять их формат и электронную подпись.

Можно договориться о более простом решении. О том, что компания вправе представить документы в инспекцию по ТКС, если их форматы утверждены ФНС России, прямо сказано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Однако сейчас список утвержденных форматов электронных документов весьма невелик.

Поэтому остается непонятным, как представлять документы в электронном виде, если они созданы не по форматам налоговой службы. Например, акты сверки и соглашения о взаимозачете.

В таких случаях можно представить копии документов на бумаге. При этом их надо заверить подписью руководителя и печатью организации с пометкой «копия верна». То есть так же, как и обычные бумажные документы. Добавляется лишь отметка о том, что документ был подписан квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1–2 и ФНС России от 29 июня 2010 г. № МН-37-6/5451).

Чем заменить недопустимые символы

В форматах ФНС России не все символы являются допустимыми. Возьмем для примера такой распространенный символ, как прочерк. Между тем в определенных случаях правила заполнения документов предписывают проставлять такие символы. Например, в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» и строке 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры, если его выставляют на сумму предоплаты или на стоимость оказанных услуг, выполненных работ.

В любом случае безопаснее для налогоплательщика соблюдать формат. То есть оставлять поле пустым. Ведь технически формализованный документ, который отправлен в ФНС, проходит проверку. И если в нем есть недопустимые символы, то проверку документ может не пройти.

Отсутствие прочерка относится к тем недочетам, которые не препятствуют инспекторам определить продавца, покупателя, стоимость товара, сумму, ставку налога. А значит, это не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

Источник: Журнал "Семинар для бухгалтера"